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Die Vorsorgekartei ist die betriebliche Aufzeichnung darüber, dass arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. § 3 Abs. 4 ArbMedVV nennt genau drei Angaben: dass Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattgefunden hat und welcher Anlass ihr zugrunde lag. Die Kartei darf automatisiert geführt werden, ist bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und danach zu löschen; den Beschäftigten ist auf Verlangen eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen.
Was nicht in die Kartei gehört, ist ebenso wichtig: keine Befunde, keine Diagnosen, keine Beurteilung der Eignung. Diese Angaben bleiben beim Arzt oder bei der Ärztin. Der Betrieb erhält eine Vorsorgebescheinigung, aus der hervorgeht, wann die Vorsorge stattfand und wann die nächste ansteht.
Dieses Set enthält die Kartei je Person, die Übersicht der Vorsorgeanlässe für typische Handwerkstätigkeiten, das Angebotsschreiben für die Angebotsvorsorge mit Rückmeldefeld, eine Darstellung von Ablauf und Fristen sowie eine Excel-Fassung, die die Folgetermine aus dem letzten Vorsorgedatum errechnet.
Fünf Dokumente für die arbeitsmedizinische Vorsorge als Word, PDF und Excel.
Vier Dokumente als Word und PDF, dazu die Excel-Kartei mit Fristenberechnung.
Eignungsuntersuchungen sind keine Vorsorge nach ArbMedVV. Wer eine Untersuchung nach den früheren Grundsätzen G 25 oder G 41 verlangt, bewegt sich außerhalb dieser Verordnung und braucht eine eigene Rechtsgrundlage. Die Vorlagen dieses Sets betreffen ausschließlich Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge.
| Dokument | Rechtsgrundlage | Worum es geht |
|---|---|---|
| Vorsorgekartei | § 3 Abs. 4 ArbMedVV | Dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattfand; automatisierte Führung zulässig, Löschung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses, Kopie an Beschäftigte auf Verlangen |
| Pflichtvorsorge | § 4 ArbMedVV | Vor Aufnahme der Tätigkeit und danach in Abständen zu veranlassen; die Tätigkeit darf nur ausgeübt werden, wenn die Vorsorge stattgefunden hat |
| Angebotsvorsorge | § 5 ArbMedVV | Anzubieten vor Aufnahme und danach in regelmäßigen Abständen; das Ausschlagen entbindet den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, weiter anzubieten |
| Wunschvorsorge | § 5a ArbMedVV | Auf Wunsch der Beschäftigten zu ermöglichen, soweit ein Gesundheitsschaden nicht auszuschließen ist |
| Anlässe: Feuchtarbeit, Lärm, Vibration | Anhang ArbMedVV Teil 1 bis 4 | Feuchtarbeit von vier Stunden und mehr täglich Pflicht; Lärm ab 85 dB(A) Pflicht, über 80 dB(A) Angebot; Hand-Arm-Vibration ab 5 m/s² Pflicht, über 2,5 m/s² Angebot |
| Anlässe: Atemschutz und Bildschirm | Anhang ArbMedVV Teil 1 bis 4 | Atemschutzgeräte der Gruppen 2 und 3 Pflicht; Bildschirmarbeit Angebot |
| Fristen | AMR 2.1 | Erste Vorsorge vor Aufnahme der Tätigkeit, zweite in der Regel innerhalb von zwölf Monaten, weitere in der Regel alle 36 Monate |
Die Fristen der AMR 2.1 sind Regelfristen. Der Arzt oder die Ärztin kann aus arbeitsmedizinischen Gründen kürzere Abstände nennen; maßgeblich ist dann die Vorsorgebescheinigung.
Viele selbstgebaute Listen enthalten mehr, als sie dürfen: Untersuchungsergebnisse, Eignungsaussagen, Notizen zu Erkrankungen. Das erhöht nur die Menge sensibler Daten und lässt sich mit § 3 Abs. 4 ArbMedVV nicht begründen, der ausdrücklich auf drei Angaben beschränkt ist.
Praktisch heißt das: Die Kartei hält je Person fest, welcher Anlass vorliegt, wann die Vorsorge stattfand und wann sie erneut ansteht. Die Vorsorgebescheinigung des Arztes kommt dazu in die Ablage. Alles Weitere bleibt in der ärztlichen Dokumentation.
Bei der Angebotsvorsorge nach § 5 ArbMedVV ist nicht die Teilnahme geschuldet, sondern das Angebot. Wird es ausgeschlagen, bleibt die Pflicht bestehen, es in regelmäßigen Abständen erneut zu machen. Genau daran scheitert die Nachweisführung im Kleinbetrieb — das Angebot wird beim Frühstück ausgesprochen und nirgends festgehalten.
Das Angebotsschreiben im Set löst das mit einem Blatt: Anlass, Tätigkeit, Ansprechpartner beim Betriebsarzt, Datum des Angebots und ein Rückmeldefeld für Annahme oder Ausschlagen. Die Excel-Kartei setzt daraufhin den nächsten Angebotstermin. Damit ist belegt, dass angeboten wurde, auch wenn niemand hingegangen ist.
Es handelt sich um Muster-Vorlagen, die an die betrieblichen Gegebenheiten anzupassen sind. Sie ersetzen keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.