Gefährdungsbeurteilung Büro und Verwaltung: Pflichten, Werte und Dokumentation
Viele Handwerksbetriebe beurteilen Werkstatt, Baustelle und Fahrzeuge sorgfältig und lassen das eigene Büro aus. Vorgesehen ist das nicht: § 5 Absatz 1 des Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, für jede Tätigkeit zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Die Buchhaltung am Bildschirm ist eine Tätigkeit wie jede andere. Dieser Ratgeber ordnet die Rechtslage mit Stand August 2026 ein, nennt die belegbaren Zahlenwerte aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten und zeigt, welche Pflichten ab welcher Betriebsgröße greifen.
Zwei Punkte stehen in älteren Texten regelmäßig falsch. Erstens: Die Bildschirmarbeitsverordnung gibt es nicht mehr. Sie wurde durch Artikel 3 der Verordnung vom 30.11.2016 mit Ablauf des 02.12.2016 aufgehoben. Die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze stehen seitdem im Anhang Nummer 6 der Arbeitsstättenverordnung und werden seit dem 01.07.2024 durch die Technische Regel ASR A6 „Bildschirmarbeit“ konkretisiert. Zweitens: Die Vorsorge bei Bildschirmarbeit ist Angebots-, nicht Pflichtvorsorge. Beides verändert die Praxis spürbar und wird weiter unten im Detail behandelt.
Wer die Unterlagen für den Verwaltungsteil gebündelt braucht, findet Beurteilungsbogen, Maßnahmenplan und Unterweisungsnachweis im Arbeitsschutz-Paket Büro und Verwaltung. Wer lieber Schritt für Schritt vorgeht, nutzt eine Gefährdungsbeurteilung Vorlage als Ausgangspunkt.
Gilt die Pflicht auch für mein Büro?
Ja, und zwar ohne Schwellenwert. § 5 Absatz 1 ArbSchG verlangt die Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen; eine Mindestbeschäftigtenzahl nennt die Vorschrift nicht. Erleichternd wirkt § 5 Absatz 2: Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit. Fünf baugleiche Büroarbeitsplätze mit identischer Ausstattung lassen sich daher in einem Dokument abbilden.
Die Dokumentationspflicht folgt aus § 6 Absatz 1 ArbSchG. Die früher dort geregelte Ausnahme für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten wurde durch Artikel 8 des BUK-Neuorganisationsgesetzes vom 19.10.2013 gestrichen und gilt seit dem 25.10.2013 nicht mehr. Für Arbeitsstätten kommt § 3 Absatz 3 ArbStättV hinzu: Die Beurteilung ist vor Aufnahme der Tätigkeiten zu dokumentieren, und in der Dokumentation ist anzugeben, welche Gefährdungen auftreten können und welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen.
Wird das versäumt, greift ein eigener Bußgeldtatbestand: § 9 Absatz 1 Nummer 1 ArbStättV erfasst, wer die Gefährdungsbeurteilung nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert. Über § 25 Absatz 2 ArbSchG sind dafür Geldbußen bis 5.000 € möglich; die Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung nach § 22 Absatz 3 ArbSchG kann mit bis zu 30.000 € geahndet werden. § 26 ArbSchG sieht bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben oder Gesundheit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe vor.
Rechtsgrundlagen im Überblick
Die Beurteilung von Büroarbeitsplätzen speist sich aus vier Ebenen. Das Arbeitsschutzgesetz liefert die Grundpflicht (§ 5), die Dokumentation (§ 6), die Unterweisung (§ 12) und das Verbot der Kostenabwälzung auf Beschäftigte (§ 3 Absatz 3). Die Arbeitsstättenverordnung konkretisiert das für Räume und Arbeitsplätze; § 3 Absatz 1 verlangt ausdrücklich, physische und psychische Belastungen sowie bei Bildschirmarbeitsplätzen insbesondere die Belastungen der Augen oder die Gefährdung des Sehvermögens zu berücksichtigen. § 3 Absatz 2 fordert eine fachkundige Durchführung; fehlt die Fachkunde im Betrieb, ist fachkundige Beratung einzuholen.
