Mitarbeiterverwaltung und Qualifikationsmatrix für den Betrieb
Wer darf den Stapler fahren, wessen Ersthelferschein läuft im Frühjahr ab, wer war bei der letzten Unterweisung dabei? Das Portal führt Qualifikationen mit Ablaufdatum und Nachweis, zeigt sie als Ampel und erstellt die Matrix für den ganzen Betrieb als PDF.
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Das Problem in der Praxis
Qualifikationen laufen leise ab. Der Ersthelferschein gilt zwei Jahre, die Unterweisung ein Jahr, die Befähigung für die Hubarbeitsbühne bis zum nächsten Auffrischungskurs. Niemand wird erinnert, weil die Nachweise in Papierform im Ordner liegen und das Ablaufdatum nirgends zusammenläuft.
Bemerkt wird es an der Baustellenzufahrt. Der Generalunternehmer fragt nach dem Nachweis für die Arbeit mit persönlicher Schutzausrüstung gegen Absturz, und im Fahrzeug liegt eine Kopie von vorletztem Jahr. Oder es fällt bei der Begehung auf: Der Betrieb hat auf dem Papier drei Ersthelfer, zwei davon sind seit über zwei Jahren nicht fortgebildet.
Die Unterweisungshistorie ist der zweite blinde Fleck. Unterschriebene Teilnehmerlisten existieren, aber sie sind nach Terminen geordnet, nicht nach Personen. Die Frage „Wann war dieser Mitarbeiter zuletzt unterwiesen?“ lässt sich nur beantworten, wenn man den ganzen Ordner durchsieht. Gebraucht wird die Sicht auf die Person: alle Nachweise, alle Unterweisungen, alle Termine an einer Stelle.
Diese Qualifikationsarten sind vorgegeben
- Ersthelfer
- Staplerfahrer
- PSA gegen Absturz
- Hubarbeitsbühne
- Kranführer
- Elektrofachkraft
- Elektrotechnisch unterwiesene Person
- Brandschutzhelfer
- Befähigte Person Leitern und Tritte
- Führerschein
- Sonstiges
Alles Weitere erfassen Sie als Freitext, etwa Herstellerschulungen, Schweißerprüfungen oder betriebsspezifische Befähigungen. Das Ablaufdatum ist freiwillig — nur wo es gesetzt ist, entsteht eine Frist mit Erinnerung.
So funktioniert es im Portal
- 1
Mitarbeiter erfassen
Unter Mitarbeiter legen Sie jede Person mit Name, Funktion, Eintrittsdatum und Notiz an. Wer den Betrieb verlässt, wird auf inaktiv gesetzt — die Nachweise und die Unterweisungshistorie bleiben erhalten, die Person verschwindet aber aus den aktiven Listen.
- 2
Qualifikationen hinterlegen
Auf der Detailseite einer Person tragen Sie Qualifikationen ein: Art aus der Auswahl oder als Freitext, Datum des Erwerbs und — wenn die Qualifikation abläuft — das Ablaufdatum. Zu jeder Qualifikation können Sie den Nachweis als Datei hochladen, etwa die Bescheinigung des Kurses.
- 3
Ampel lesen
Die Detailseite färbt jede Qualifikation: grün bei mehr als 90 Tagen Restlaufzeit, gelb innerhalb der letzten 90 Tage, rot nach Ablauf. Qualifikationen ohne Ablaufdatum bleiben neutral.
- 4
Fristen und Erinnerungen nutzen
Alle Ablaufdaten erscheinen in der Fristenübersicht mit der Quelle Qualifikation, zusammen mit Geräteprüfungen, Objektpflichten und Maßnahmen. 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf geht eine E-Mail an Ihr Konto; jede Erinnerung wird je Termin genau einmal versendet.
- 5
Unterweisungen zuordnen
Beim Unterweisungsdokument wählen Sie die Teilnehmer aus der Mitarbeiterliste aus; ein freier Name bleibt möglich. Jeder Teilnehmer unterschreibt in der Teilnehmerliste auf dem Display. Auf der Detailseite der Person erscheint danach die Unterweisungshistorie mit Datum und Thema.
- 6
Matrix erzeugen
Der Reiter Qualifikationsmatrix zeigt eine Tabelle: Zeilen sind die Mitarbeiter, Spalten die Qualifikationsarten, Zellen tragen die Ampelfarbe und das Ablaufdatum. Das PDF mit Firmenkopf und Logo eignet sich für die Ablage, das Gespräch mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder eine Nachfrage des Auftraggebers.
Funktionen im Überblick
- Mitarbeiter mit Name, Funktion, Eintrittsdatum, Notiz und Status aktiv oder inaktiv
- Suche in der Mitarbeiterliste, Bearbeiten und Deaktivieren ohne Datenverlust
- Qualifikationen je Person mit Art aus einer Auswahl oder als Freitext
- Datum des Erwerbs und optionales Ablaufdatum
- Nachweis als Datei je Qualifikation hochladen
- Ampel je Qualifikation: grün über 90 Tage Restlaufzeit, gelb innerhalb 90 Tage, rot überfällig
- Ablauftermine in der gemeinsamen Fristenübersicht mit der Quelle Qualifikation
- E-Mail-Erinnerung 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf
- Dashboard-Kachel mit der Zahl fälliger Qualifikationen
- Unterweisungshistorie je Person aus allen Unterweisungsdokumenten
- Teilnehmer einer Unterweisung per Mehrfachauswahl aus der Mitarbeiterliste
- Qualifikationsmatrix als Tabelle Mitarbeiter mal Qualifikationsart mit Ampelzellen
- Matrix als PDF mit Firmenkopf und Logo
| Mitarbeiter | Ersthelfer | Stapler | PSAgA | Status |
|---|---|---|---|---|
| M. Beispiel | bis 04.2027 | bis 09.2028 | bis 11.2026 | in Ordnung |
| A. Muster | bis 11.2026 | — | bis 02.2027 | in 90 Tagen |
| K. Probe | abgelaufen 06.2026 | bis 05.2029 | — | überfällig |
Team-Zugänge für mehrere Mitarbeitende sind in Vorbereitung.
