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„Verbandbuch“ ist die eingebürgerte Bezeichnung für eine Dokumentationspflicht, die anders formuliert ist als der Name vermuten lässt: § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird; die Dokumente sind vertraulich zu behandeln. Eine bestimmte Form — Buch, Block oder Datei — ist nicht vorgeschrieben.
Aus der Vertraulichkeit folgt die praktische Konsequenz: Ein Sammelbuch, in dem jeder beim Griff nach dem Pflaster die Einträge der Kollegen mitliest, ist bei Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO kaum zu rechtfertigen. Deshalb arbeitet dieses Set mit einem Blatt je Ereignis, das getrennt und verschlossen abgelegt wird.
Neben der Dokumentation deckt das Set die Anschlussfragen ab: Wann wird aus dem Eintrag eine Unfallanzeige nach § 193 SGB VII, wie viele Ersthelfer braucht der Betrieb, und ist das Erste-Hilfe-Material vollständig und in Frist.
Sieben Dokumente für Erste Hilfe und Unfallmeldung als Word, PDF und Excel.
Sechs Dokumente als Word und PDF, dazu die Excel-Arbeitsmappe mit drei Blättern.
Der amtliche Vordruck der Unfallanzeige kommt von Ihrem Unfallversicherungsträger und ist nicht Teil des Sets. Die enthaltene Checkliste führt durch die Voraussetzungen und die Frist, damit die Anzeige nicht im Dokumentationsblatt stecken bleibt.
| Dokument | Rechtsgrundlage | Worum es geht |
|---|---|---|
| Erste-Hilfe-Dokumentationsblatt | § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 | Jede Erste-Hilfe-Leistung wird dokumentiert, die Dokumentation fünf Jahre verfügbar gehalten und vertraulich behandelt |
| Aufbau des Blattes | DGUV Information 204-021 (Meldeblock) | Ereignis je Blatt: Person, Ort, Datum, Uhrzeit, Hergang, Art der Verletzung, Zeugen, Erste-Hilfe-Leistung, helfende Person |
| Ersthelfer-Übersicht | § 26 DGUV Vorschrift 1 | Bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten eine Person; darüber 5 Prozent in Verwaltung und Handel, 10 Prozent in sonstigen Betrieben |
| Prüfliste Erste-Hilfe-Material | § 25 DGUV Vorschrift 1, ASR A4.3, DIN 13157 und DIN 13169 | Menge und Vollständigkeit des Materials, Aufbewahrungsort, Ersatz verbrauchter und abgelaufener Bestandteile |
| Checkliste Unfallanzeige | § 193 SGB VII | Anzeige bei Tod oder mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit, binnen drei Tagen nach Kenntnis, Durchschrift an die für den Arbeitsschutz zuständige Behörde |
| Interne Unfall- und Beinaheunfall-Meldung | § 5 ArbSchG | Ereignis und Ursache erfassen, damit die Gefährdungsbeurteilung fortgeschrieben wird |
| Datenschutz-Hinweisblatt | Art. 9 und Art. 32 DSGVO | Gesundheitsdaten: Zugriff nur für befugte Personen, verschlossene Ablage, Löschung nach Ablauf der fünf Jahre |
Die Ersthelfer-Zahl richtet sich nach den anwesenden Versicherten, nicht nach der Gesamtbelegschaft. Bei wechselnden Baustellen ist deshalb die Besetzung je Einsatzort maßgeblich.
Ein Eintrag über eine Verletzung ist eine Angabe über den Gesundheitszustand einer bestimmten Person und damit ein Datum nach Art. 9 DSGVO. Art. 32 DSGVO verlangt Maßnahmen, die die Vertraulichkeit auf Dauer sicherstellen. Ein gebundenes Buch am Verbandkasten leistet das nicht, weil es jedem Blick preisgibt, was den Kollegen in den letzten Jahren passiert ist.
Das Einzelblatt löst das ohne Kosten: Jedes Ereignis bekommt ein eigenes, laufend nummeriertes Blatt, das in einem verschlossenen Ablageort landet. Am Verbandkasten liegen nur Leerformulare. Das Excel-Register hält parallel fest, welche Nummer wann angelegt wurde und wann sie zu löschen ist — damit die Fünfjahresfrist nicht zur unbegrenzten Speicherung wird.
Dokumentiert wird jedes Ereignis, angezeigt nur das schwere: Nach § 193 Abs. 1 SGB VII ist ein Unfall anzuzeigen, wenn Versicherte getötet oder so verletzt werden, dass sie mehr als drei Tage arbeitsunfähig sind. Die Anzeige ist binnen drei Tagen nach Kenntnis zu erstatten.
Der praktische Fehler ist fast immer derselbe: Der Vorfall wird dokumentiert, die Arbeitsunfähigkeit zieht sich, und niemand hat die Anzeige auf dem Schirm. Das Dokumentationsblatt enthält deshalb ein Feld „weiteres Vorgehen“, und das Excel-Register kennzeichnet Einträge, bei denen mehr als drei Tage Arbeitsunfähigkeit eingetragen sind, als anzeigepflichtig.
Es handelt sich um Muster-Vorlagen, die an die betrieblichen Gegebenheiten anzupassen sind. Sie ersetzen keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.