Die dritte Ebene bilden die Technischen Regeln für Arbeitsstätten. Wer sie einhält, kann davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Verordnung erfüllt sind. Die vierte Ebene ist das Vorschriften- und Regelwerk der Unfallversicherungsträger, allen voran die DGUV Vorschrift 1 mit Unterweisung, Erster Hilfe und Sicherheitsbeauftragten sowie die DGUV Information 215-410 „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung“ aus Juli 2019.
Bildschirmarbeit: Anhang Nr. 6 und ASR A6
Der Anhang Nummer 6 der ArbStättV ist heute der Ort, an dem die Bildschirmanforderungen stehen. Nummer 6.1 Absatz 2 verlangt, dass Tätigkeiten an Bildschirmgeräten durch andere Tätigkeiten oder regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden. Nummer 6.1 Absatz 7 gibt Beschäftigten auf Wunsch einen Anspruch auf Fußstütze und Manuskripthalter, wenn eine ergonomisch günstige Arbeitshaltung anders nicht erreichbar ist. Nummer 6.3 Absatz 2 schreibt vor, dass Tastaturen vom Bildschirm getrennte Einheiten sein müssen. Nummer 6.5 Absatz 5 verbietet eine Leistungs- oder Ergebniskontrolle ohne Wissen der Beschäftigten.
Die ASR A6 „Bildschirmarbeit“ vom 1. Juli 2024 füllt diese Vorgaben mit Maßen. Sie nennt einen Sehabstand von mindestens 500 mm, eine um etwa 30 bis 35 Grad aus der Horizontalen geneigte Blicklinie und eine Bildschirmdiagonale von mindestens 17 Zoll beziehungsweise 432 mm, empfohlen werden mindestens 19 Zoll beziehungsweise 483 mm. Die Arbeitsfläche soll mindestens 1.600 mm breit und 800 mm tief sein; bei nur einem Bildschirm, geringem Arbeitsmittelbedarf und wenig Schriftgut darf die Breite auf 1.200 mm reduziert werden. Für die Tischhöhe nennt die Regel 740 mm plus/minus 20 mm, stufenlos höhenverstellbare Arbeitsflächen von 650 bis 1.250 mm werden bevorzugt. Zum Belastungswechsel heißt es, in der Praxis hätten sich Erholungszeiten von etwa fünf Minuten pro Stunde ununterbrochener Bildschirmarbeit bewährt; zusammenlegen und zur Verkürzung der Arbeitszeit nutzen darf man sie nicht.
Für Notebooks ist die Regel eindeutig: Wird ein tragbares Gerät ortsgebunden verwendet, sind eine separate Tastatur und je nach Tätigkeit eine separate Maus notwendig. Das gehört in die Unterweisung Bildschirmarbeitsplatz, weil die beste Ausstattung nichts nützt, wenn sie nicht genutzt wird.
Arbeitsmedizinische Vorsorge und Sehhilfen
Bildschirmarbeit löst Angebotsvorsorge aus, nicht Pflichtvorsorge. Fundstelle ist der Anhang Teil 4 Absatz 2 Nummer 1 der ArbMedVV. Der Unterschied ist praktisch bedeutsam: Angebotsvorsorge muss nach § 2 Absatz 3 ArbMedVV angeboten werden, Beschäftigte dürfen sie ablehnen. Nach § 5 Absatz 1 ArbMedVV ist das Angebot vor Aufnahme der Tätigkeit und anschließend in regelmäßigen Abständen zu wiederholen; das Ausschlagen eines Angebots entbindet den Arbeitgeber nicht.
Inhaltlich umfasst die Vorsorge das Angebot einer angemessenen Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Erweist sich eine augenärztliche Untersuchung als erforderlich, ist diese zu ermöglichen. Ergibt die Vorsorge, dass spezielle Sehhilfen notwendig und normale Sehhilfen nicht geeignet sind, sind die speziellen Sehhilfen im erforderlichen Umfang zur Verfügung zu stellen. Ob eine arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten ist, wird nach ASR A6 Abschnitt 5.1 im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ermittelt und gehört damit in die Dokumentation.
