Arbeitsbericht-App: Einsatz dokumentieren und vor Ort unterschreiben lassen
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Der Arbeitsbericht (auch Arbeitsschein oder Montagebericht) hält fest, wer wann bei welchem Kunden was gearbeitet und welches Material verbaut hat, und lässt es vor Ort unterschreiben. Im Portal füllen Sie ihn auf dem Handy aus, übernehmen Stunden aus der Zeiterfassung, hängen Fotos an und geben dem Kunden ein PDF.
9,90 €/Monat oder 89 €/Jahr inkl. MwSt. · nach der Erstlaufzeit mit einem Monat Frist kündbar
Das Problem in der Praxis
Der Monteur ist beim Kunden fertig, der Durchschreibeblock liegt im Fahrzeug, und die Materialliste steht auf einem Zettel. Im Büro wird später abgeschrieben, was lesbar ist. Fehlende Stunden oder vergessenes Material fallen erst auf, wenn die Rechnung schon draußen ist.
Ohne Unterschrift des Kunden ist der Einsatz schwer zu belegen, wenn später über Dauer oder Umfang gesprochen wird. Gefragt ist ein Formular, das auf dem Handy in wenigen Minuten ausgefüllt ist und am Ende ein sauberes PDF ergibt.
So funktioniert es im Portal
- 1
Arbeitsbericht öffnen
Unter Dokumente wählen Sie „Arbeitsbericht / Arbeitsschein“ und ordnen das Projekt zu. Das Datum steht auf heute und lässt sich ändern.
- 2
Zeiten und Monteure eintragen
Beginn, Ende, Pause und Fahrtzeit tragen Sie ein. Mit „Stunden aus Zeiterfassung übernehmen“ holt das Portal die Zeiteinträge dieses Tages und Projekts je Mitarbeiter als Monteurzeilen.
- 3
Arbeiten und Material festhalten
Die ausgeführten Arbeiten beschreiben Sie als Text, das Material als Liste mit Menge und Einheit. Fotos nehmen Sie direkt mit der Kamera auf.
- 4
Vor Ort unterschreiben lassen
Kunde und Monteur unterschreiben mit dem Finger auf dem Display. Das PDF mit Firmenkopf geben Sie dem Kunden direkt mit oder senden es per E-Mail.
Was der Arbeitsbericht im Portal enthält
- Auftrag: Datum, Auftrags-Nr., Kunde, Kundenanschrift, Einsatzort, Ansprechpartner vor Ort
- Zeiten: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause und Fahrtzeit in Minuten
- Arbeitszeit im PDF berechnet: Ende − Beginn − Pause
- Monteure mit Stunden, Auswahl aus der Mitarbeiterliste
- Stunden aus der Zeiterfassung übernehmen, wenn ein Projekt zugeordnet ist
- Ausgeführte Arbeiten als Freitext
- Material mit Bezeichnung, Menge und Einheit
- Ergebnis: Arbeiten abgeschlossen oder Folgetermin erforderlich, offene Punkte
- Bis zu 10 Fotos
- Unterschrift Kunde und Unterschrift Monteur auf dem Display
- Stunden und Material im Abrechnungsexport des Projekts
- Bericht per Sprache: Diktat wird zum Vorschlag, den Sie prüfen
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Datum / Auftrag | 12.10.2026 · A-2026-118 |
| Kunde | Musterhaus GbR, Beispielweg 3 |
| Zeiten | 07:30 – 12:15, Pause 15 min, Fahrt 25 min |
| Arbeitszeit (berechnet) | 4:30 Stunden |
| Monteure | Monteur 1: 4,5 h · Monteur 2: 4,5 h |
| Material | NYM-J 3×1,5 · 25 m; Abzweigdose · 4 Stk. |
| Ergebnis | Arbeiten abgeschlossen |
| Unterschriften | Kunde ✓ · Monteur ✓ |
Bericht per Sprache
Statt jedes Feld einzeln zu tippen, sprechen Sie frei oder fügen Stichpunkte ein: über das Mikrofon der Handy-Tastatur oder, wo der Browser es unterstützt, mit „Im Browser diktieren“. Mit „Bericht vorschlagen“ erzeugt das Portal daraus einen Vorschlag für die Formularfelder.