Bedarf melden — wir informieren Sie, sobald es losgeht.
Rechtlicher Rahmen
Unterweisung: § 12 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu unterweisen — bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie und erforderlichenfalls in regelmäßigen Abständen. § 4 DGUV Vorschrift 1 konkretisiert das und nennt mindestens einmal jährlich, bei Jugendlichen halbjährlich.
Erste Hilfe: § 26 DGUV Vorschrift 1 regelt Anzahl und Ausbildung der Ersthelfer. Die Fortbildung erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Jahren; wird dieser Zeitraum überschritten, ist die Ausbildung zu wiederholen. Für Brandschutzhelfer nennt die ASR A2.2 als Richtwert einen Anteil von etwa 5 Prozent der Beschäftigten und eine Auffrischung in Abständen von drei bis fünf Jahren.
Weitere Befähigungen ergeben sich aus der Betriebssicherheitsverordnung und den DGUV-Regeln, etwa für das Führen von Flurförderzeugen oder für Arbeiten mit persönlicher Schutzausrüstung gegen Absturz. Die im Portal genannten Wiederholungsabstände sind Anhaltswerte; maßgeblich ist Ihre Gefährdungsbeurteilung und die Vorgabe Ihres Unfallversicherungsträgers.
Vorlage statt Software?
Qualifikationsmatrix Vorlage
Übersicht Mitarbeiter mal Qualifikation als Tabelle zum Ausfüllen — für Betriebe, die ihre Matrix am Rechner pflegen möchten.
Qualifikationsmatrix ansehenUnterweisungsnachweis Vorlage
Teilnehmerliste mit Thema, Datum, Inhalten und Unterschriftsspalte für die jährliche Unterweisung.
Unterweisungsnachweis ansehenVerwandte Ratgeber
- Ersthelfer im Betrieb
Anzahl, Ausbildung und Fortbildung nach DGUV Vorschrift 1.
- Brandschutzhelfer
Wie viele der Betrieb braucht und wie oft aufgefrischt wird.
- Sicherheitsbeauftragter
Ab wann er zu bestellen ist und welche Aufgaben er hat.
- Unterweisung dokumentieren
Was in den Nachweis gehört und wie lange er aufzubewahren ist.
Grenzen und Datenschutz
Das Portal ist keine Personalverwaltung: keine Verträge, keine Abrechnung, keine Abwesenheiten. Erfassen Sie keine Gesundheitsdaten — Vorsorgetermine gehören in die Vorsorgekartei, nicht in die Notizfelder. Ein Konto je Betrieb; eigene Zugänge für Mitarbeiter gibt es nicht.
Häufige Fragen
Wie oft muss ein Ersthelfer fortgebildet werden?
Nach § 26 Abs. 3 DGUV Vorschrift 1 sind Ersthelfer in der Regel innerhalb von zwei Jahren fortzubilden; wird die Frist überschritten, ist die Ausbildung in vollem Umfang zu wiederholen. § 26 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 nennt außerdem die Anzahl der Ersthelfer, die im Betrieb zur Verfügung stehen muss. Tragen Sie das Ablaufdatum ein, dann erinnert das Portal rechtzeitig.
Wie oft sind Unterweisungen fällig?
§ 12 ArbSchG verlangt eine ausreichende Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien und erforderlichenfalls in regelmäßigen Abständen. § 4 DGUV Vorschrift 1 konkretisiert dies und nennt eine Unterweisung mindestens einmal jährlich, für Jugendliche halbjährlich. Diese Abstände sind die Grundlage, aus der das Portal die Wiedervorlage vorschlägt.
Welche Qualifikationsarten sind vorgegeben?
Die Auswahl umfasst unter anderem Ersthelfer, Staplerfahrer, PSA gegen Absturz, Hubarbeitsbühne, Kranführer, Elektrofachkraft, elektrotechnisch unterwiesene Person, Brandschutzhelfer, befähigte Person für Leitern und Tritte und Führerscheinklassen. Alles Weitere erfassen Sie als Freitext — also auch betriebsspezifische Befähigungen oder Herstellerschulungen.
Werden Personalakten geführt?
Nein. Das Portal speichert Name, Funktion, Eintrittsdatum, eine Notiz, Qualifikationen mit Nachweisdatei und die Unterweisungshistorie — das, was der Arbeitsschutz braucht. Gehalt, Krankheitsdaten, Verträge oder Beurteilungen gehören nicht hierher; erfassen Sie keine Gesundheitsdaten in den Notizfeldern.
Kann ich die Matrix einem Auftraggeber zeigen?
Das PDF ist dafür geeignet, weil es genau die Frage beantwortet, die bei Präqualifikationen und Baustellenzugängen gestellt wird: Wer im Betrieb hat welche Befähigung, und bis wann gilt sie. Prüfen Sie vor der Weitergabe, welche Angaben nötig sind — Datenschutz gilt auch hier, und mehr als das Erforderliche sollte den Betrieb nicht verlassen.
Qualifikationen einmal erfassen, dann erinnert das Portal
Mitarbeiter anlegen, Nachweise hochladen, Ablaufdaten eintragen — Matrix und Erinnerungen entstehen daraus. Sieben Tage kostenlos, danach monatlich kündbar.
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