Typische Gefährdungen im Büro
Die folgende Übersicht bildet die Gefährdungen ab, die in Büro- und Verwaltungsbereichen eines Handwerksbetriebs regelmäßig auftreten. Sie eignet sich als Gerüst für den eigenen Beurteilungsbogen.
| Gefährdung | Ursache | Zentrale Schutzmaßnahme | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Sehbeanspruchung an Bildschirmgeräten | Statische Naharbeit, kleine Zeichen, ungeeignete Geräte | Sehabstand ab 500 mm, Diagonale ab 17 Zoll, einstellbare Zeichengröße, Angebotsvorsorge | ArbStättV Anhang Nr. 6.1/6.2, ASR A6, ArbMedVV Anhang Teil 4 |
| Zwangshaltung und Bewegungsmangel | Dauersitzen, nicht angepasstes Mobiliar, zu kleine Arbeitsfläche | Tätigkeitswechsel oder Erholungszeiten, Tischhöhe 740 mm ± 20 mm, Arbeitsfläche 1.600 × 800 mm, Fußstütze auf Wunsch | ArbStättV Anhang Nr. 6.1 Abs. 2, 3, 6, 7; ASR A6 |
| Unzureichende Beleuchtung und Blendung | Zu wenig Licht, Bildschirm gegen das Fenster, fehlender Sonnenschutz | 500 lx am Arbeitsplatz, Bildschirm parallel zur Fensterfront, regulierbarer Tageslichteinfall | ASR A3.4; ArbStättV Anhang 3.4 Abs. 4 und Nr. 6.1 Abs. 8 |
| Ungünstiges Raumklima | Sommerhitze, zu geringer Luftwechsel, Zugluft | Mindestens +20 °C, Maßnahmen ab mehr als +30 °C, Lüften ab 1.000 ppm CO₂ | ASR A3.5; ASR A3.6 |
| Lärm und Störungen im Mehrpersonenbüro | Telefonate, Drucker, harte Oberflächen | Beurteilungspegel höchstens 55 dB(A), Nachhallzeit 0,6 s, Schallabsorber, Druckerstandort | ASR A3.7; ArbStättV Anhang 3.7 |
| Stolpern, Rutschen, Stürzen | Kabel, lose Teppichkanten, Nässe, Treppen, offene Schubladen | Kabelkanäle, rutschhemmende Böden, Nässe sofort beseitigen, Treppen mit 100 lx, Wege freihalten | ArbStättV Anhang 1.5 Abs. 2 und 1.8; ASR A1.5; ASR A3.4 |
| Elektrische Betriebsmittel | Kaskadierte Steckdosenleisten, defekte Leitungen, ungeprüfte Privatgeräte | Wiederkehrende Prüfung durch befähigte Person nach ermittelten Fristen, keine Reihenschaltung von Steckdosenleisten | BetrSichV § 14 Abs. 2; ArbStättV Anhang 1.4 |
| Brand und blockierte Fluchtwege | Papierlast, Elektrogeräte, zugestellte Flure | 5 % der Beschäftigten als Helfer schulen, Fluchtweglänge bis 35 m, Wege freihalten und kennzeichnen | ASR A2.2 Nr. 7.3; ASR A2.3; ArbStättV § 4 Abs. 4 |
| Psychische Belastung | Termindruck, häufige Unterbrechungen, unklare Aufgaben, Software | Beurteilung von Arbeitsinhalt, Organisation, sozialen Beziehungen und Umgebung, Maßnahmen nach Ergebnis | ArbSchG § 5 Abs. 3 Nr. 6; ArbStättV § 3 Abs. 1; ASR A6 Abschn. 4 |
| Alleinarbeit im Büro | Frühe oder späte Anwesenheit allein, Notfall bleibt unbemerkt | Meldeeinrichtungen und organisatorische Regelungen, damit unverzüglich Hilfe herbeigerufen werden kann | DGUV Vorschrift 1 § 25 Abs. 1; § 8 Abs. 2 bei gefährlicher Arbeit |
| Heben und Tragen | Kartons Kopierpapier, Ordner aus Oberschränken, Archivkisten | Manuelle Handhabung durch Rollwagen vermeiden, sonst Beurteilung nach Anhang der Verordnung, sichere Aufstiegshilfe | LasthandhabV § 2 Abs. 1 und 2, § 3 |
Die Alleinarbeit verdient eine ehrliche Einordnung. Reine Büroarbeit ist regelmäßig keine „gefährliche Arbeit“ im Sinne von § 8 Absatz 2 DGUV Vorschrift 1, sodass die dort geregelten zusätzlichen Personenschutzmaßnahmen nicht automatisch greifen. Geschuldet sind aber immer Meldeeinrichtungen und organisatorische Maßnahmen nach § 25 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 sowie eine ausreichende Zahl an Ersthelfern.