Sie sehen den Vorschlag zuerst in einer Vorschau und übernehmen ihn mit „Alle übernehmen“ oder verwerfen ihn. Gespeichert wird erst, was im Formular steht. Die Funktion gibt es auch im Bautagebuch, im Regiebericht, im Baustellenprotokoll und beim Anlegen eines Mangels. In der Demo ansehen.
Welcher Bericht wofür?
| Arbeitsbericht | Regiebericht / Stundenlohnzettel | Bautagebuch | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Nachweis eines Einsatzes beim Kunden: Zeiten, Arbeiten, Material | Bescheinigung von Stundenlohnarbeiten als Grundlage der Abrechnung | Tägliche Aufzeichnung des Bauablaufs einer Baustelle |
| Typischer Einsatz | Service, Wartung, Reparatur, kleine Aufträge | Zusatzleistungen auf Stundenbasis im Bauvertrag | Größere Baustellen über mehrere Tage oder Wochen |
| Unterschrift | Kunde und Monteur vor Ort | Auftraggeber bescheinigt, Auftragnehmer reicht ein | Bauleitung des Betriebs |
Vorlagen und Module dazu: Regiebericht Vorlage, Bautagebuch-Software und Stundenzettel Vorlage.
Rechtlicher Rahmen
VOB/B § 15 Abs. 3: Stundenlohnzettel sind je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurück. Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt. Das gilt nur, wenn die VOB/B vereinbart ist.
§ 17 Abs. 1 MiLoG: Arbeitgeber in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, unter anderem im Baugewerbe und in der Gebäudereinigung, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Hinweis: Ein unterschriebener Arbeitsbericht ist ein Beweismittel, keine Abnahme im Sinne von § 640 BGB.
Abrechnungsexport
Die Stunden der Monteure und das Material aller Arbeitsberichte eines Projekts fließen in den Abrechnungsexport, zusammen mit den Regieberichten. Der Export steht als CSV und als PDF „Leistungsnachweis – keine Rechnung“ bereit. Rechnungen erstellt das Portal nicht; der Export dient als Anlage für Ihre Rechnungssoftware.
Passt dazu
- Aufmaß-App
Mengen je Raum oder Bauteil erfassen, Abzüge markieren, CSV exportieren.
- Zeiterfassung und Stundenzettel
Stunden je Tag und Baustelle erfassen und in den Arbeitsbericht übernehmen.
- Arbeitsbericht Vorlage kostenlos
Word, Excel und PDF zum Ausdrucken, ohne Registrierung.
Grenzen
Das Portal stellt das Formular, die Berechnung der Arbeitszeit und die Ablage bereit. Ob Ihre Aufzeichnungen den Anforderungen Ihres Vertrags oder Ihrer Branche genügen, prüfen Sie selbst. Ohne Mobilfunknetz ist keine Erfassung möglich.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbericht und Arbeitsschein?
Die Begriffe werden in der Praxis gleich verwendet, ebenso Montagebericht. Gemeint ist ein Bericht über einen Einsatz mit Zeiten, Arbeiten, Material und Unterschrift.
Wie wird die Arbeitszeit berechnet?
Im PDF als Arbeitsende minus Arbeitsbeginn minus Pause. Die Fahrtzeit wird getrennt ausgewiesen. Die Stunden je Monteur tragen Sie ein oder übernehmen sie aus der Zeiterfassung.
Ist ein unterschriebener Arbeitsbericht eine Abnahme?
Nein. Die Unterschrift bestätigt die Angaben im Bericht und ist ein Beweismittel. Eine Abnahme im Sinne von § 640 BGB ist eine eigene Erklärung, für die es im Portal das Abnahmeprotokoll gibt.
Erstellt das Portal aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung?
Nein. Die Stunden und das Material fließen in den Abrechnungsexport des Projekts. Dieser steht als CSV und als PDF „Leistungsnachweis – keine Rechnung“ bereit und dient als Anlage für Ihre Rechnungssoftware.
Was passiert, wenn der Kunde nicht vor Ort unterschreibt?
Dann bleibt im PDF die Unterschriftslinie stehen. Sie können den Bericht ausdrucken und später unterschreiben lassen oder das PDF per E-Mail zur Bestätigung senden.
Den nächsten Einsatz digital abschließen
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