Meisterdok-Redaktion · Zuletzt aktualisiert am
Das Arbeitsschutz-Paket Büro und Verwaltung ist eine Zusammenstellung bearbeitbarer Vorlagen für die Arbeitsschutz-Dokumentation eines Verwaltungsbetriebs: ein Katalog zur Gefährdungsbeurteilung mit 42 tätigkeitsbezogenen Zeilen, zwölf Unterweisungs-Dateien und fünf Betriebsanweisungen. Abgedeckt sind die Themen, die im Verwaltungsalltag tatsächlich anfallen — Bildschirmarbeit, Verkehrswege im Gebäude, Archiv- und Materialflächen, Alleinarbeit sowie mobiles Arbeiten. Büros gelten oft als gefährdungsarm; die Beurteilungs- und Dokumentationspflicht des Arbeitgebers gilt hier dennoch unverändert.
Büroarbeitsplätze gelten als risikoarm, sind aber vollständig geregelt: Bildschirmarbeit, Raumklima, Fluchtwege und psychische Belastung stehen ausdrücklich im Regelwerk. Der GBU-Katalog dieser Edition arbeitet die Punkte als Checkliste je Arbeitsplatz ab.
Für Handwerksbetriebe ist diese Edition der Baustein für das eigene Büro: Auftragsannahme, Buchhaltung, Kundenempfang. Sie ergänzt die gewerbliche Beurteilung, ersetzt sie nicht.
Die Prüfpunkte je Arbeitsplatz listet der Ratgeber Gefährdungsbeurteilung für Büroarbeitsplätze.
| Typische Gefährdung | Rechtsgrundlage / Regelwerk | Dokument im Paket |
|---|---|---|
| Bildschirmarbeit, Sehaufgabe und Beleuchtung | ArbStättV | GBU-Katalog (Excel) |
| Sitzhaltung und Bewegungsmangel | § 5 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1 | GBU-Katalog (Excel), Unterweisungsnachweis (Word + PDF) |
| Fluchtwege und Notausgänge im Bürogebäude | ASR A2.3 | GBU-Katalog (Excel), Unterweisungsnachweis (Word + PDF) |
| Raumtemperatur und Lüftung | ASR A3.5 | GBU-Katalog (Excel) |
| Psychische Belastung durch Termindruck und Störungen | § 5 ArbSchG | GBU-Katalog (Excel) |
| Elektrische Betriebsmittel am Arbeitsplatz | DGUV Vorschrift 3, § 14 BetrSichV | GBU-Katalog (Excel), Jahres-Unterweisungsplaner (Excel) |
Der Excel-Katalog enthält 42 Zeilen mit Tätigkeit, Gefährdung, Maßnahmenvorschlag und Bewertungsspalten (Wahrscheinlichkeit, Schadensausmaß, Risikoklasse, Restrisiko). Schwerpunkt sind Bildschirm- und Büroarbeitsplätze samt Neben- und Technikräumen. Jede Zeile lässt sich überschreiben, streichen oder um eigene Tätigkeiten erweitern.
48 Dateien insgesamt. Alle Dateien sind bearbeitbar und sofort einsetzbar.
Auch online führen: Kundenportal ab 9,90 € pro Monat, sieben Tage kostenlos — Kundenportal ansehen.
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Gedacht für Verwaltungen, Kanzleien, Agenturen, Planungs- und Ingenieurbüros sowie kaufmännische Abteilungen von Handwerks- und Industriebetrieben mit 1 bis rund 20 Beschäftigten. Sinnvoll ist die Edition dort, wo es keine eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit gibt und die Dokumentation von der Geschäftsführung oder dem Office-Management selbst geführt wird.
Welche Ausrüstung die Vorschriften verlangen und worauf Sie bei der Auswahl achten — verbindlich ist Ihre Gefährdungsbeurteilung.
Gehen Sie die Arbeitsplätze einzeln durch: Tisch, Stuhl, Bildschirmhöhe, Beleuchtung, Blendung, Kabelführung. Die Checkliste der Edition ist so gebaut, dass ein Arbeitsplatz in wenigen Minuten erfasst ist.