Belegte Zahlenwerte aus den ASR
| Thema | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Grundfläche Arbeitsraum | Mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz, zuzüglich mindestens 6 m² je weiterem Arbeitsplatz | ASR A1.2 |
| Richtwerte Büro | Zellenbüro 8 bis 10 m², Großraumbüro 12 bis 15 m² je Arbeitsplatz inklusive Möblierung und Verkehrsflächen | ASR A1.2 |
| Freie Bewegungsfläche | Mindestens 1,50 m², Tiefe und Breite je mindestens 1,00 m | ASR A1.2 |
| Lichte Raumhöhe | Bis 50 m² Grundfläche 2,50 m, über 50 m² 2,75 m, über 100 m² 3,00 m | ASR A1.2 |
| Beleuchtungsstärke | Schreiben, Lesen, Datenverarbeitung 500 lx; Archive 200 lx; Treppen 100 lx; Flure ohne Fahrzeugverkehr 50 lx | ASR A3.4 |
| Raumtemperatur | Mindestens +20 °C bei leichter sitzender Tätigkeit; soll +26 °C nicht überschreiten; Maßnahmen ab über +30 °C; über +35 °C ohne Maßnahmen ungeeignet | ASR A3.5 |
| Luftqualität | Unter 1.000 ppm CO₂ keine weiteren Maßnahmen; 1.000 bis 2.000 ppm Luftwechsel erhöhen; über 2.000 ppm weitergehende Maßnahmen | ASR A3.6 |
| Lärm | Überwiegend geistige Tätigkeiten höchstens 55 dB(A); Nachhallzeit Ein- und Zweipersonenbüro 0,8 s, Mehrpersonenbüro 0,6 s | ASR A3.7 |
| Fluchtwege | Länge bis 35 m; lichte Breite bis 5 Personen 0,90 m, bis 20 Personen 1,00 m, 21 bis 200 Personen 1,20 m | ASR A2.3 |
| Toiletten bei Büroarbeit | Niedrige Gleichzeitigkeit: bis 10 Beschäftigte 1, 11 bis 25 Beschäftigte 2, 26 bis 50 Beschäftigte 3 | ASR A4.1 |
8, 20 oder 45 Beschäftigte: was ab wann gilt
Die häufigste Frage aus Kleinbetrieben lautet, ob die Pflichten bei der eigenen Größe überhaupt greifen. Die folgende Tabelle beantwortet das für drei typische Betriebsgrößen.
| Pflicht | 8 Beschäftigte | 20 Beschäftigte | 45 Beschäftigte | Fundstelle |
|---|---|---|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung | Ja | Ja | Ja | ArbSchG § 5 Abs. 1 |
| Schriftliche Dokumentation, für Arbeitsstätten vor Aufnahme der Tätigkeiten | Ja | Ja | Ja | ArbSchG § 6 Abs. 1; ArbStättV § 3 Abs. 3 |
| Unterweisung, mindestens jährlich und dokumentiert | Ja | Ja | Ja | ArbSchG § 12 Abs. 1; DGUV Vorschrift 1 § 4 Abs. 1 |
| Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellen | Ja | Ja | Ja | ASiG §§ 2, 5; DGUV Vorschrift 2 § 2 Abs. 1 |
| Regelbetreuung nach welcher Anlage | Anlage 1 (bis 10 Beschäftigte) | Anlage 2 (mehr als 10) | Anlage 2 | DGUV Vorschrift 2 § 2 Abs. 2 und 3 |
| Unternehmermodell wählbar | Ja, Anlage 4 oder Anlage 3 | Ja, Anlage 3 | Ja, Anlage 3 (bis 50) | DGUV Vorschrift 2 § 2 Abs. 4 |
| Ersthelfer | 1 | 1 (bei 2 bis 20 Anwesenden) | 5 % in Verwaltungs- und Handelsbetrieben | DGUV Vorschrift 1 § 26 Abs. 1 |
| Brandschutzhelfer | 5 %, in der Regel 1 Person | 5 %, in der Regel 1 Person | 5 %, in der Regel 3 Personen | ASR A2.2 Nr. 7.3 |
| Sicherheitsbeauftragter | Nein | Nein | Nur bei besonderer Gefährdung nach der Gefährdungsbeurteilung | SGB VII § 22 Abs. 1 |
