Arbeitsbericht Vorlage kostenlos: Word, Excel und PDF
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Ein Arbeitsbericht hält fest, wer bei welchem Kunden wann gearbeitet hat, was erledigt wurde und welches Material verbaut ist, und lässt es vor Ort unterschreiben. Sie brauchen ihn als Nachweis für Service-, Montage- und Reparatureinsätze und als Grundlage für die Rechnung. Die Vorlage gibt es als Word, Excel und PDF, kostenlos und ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse.
Was im Arbeitsbericht steht
Die Vorlage ist in sieben Blöcke gegliedert. Word, Excel und PDF enthalten dieselben Felder.
Auftrag
Kunde oder Auftraggeber, Anschrift, Ansprechpartner vor Ort, Telefon, Objekt oder Einsatzort, Berichts-Nr., Datum und Auftrags-Nr.
Ausführender Betrieb
Betrieb, Monteur oder Mitarbeiter, weitere Mitarbeiter sowie Fahrzeug und Kennzeichen.
Zeiten
Abfahrt, Ankunft, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause in Minuten, Rückfahrt und Arbeitszeit in Stunden. In der Excel-Datei rechnet die Arbeitszeit automatisch: Arbeitsende minus Arbeitsbeginn minus Pause.
Ausgeführte Tätigkeiten
Sechs nummerierte Zeilen mit Beschreibung der ausgeführten Arbeiten und Dauer in Stunden; die Excel-Datei bildet die Summe.
Material
Fünf Positionen mit Bezeichnung, Menge und Einheit.
Hinweise, Mängel, offene Arbeiten
Freies Feld, dazu die Ankreuzfelder „Folgetermin erforderlich“ mit Datum und „Fotos erstellt“ mit Anzahl.
Bestätigung
Der Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift die genannten Zeiten und die beschriebenen ausgeführten Arbeiten. Je ein Feld für Ort, Datum, Name und Unterschrift von Kunde und Mitarbeiter.
Hinweis in der Vorlage: Der Bericht ist ein Tätigkeitsnachweis; eine Abnahme erfolgt gesondert.
Arbeitsbericht, Arbeitsschein, Montagebericht, Servicebericht, Regiebericht, Stundenzettel: Wofür welches Dokument
| Dokument | Wofür | Wer unterschreibt | Unsere Vorlage |
|---|---|---|---|
| Arbeitsbericht | Nachweis eines Einsatzes beim Kunden: wer wann was gearbeitet und welches Material verbaut hat. | Kunde und Mitarbeiter | Arbeitsbericht-Vorlage (diese Seite) |
| Arbeitsschein | Anderer Name für denselben Nachweis; die Vorlage ist dafür nutzbar. | Kunde und Mitarbeiter | Arbeitsbericht-Vorlage (diese Seite) |
| Montagebericht | Arbeitsbericht für Montageeinsätze, etwa beim Einbau von Anlagen oder Bauteilen. | Kunde und Monteur | Arbeitsbericht-Vorlage (diese Seite) |
| Servicebericht | Arbeitsbericht für Wartung, Störungsbehebung und Reparatur. | Kunde und Servicetechniker | Arbeitsbericht-Vorlage (diese Seite) |
| Regiebericht | Dokumentiert gezielt einzelne Stundenlohnarbeiten für die Abrechnung. | Auftraggeber zeichnet gegen | Regiebericht Vorlage |
| Stundenzettel | Dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit einer Person. | intern; der Betrieb legt fest, wer abzeichnet | Stundenzettel Vorlage |
Für Mengen aus dem Aufmaß gibt es die Aufmaß-Vorlage.
So füllen Sie ihn aus
- 1
Kopf vor dem Einsatz ausfüllen
Tragen Sie Kunde, Anschrift, Einsatzort, Auftrags-Nr. und eine fortlaufende Berichts-Nr. schon im Büro ein. Dann muss der Monteur vor Ort nur noch Zeiten und Arbeiten ergänzen.
