Vorsorgekartei Vorlage: arbeitsmedizinische Vorsorge nach ArbMedVV dokumentieren

Viele selbstgebaute Listen enthalten mehr, als sie dürfen: Untersuchungsergebnisse, Eignungsaussagen, Notizen zu Erkrankungen. Das erhöht nur die Menge sensibler Daten und lässt sich mit § 3 Abs. 4 ArbMedVV nicht begründen, der ausdrücklich auf drei Angaben beschränkt ist.

Praktisch heißt das: Die Kartei hält je Person fest, welcher Anlass vorliegt, wann die Vorsorge stattfand und wann sie erneut ansteht. Die Vorsorgebescheinigung des Arztes kommt dazu in die Ablage. Alles Weitere bleibt in der ärztlichen Dokumentation.

Bei der Angebotsvorsorge nach § 5 ArbMedVV ist nicht die Teilnahme geschuldet, sondern das Angebot. Wird es ausgeschlagen, bleibt die Pflicht bestehen, es in regelmäßigen Abständen erneut zu machen. Genau daran scheitert die Nachweisführung im Kleinbetrieb — das Angebot wird beim Frühstück ausgesprochen und nirgends festgehalten.

Das Angebotsschreiben im Set löst das mit einem Blatt: Anlass, Tätigkeit, Ansprechpartner beim Betriebsarzt, Datum des Angebots und ein Rückmeldefeld für Annahme oder Ausschlagen. Die Excel-Kartei setzt daraufhin den nächsten Angebotstermin. Damit ist belegt, dass angeboten wurde, auch wenn niemand hingegangen ist.

Ja. Der Arbeitgeber hat nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV eine Vorsorgekartei zu führen, mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Die Kartei kann automatisiert geführt werden, zum Beispiel als Excel-Tabelle.

§ 3 Abs. 4 ArbMedVV gibt kein Formular vor. Die Vorsorgekartei muss die Angaben enthalten, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. In der Praxis bietet sich eine Zeile oder ein Blatt je Beschäftigtem an; Befunde, Diagnosen und Eignungsaussagen sind in § 3 Abs. 4 ArbMedVV nicht als Kartei-Angaben genannt.

Die Kartei kennt nur drei Angaben: dass Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattgefunden hat und aus welchem Anlass. § 3 Abs. 4 Satz 1 ArbMedVV formuliert das so: „Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei zu führen mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat; die Kartei kann automatisiert geführt werden." Mehr verlangt die Verordnung nicht — und mehr sollten Sie auch nicht erfassen, weil jede zusätzliche Angabe Gesundheitsdaten in den Betrieb holt, die dort keine Aufgabe erfüllen.

Befunde, Diagnosen und Untersuchungsergebnisse gehören deshalb nicht in die Kartei. Nach § 6 Abs. 3 Nr. 1 ArbMedVV hält der Arzt oder die Ärztin das Ergebnis sowie die Befunde der arbeitsmedizinischen Vorsorge schriftlich fest und berät die untersuchte Person; nach § 6 Abs. 3 Nr. 2 ArbMedVV wird ihr das Ergebnis auf Wunsch zur Verfügung gestellt. Diese Unterlagen bleiben damit in der ärztlichen Dokumentation und bei der beschäftigten Person. Der Betrieb erhält nur die Vorsorgebescheinigung nach § 6 Abs. 3 Nr. 3 ArbMedVV.

In der Praxis erkennt man eine überfüllte Kartei an drei Spalten, die immer wieder auftauchen: eine Bemerkungsspalte mit Hinweisen auf Erkrankungen, eine Spalte „Ergebnis" mit dem Vermerk geeignet oder nicht geeignet und eine Kopie des Arztberichts in der Personalakte. Alle drei lassen sich aus der Verordnung nicht begründen. Die folgende Tabelle trennt die zulässigen von den unzulässigen Angaben.