| Arbeitsschutzausschuss | Nein | Nein | Ja, Sitzung mindestens vierteljährlich | ASiG § 11 |
| Pausenraum | Nein | Bei Büroräumen mit gleichwertiger Erholungsmöglichkeit entbehrlich | Ebenso | ArbStättV Anhang 4.2 Abs. 1 |
Beim Sicherheitsbeauftragten ist eine Neuerung zu beachten. § 22 Absatz 1 SGB VII in der seit dem 29.05.2026 geltenden Fassung verlangt Sicherheitsbeauftragte erst in Unternehmen mit regelmäßig 50 oder mehr Beschäftigten. Bei mehr als 20 und weniger als 50 Beschäftigten ist ein Sicherheitsbeauftragter nur zu bestellen, wenn nach der Beurteilung der Arbeitsbedingungen eine besondere Gefährdung für Leben und Gesundheit besteht. In Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und ohne besondere Gefährdung genügt ein Sicherheitsbeauftragter. Die DGUV Vorschrift 1 nennt in § 20 Absatz 1 in ihrer Fassung von November 2013 weiterhin die Grenze von mehr als 20 Beschäftigten. Dieser Widerspruch ist noch nicht aufgelöst; maßgeblich ist die höherrangige Regelung im SGB VII, im Zweifel klärt die zuständige Berufsgenossenschaft den Einzelfall.
Zuständige Berufsgenossenschaft
Für das Büro im Handwerksbetrieb bleibt die Branchen-Berufsgenossenschaft zuständig, nicht die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft. Rechtsgrundlage ist § 131 Absatz 1 SGB VII: Umfasst ein Unternehmen verschiedenartige Bestandteile desselben Rechtsträgers, ist der Unfallversicherungsträger zuständig, dem das Hauptunternehmen angehört. Nach Absatz 2 dienen Hilfsunternehmen überwiegend den Zwecken anderer Unternehmensbestandteile, und genau das ist die angeschlossene Verwaltung.
In der Beitragsrechnung schlägt sich das über eigene Tarifstellen nieder. Der vierte Gefahrtarif der BG BAU, gültig zur Beitragsberechnung ab dem 01.01.2024, führt die Tarifstelle 900 „Büroteil des Unternehmens“ mit der Gefahrklasse 0,54, begrenzt auf Beschäftigte, die ausschließlich Bürotätigkeiten außerhalb des gewerblichen Gefahrenbereichs verrichten.
Dass die Gefahrklasse niedrig ist, heißt nicht, dass nichts passiert. Nach der DGUV-Statistik „Arbeitsunfallgeschehen 2024“ gab es 754.660 meldepflichtige Arbeitsunfälle, davon 164.912 Stolper-, Rutsch- und Sturzunfälle, also rund 22 %. Auf die Arbeitsumgebung „Dienstleistungstätigkeiten, Büro, Unterhaltungs- und Freizeiteinrichtungen“ entfielen 35.212 dieser Unfälle oder 21,4 %. 52 % aller Stolper-, Rutsch- und Sturzunfälle ereigneten sich auf Böden, Flächen und in Verkehrsbereichen. Der Bericht „Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ für das Berichtsjahr 2024 weist zudem 171,3 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage durch Muskel-Skelett- Erkrankungen aus, das sind 19,4 % aller Ausfalltage und geschätzte Produktionsausfallkosten von 26,1 Milliarden Euro. Auf psychische und Verhaltensstörungen entfielen 147,3 Millionen Ausfalltage oder 16,7 %.