- 2
Zeiten im Format HH:MM notieren
Abfahrt, Ankunft, Arbeitsbeginn und Arbeitsende tragen Sie als Uhrzeit ein, die Pause in Minuten. In der Excel-Datei erscheint die Arbeitszeit in Stunden automatisch.
- 3
Tätigkeiten konkret beschreiben
Je Zeile eine Arbeit mit Ort und Umfang, zum Beispiel „Steckdosen Küche getauscht, 3 Stück“. Allgemeine Angaben wie „Elektroarbeiten“ helfen später bei Rückfragen wenig.
- 4
Material und offene Punkte festhalten
Verbautes Material mit Menge und Einheit eintragen, Mängel und offene Arbeiten im Hinweisfeld nennen und ankreuzen, ob ein Folgetermin nötig ist und ob Fotos gemacht wurden.
- 5
Vor Ort unterschreiben lassen
Lassen Sie den Kunden nach Abschluss unterschreiben und unterschreiben Sie selbst. Geben Sie dem Kunden eine Kopie oder ein Foto des Berichts und legen Sie das Original zum Auftrag.
Papier oder App
Für viele Betriebe reicht der Bericht auf Papier: ausdrucken, mitnehmen, ausfüllen, unterschreiben lassen. Die Excel-Datei rechnet die Arbeitszeit aus Beginn, Ende und Pause selbst und summiert die Dauer der Tätigkeiten, wenn Sie am Rechner oder Tablet ausfüllen.
Wer viele Einsätze hat, kann den Arbeitsbericht im Kundenportal digital führen: auf dem Handy ausfüllen, Stunden aus der Zeiterfassung übernehmen, Fotos anhängen und den Kunden auf dem Display unterschreiben lassen. Beschrieben ist das unter Arbeitsbericht-App; ansehen können Sie es in der Portal-Demo ohne Konto. Beide Wege führen zum selben Nachweis, entscheiden Sie nach Ihrem Ablauf.
Weitere kostenlose Werkzeuge finden Sie unter Tools.
Häufige Fragen
Arbeitsschein oder Arbeitsbericht: Was ist der Unterschied?
Im Handwerk werden beide Begriffe für denselben Nachweis verwendet: Zeiten, ausgeführte Arbeiten und Material eines Einsatzes mit Unterschrift. Die Vorlage ist für beide Bezeichnungen nutzbar; Sie können die Überschrift in der Word- oder Excel-Datei anpassen.
Kann ich die Vorlage als Montagebericht oder Servicebericht nutzen?
Ja. Die Felder für Einsatzort, Zeiten, Tätigkeiten, Material, Hinweise und Unterschrift passen auch für Montage-, Wartungs- und Serviceeinsätze. Die Vorlage nennt diese Verwendung ausdrücklich im Untertitel.
Ist die Unterschrift des Kunden Pflicht?
Das hängt vom Vertrag ab. Die Unterschrift bestätigt die eingetragenen Zeiten und Arbeiten und erleichtert den Nachweis bei Rückfragen. Der Bericht ist ein Tätigkeitsnachweis; eine Abnahme erfolgt gesondert.
Was ist der Unterschied zum Regiebericht?
Der Regiebericht dokumentiert gezielt einzelne Stundenlohnarbeiten für die Abrechnung und wird vom Auftraggeber gegengezeichnet. Der Arbeitsbericht hält einen Einsatz beim Kunden fest, auch wenn keine Stundenlohnarbeit vereinbart ist. Für Stundenlohnarbeiten gibt es die eigene Regiebericht-Vorlage.
Darf ich die Vorlage im Betrieb kostenlos nutzen?
Ja. Sie laden alle drei Formate ohne Registrierung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie im eigenen Betrieb ausfüllen, anpassen und vervielfältigen. Die Vorlage ist ein Muster und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
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Muster-Vorlage — ersetzt keine Beratung im Einzelfall.