Nehmen Sie danach die Organisation dazu: Erste-Hilfe-Ausstattung, benannte Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Aushänge, Flucht- und Rettungsweg. Diese Punkte werden im Büro häufiger vergessen als in der Werkstatt.
Behandeln Sie psychische Belastung mit denselben Mitteln wie andere Faktoren: Arbeitsmenge, Störungen, Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Die Beurteilung hält fest, was besprochen und was verändert wurde.
Die Unterlagen dieser Edition stützen sich auf die folgenden Regelungen. Amtliche Fassungen unter gesetze-im-internet.de, Vorschriften und Regeln der Unfallversicherungsträger unter publikationen.dguv.de. Technische Regeln (TRGS, TRBS, TRBA, ASR) werden von der BAuA veröffentlicht.
| Regelung | Was sie verlangt | Fundstelle |
|---|---|---|
| § 5 ArbSchG | Gefährdungen der Tätigkeiten ermitteln und beurteilen. | gesetze-im-internet.de/arbschg/__5.html |
| § 6 ArbSchG | Ergebnis der Beurteilung und festgelegte Maßnahmen dokumentieren. | gesetze-im-internet.de/arbschg/__6.html |
| ArbStättV | Anforderungen an Arbeitsstätten, Verkehrswege und Fluchtwege. | gesetze-im-internet.de/arbst_ttv_2004 |
| ASR A2.3 | Fluchtwege, Notausgänge sowie Flucht- und Rettungsplan. | Technische Regeln für Arbeitsstätten (BAuA) |
| ASR A3.5 | Raumtemperatur an Arbeitsplätzen. | Technische Regeln für Arbeitsstätten (BAuA) |
| DGUV Vorschrift 3 | Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel, Arbeiten an Anlagen. | publikationen.dguv.de |
| § 14 BetrSichV | Prüfung von Arbeitsmitteln durch befähigte Personen, Aufzeichnung der Ergebnisse. | gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__14.html |
| DGUV Vorschrift 1 | Grundsätze der Prävention: Unterweisung mindestens jährlich, Dokumentation. | publikationen.dguv.de |
| DGUV Vorschrift 2 | Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung des Betriebs. | publikationen.dguv.de |
Ja, § 5 ArbSchG nennt sie ausdrücklich als Faktor der Gefährdungsbeurteilung. Der Katalog enthält dafür Zeilen zu Arbeitsmenge, Unterbrechungen und Handlungsspielraum mit Feldern für die Bewertung.
Für Telearbeitsplätze gelten Teile der ArbStättV; bei mobiler Arbeit bleiben die Grundpflichten aus dem ArbSchG bestehen. Wo Beschäftigte zu Hause arbeiten, ergänzen Sie die Zeile um die getroffene Regelung.
Für den Büroteil ja. Die gewerblichen Tätigkeiten brauchen die Beurteilung des jeweiligen Gewerks; beide Teile werden nebeneinander geführt.
Ja. Der Katalog führt Telearbeit und mobiles Arbeiten als eigene Zeilen mit Maßnahmenvorschlägen zu Möblierung, Beleuchtung, Arbeitsmitteln und Erreichbarkeit. Der Arbeitgeber bleibt für die Beurteilung dieser Arbeitsplätze verantwortlich, auch wenn sie außerhalb des Betriebs liegen.
Sobald im Betrieb Gefahrstoffe verwendet oder Arbeitsmittel bedient werden, sind schriftliche Betriebsanweisungen einschlägig — im Büroumfeld typischerweise für Reinigungsmittel im Hausdienst, Lösemittel und den Akkuschrauber beim Möbelaufbau. Die fünf enthaltenen Anweisungen decken genau diese Fälle ab.
Nach § 6 ArbSchG muss der Arbeitgeber über Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Die Excel-Datei der Edition ist als genau diese Unterlage aufgebaut.
§ 3 Abs. 1 ArbSchG verlangt, die getroffenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und bei geänderten Gegebenheiten anzupassen — etwa nach einem Umzug, einer neuen Raumaufteilung oder der Einführung neuer Arbeitsmittel. Der mitgelieferte Jahresplaner hält die Prüftermine fest.