Telearbeitsplatz und mobiles Arbeiten
Beide Begriffe werden häufig vermischt, sind rechtlich aber klar getrennt. Ein Telearbeitsplatz ist nach § 2 Absatz 7 ArbStättV ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich, für den eine wöchentliche Arbeitszeit und eine Dauer der Einrichtung festgelegt wurden. Eingerichtet ist er erst, wenn die Bedingungen arbeitsvertraglich oder in einer Vereinbarung festgelegt sind und der Arbeitgeber Mobiliar sowie Arbeitsmittel einschließlich Kommunikationseinrichtungen bereitgestellt und installiert hat. Beide Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen.
Liegt ein Telearbeitsplatz vor, gelten nach § 1 Absatz 4 ArbStättV nur § 3 bei der erstmaligen Beurteilung sowie § 6 und der Anhang Nummer 6, soweit der Arbeitsplatz vom betrieblichen abweicht. Beim gelegentlichen Arbeiten mit dem Firmen-Notebook am heimischen Küchentisch handelt es sich dagegen um mobiles Arbeiten, und die Arbeitsstättenverordnung greift nicht. Das Arbeitsschutzgesetz mit Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung bleibt gleichwohl anwendbar, weil es nicht an die Arbeitsstätte anknüpft. Auch die ASR A6 stellt in Abschnitt 2 klar, dass sie für die Verwendung von Bildschirmgeräten außerhalb von Arbeitsstätten und außerhalb von Telearbeitsplätzen nicht gilt.
Abgrenzung zur psychischen Belastung
§ 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG nennt psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als möglichen Gefährdungsfaktor, und § 3 Absatz 1 ArbStättV verlangt, physische und psychische Belastungen zu berücksichtigen. Damit ist das Thema Pflichtbestandteil, nicht Kür. In diesem Ratgeber bleibt es bewusst kurz: Arbeitsunterbrechungen, Termindruck und die Gestaltung der Software nach Anhang Nummer 6.5 sind die bürotypischen Ansatzpunkte. Methodik, Merkmalsbereiche, Befragungsinstrumente, Anonymitätsschwellen und Mitbestimmung gehören auf die eigene Seite zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung.
In sechs Schritten zur Dokumentation
Erstens Arbeitsbereiche und Tätigkeiten abgrenzen: Empfang, Buchhaltung, Archiv, Teeküche, Telearbeitsplätze. Zweitens Gefährdungen je Bereich ermitteln, orientiert an der Tabelle oben. Drittens beurteilen, ob die belegten ASR-Werte eingehalten sind, etwa 500 lx, 8 m² Grundfläche und 1,50 m² Bewegungsfläche. Viertens Maßnahmen festlegen mit Verantwortlichem und Termin. Fünftens umsetzen und unterweisen, wobei die Sicherheitsunterweisung nach § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 mindestens jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren ist. Sechstens die Wirksamkeit prüfen und die Unterlagen bei Änderungen fortschreiben.
Organisatorisch gehören zwei Punkte in dieselbe Ablage: die Benennung und Ausbildung der Ersthelfer im Betrieb samt Fortbildung in der Regel alle zwei Jahre sowie die Schulung der Brandschutzhelfer in einem Anteil von 5 % der Beschäftigten. Wer die Unterlagen strukturiert anlegen möchte, kann die Gefährdungsbeurteilung erstellen und die Ergebnisse anschließend im Maßnahmenplan fortschreiben.
Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung im Büro
Brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung fürs Büro schon bei drei Mitarbeitern?
Ja. § 5 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz kennt keine Mindestbeschäftigtenzahl, die Pflicht greift ab dem ersten Beschäftigten. Auch die Dokumentation ist geschuldet: Die frühere Ausnahme für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten in § 6 ArbSchG wurde durch Artikel 8 des BUK-Neuorganisationsgesetzes vom 19.10.2013 mit Wirkung zum 25.10.2013 gestrichen. Für Arbeitsstätten verlangt § 3 Absatz 3 ArbStättV zusätzlich, die Beurteilung vor Aufnahme der Tätigkeiten zu dokumentieren.
Wie viel Fläche muss ein Büroarbeitsplatz haben?
Nach ASR A1.2 muss die Grundfläche eines Arbeitsraums mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz betragen, zuzüglich mindestens 6 m² für jeden weiteren. Bei drei Arbeitsplätzen sind das 20 m². Als Richtwerte nennt dieselbe Regel für Zellenbüros 8 bis 10 m² und für Großraumbüros 12 bis 15 m² je Arbeitsplatz einschließlich Möblierung und Verkehrsflächen. Die freie Bewegungsfläche am Arbeitsplatz beträgt mindestens 1,50 m² bei mindestens 1,00 m Tiefe und Breite.