Der eigentliche Schlüssel zu einer schmalen Kartei steckt in einer Übereinstimmung, die beim Lesen der Verordnung leicht übersehen wird: § 3 Abs. 4 Satz 1 ArbMedVV verlangt vom Arbeitgeber Angaben „dass, wann und aus welchen Anlässen" Vorsorge stattgefunden hat — und § 6 Abs. 3 Nr. 3 ArbMedVV verlangt vom Arzt oder von der Ärztin eine Vorsorgebescheinigung darüber, „dass, wann und aus welchem Anlass ein arbeitsmedizinischer Vorsorgetermin stattgefunden hat". Beide Normen benennen denselben Dreiklang.

Daraus folgt der praktische Ablauf: Die Bescheinigung, die der Arzt sowohl der beschäftigten Person als auch dem Arbeitgeber ausstellt, enthält genau die Felder, die Sie in die Kartei übertragen — zusätzlich die Angabe, wann eine weitere Vorsorge aus ärztlicher Sicht angezeigt ist. Wer die Bescheinigung ablegt und ihre Angaben in die Kartei überträgt, hat die Kartei vollständig geführt. Es gibt keinen Schritt dazwischen, in dem Sie beim Arzt nachfragen müssten.

Und daraus folgt zugleich die datenschutzrechtliche Seite: Weil der Betrieb über den Dreiklang hinaus keine Angaben erhält, kann er auch keine weitergehenden Angaben in der Kartei führen. Eine Spalte, für die es keine Grundlage in der Bescheinigung gibt, wird notgedrungen aus Gesprächen, Vermutungen oder Krankmeldungen gefüllt. Genau das ist der Fehler, den die enge Fassung der Verordnung verhindert. Die Kartei darf schmal bleiben — und sie muss es, weil Gesundheitsdaten nur so weit verarbeitet werden dürfen, wie eine Aufgabe das erfordert.

Nach § 3 Abs. 4 Satz 2 ArbMedVV sind die Angaben bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Abs. 4 ArbMedVV bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. Die Kartei ist damit kein Dokument, das dauerhaft im Ordner bleibt: Sie endet mit dem Arbeitsverhältnis, und der Vorbehalt greift nur, wenn eine andere Vorschrift oder eine bekannt gegebene Regel ausdrücklich eine längere Aufbewahrung vorsieht. Prüfen Sie diesen Punkt, bevor Sie löschen — und halten Sie das Ergebnis der Prüfung fest, damit später nachvollziehbar bleibt, warum gelöscht wurde.

Nach § 3 Abs. 4 Satz 3 ArbMedVV hat der Arbeitgeber der zuständigen Behörde auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei zu übermitteln. Für den Kleinbetrieb heißt das: Die Kartei muss vorzeigbar sein, ohne dass sie erst aus Terminzetteln, Kalendereinträgen und Erinnerungen rekonstruiert werden muss. Eine geführte Tabelle erfüllt diese Anforderung, ein Stapel Bescheinigungen ohne Übersicht nicht.

Nach § 3 Abs. 4 Satz 4 ArbMedVV hat der Arbeitgeber der betroffenen Person bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen. Dieser Satz hat eine unmittelbare Folge für den Aufbau: Die Einhaltung wird erleichtert, wenn die Kartei personenbezogen filterbar geführt wird. Eine Sammelliste, in der alle Beschäftigten untereinanderstehen, lässt sich nicht ohne Weiteres herausgeben, weil die Kopie dann die Angaben Dritter enthielte. Deshalb führen die Vorlagen dieses Sets die Kartei als Einzelblatt je Person und in der Excel-Fassung als Tabelle mit einer Spalte für die Person, aus der sich ein Auszug in einem Schritt filtern lässt.

Der Austrittstag ist damit ein guter Zeitpunkt für drei Handgriffe in einem Vorgang: Auszug erzeugen, Kopie aushändigen oder zusenden, anschließend die Angaben löschen. Wer diese Reihenfolge einhält, erfüllt Satz 4 und Satz 2 in derselben Bewegung — und vermeidet den häufigen Fall, dass gelöscht wird, bevor die Kopie überhaupt angeboten wurde.