Regiebericht Vorlage: Stundenlohnarbeiten richtig abrechnen
Ein Regiebericht – auf vielen Baustellen auch Stundenlohnzettel oder Regiezettel genannt – ist der schriftliche Nachweis über Arbeiten, die nicht pauschal oder nach Einheitspreisen, sondern nach tatsächlichem Aufwand vergütet werden. Er hält fest, wer wann wie lange welche Tätigkeit ausgeführt hat, welches Material verbraucht wurde und welche Geräte im Einsatz waren. Bei VOB-Verträgen liefert § 15 VOB/B die Spielregeln dafür, und diese Spielregeln haben es in sich: Wer seine Zettel zu spät einreicht oder unvollständig ausfüllt, verschenkt bares Geld – wer sie richtig führt, profitiert von einer Anerkennungsfiktion, die im Streitfall die Position des Handwerksbetriebs erheblich stärkt.
Der Regiebericht ergänzt die laufende Baustellendokumentation, ersetzt sie aber nicht. Den Rahmen der täglichen Aufzeichnungen beschreibt der Überblicksbeitrag Bautagebuch; wie ein Tagesbericht formal aufgebaut wird, zeigt die Bautagebuch-Vorlage.
Wann überhaupt Stundenlohn? Die Abgrenzung vor dem ersten Zettel
Der häufigste Fehler passiert nicht beim Ausfüllen, sondern davor: Es wird auf Regie gearbeitet, ohne dass Stundenlohnarbeit vereinbart war. Ein Regiebericht macht aus einer Vertragsleistung keine Stundenlohnarbeit – die Vergütungsart muss zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt sein, idealerweise schriftlich und vor Beginn der betreffenden Arbeiten. Typische Kandidaten für Regieleistungen sind kleinteilige Zusatzwünsche des Bauherrn, nicht kalkulierbare Aufwände wie das Freilegen unbekannter Leitungen oder Aufräum- und Umbauarbeiten, die sich keiner Position des Leistungsverzeichnisses zuordnen lassen. Faustregel für die Praxis: Erst die Anordnung oder Vereinbarung dokumentieren (wer hat wann die Stundenlohnarbeit beauftragt?), dann den Bericht führen.
Die Fristen des § 15 VOB/B im Überblick
§ 15 Abs. 3 VOB/B legt einen Takt fest, der in vielen Betrieben nicht bekannt ist – und der zugleich die größte Chance des Regieberichts enthält:
| Schritt | Frist nach § 15 VOB/B | Rechtsfolge bei Versäumnis |
|---|---|---|
| Einreichung der Stundenlohnzettel beim Auftraggeber | Je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich, sofern nichts anderes vereinbart ist | Beweisposition verschlechtert sich; Auftraggeber kann Nachprüfbarkeit bestreiten |
| Rückgabe der bescheinigten Zettel durch den Auftraggeber | Unverzüglich, spätestens 6 Werktage nach Zugang | Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt |
| Einreichung der Stundenlohnrechnung | Alsbald nach Abschluss der Arbeiten, längstens in Abständen von 4 Wochen | Verzögerte Abrechnung, Diskussionen über Prüfbarkeit |
Die mittlere Zeile ist der Kern: Reagiert der Auftraggeber auf einen zugegangenen Stundenlohnzettel nicht binnen sechs Werktagen, greift die Anerkennungsfiktion – der Zettel gilt als anerkannt. Damit diese Wirkung eintritt, muss der Zugang beim Auftraggeber nachweisbar sein. Übergabe gegen Empfangsbestätigung, Versand per E-Mail mit Lesebestätigung oder die Dokumentation der Übergabe im Bautagebuch sind praktikable Wege. Wichtig zu wissen: Die Fiktion bezieht sich auf den Inhalt der Zettel, also auf Art und Umfang der aufgeschriebenen Leistung. Ob die Arbeiten dem Grunde nach als Stundenlohnarbeiten beauftragt waren, bleibt eine Frage der Vereinbarung – deshalb der Abschnitt zur Abgrenzung oben.