Muss der Arbeitgeber die Bildschirmbrille bezahlen?
Ergibt die Angebotsvorsorge, dass eine spezielle Sehhilfe notwendig und eine normale Brille dafür nicht geeignet ist, muss der Arbeitgeber sie im erforderlichen Umfang zur Verfügung stellen. Fundstelle ist der Anhang Teil 4 Absatz 2 Nummer 1 der ArbMedVV. Nach § 3 Absatz 3 ArbSchG dürfen Kosten für Arbeitsschutzmaßnahmen nicht den Beschäftigten auferlegt werden.
Ab wie viel Grad Raumtemperatur muss der Arbeitgeber im Büro handeln?
Einen Anspruch auf Hitzefrei gibt es nicht. Nach ASR A3.5 soll die Lufttemperatur in Arbeitsräumen +26 °C nicht überschreiten, ab mehr als +30 °C müssen wirksame Maßnahmen nach der Gefährdungsbeurteilung ergriffen werden, und über +35 °C ist der Raum ohne technische, organisatorische oder persönliche Schutzmaßnahmen nicht als Arbeitsraum geeignet. Die Mindestlufttemperatur bei leichter, sitzender Tätigkeit liegt bei +20 °C.
Gilt die Arbeitsstättenverordnung auch im Homeoffice?
Nur, wenn ein Telearbeitsplatz im Sinne von § 2 Absatz 7 ArbStättV vorliegt, also die Bedingungen vereinbart sind und der Arbeitgeber Mobiliar und Arbeitsmittel im Privatbereich bereitgestellt und installiert hat. Dann gelten nach § 1 Absatz 4 ArbStättV nur § 3 bei der erstmaligen Beurteilung sowie § 6 und Anhang Nummer 6, soweit der Arbeitsplatz vom betrieblichen abweicht. Beim reinen mobilen Arbeiten greift die ArbStättV nicht, das Arbeitsschutzgesetz mit § 5 und § 12 aber weiterhin.
Wie viele Ersthelfer und Brandschutzhelfer braucht ein Büro mit zwölf Beschäftigten?
Bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten genügt ein ausgebildeter Ersthelfer nach § 26 Absatz 1 Nummer 1 DGUV Vorschrift 1, erst über 20 anwesenden Versicherten gilt die Quote von 5 % in Verwaltungs- und Handelsbetrieben. Ersthelfer sind nach § 26 Absatz 3 in der Regel alle zwei Jahre fortzubilden. Für den Brandschutz nennt ASR A2.2 Nummer 7.3 einen Anteil von 5 % der Beschäftigten als in der Regel ausreichend, wobei Urlaub und Krankheit eine zweite geschulte Person sinnvoll machen.
Quellen
- Arbeitsschutzgesetz § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen – gesetze-im-internet.de
- Arbeitsstättenverordnung § 3 Gefährdungsbeurteilung – gesetze-im-internet.de
- Arbeitsstättenverordnung, Anhang einschließlich Nummer 6 Bildschirmarbeitsplätze – gesetze-im-internet.de
- ArbMedVV, Anhang Teil 4 Absatz 2 Nummer 1 Angebotsvorsorge Bildschirmarbeit – gesetze-im-internet.de
- SGB VII § 22 Sicherheitsbeauftragte, Fassung seit 29.05.2026 – gesetze-im-internet.de
- BAuA, ASR A1.2 Raumabmessungen und Bewegungsflächen – baua.de
- BAuA, ASR A3.5 Raumtemperatur – baua.de
- VBG, ASR A6 Bildschirmarbeit, gültig seit 1. Juli 2024 – vbg.de
- DGUV Vorschrift 1 Grundsätze der Prävention – publikationen.dguv.de
- DGUV, Statistik Arbeitsunfallgeschehen 2024 – publikationen.dguv.de
Redaktionsstand: August 2026. Muster-Vorlagen sind an die betriebsspezifischen Gegebenheiten anzupassen und ersetzen keine Rechts- oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.