Was in den Regiebericht gehört
Ein prüffähiger Regiebericht beantwortet jede Frage, die ein kritischer Rechnungsprüfer Monate später stellen könnte. Bewährt hat sich dieser Aufbau:
- Kopfdaten: Bauvorhaben, Auftraggeber, ausführender Betrieb, Berichtsnummer, Datum
- Anlass und Auftrag: Wer hat die Regiearbeit angeordnet (Name, Funktion, Datum)? Bezug zur Vereinbarung oder zum Anordnungsschreiben
- Leistungsbeschreibung: Konkrete Tätigkeit in nachvollziehbaren Worten – „Stemmarbeiten für nachträglichen Leerrohrverzug, Flur EG, ca. 12 m“ statt „Diverse Arbeiten“
- Personal: Name oder Funktion jedes Mitarbeiters, Qualifikationsstufe (Geselle, Meister, Helfer), Arbeitszeit von/bis, Stundensumme
- Material: Bezeichnung, Menge, Einheit – bei nennenswerten Positionen mit Lieferschein-Referenz
- Geräte: Eingesetzte Maschinen mit Vorhaltezeit, sofern deren Vergütung vereinbart ist
- Unterschriftenfelder: Auftragnehmer und Auftraggeber bzw. dessen bevollmächtigter Vertreter, jeweils mit Datum
Je konkreter die Leistungsbeschreibung, desto geringer die Angriffsfläche. Sammelbegriffe, gerundete Stundenblöcke ohne Zeitangaben und fehlende Ortsbezüge sind die drei häufigsten Prüfervorwürfe.
Die Unterschrift des Auftraggebers: was sie bedeutet – und was nicht
§ 15 VOB/B spricht von „bescheinigten“ Stundenlohnzetteln: Der Auftraggeber bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die aufgeführten Stunden, Materialien und Geräteeinsätze tatsächlich angefallen sind. Das ist im Streit um die Höhe der Forderung viel wert, denn über das „Ob“ der Leistung muss dann kaum noch diskutiert werden. Die Unterschrift heilt aber keine fehlende Beauftragung: Hat der Bauherr Stundenlohnarbeit nie vereinbart, hilft auch ein abgezeichneter Zettel nur begrenzt weiter. Achten Sie außerdem darauf, wer unterschreibt – ein Polier des Generalunternehmers oder ein Bauleiter ohne Vollmacht bindet den Auftraggeber unter Umständen nicht. Im Zweifel klären Sie zu Projektbeginn schriftlich, welche Personen Regieberichte bescheinigen dürfen. Verweigert der Auftraggeber die Unterschrift, notieren Sie das mit Datum und Grund auf dem Bericht und reichen ihn trotzdem fristgerecht ein – dann läuft die Sechs-Werktage-Frist für die Rückgabe mit Einwendungen.
Vergütung: was gilt, wenn kein Stundensatz vereinbart wurde
Idealerweise stehen die Verrechnungssätze für Geselle, Meister, Helfer, Maschinen und Materialzuschläge bereits im Vertrag oder in einer Regiepreisliste. Fehlt eine Vereinbarung, ist nach § 15 VOB/B die ortsübliche Vergütung maßgeblich beziehungsweise der nachgewiesene Aufwand mit angemessenen Zuschlägen. Genau hier entstehen zähe Diskussionen: Was „ortsüblich“ ist, sieht der Auftraggeber regelmäßig anders als der Betrieb. Die Konsequenz für die Praxis lautet, Stundensätze niemals der Auslegung zu überlassen – eine einseitige Regiepreisliste als Anlage zum Angebot kostet fünf Minuten und erspart im Ernstfall Gutachterkosten.
Typische Streitfälle und wie die Vorlage sie entschärft
Streit um die Erforderlichkeit der Stunden: Der Auftraggeber bescheinigt die Stunden, kürzt aber später mit dem Argument, der Aufwand sei überhöht gewesen. Dagegen hilft eine Leistungsbeschreibung, die den Schwierigkeitsgrad erkennen lässt (Bestandsleitungen, beengte Verhältnisse, Bauteilschutz), plus ergänzende Fotos im Bautagebuch.
Streit um die Anordnung: „Das habe ich nie beauftragt.“ Der Anordnungsvermerk mit Name und Datum im Berichtskopf verlagert die Diskussion von der Erinnerung auf das Papier.
Streit um verspätete Vorlage: Zettel, die gebündelt Wochen später auftauchen, laden zu Pauschalkürzungen ein. Der werktägliche oder wöchentliche Rhythmus aus § 15 Abs. 3 VOB/B ist deshalb keine Förmelei, sondern Ihr Schutz.
Streit um Doppelabrechnung: Der Auftraggeber wendet ein, die Regieleistung sei bereits über eine LV-Position vergütet. Ein sauberer Abgrenzungssatz im Bericht („nicht Bestandteil von Pos. 4.2.10“) nimmt diesem Einwand die Grundlage.
Regiebericht und Bautagebuch: doppelt hält besser
Der Regiebericht dient der Abrechnung, das Bautagebuch der lückenlosen Chronik – beide zusammen ergeben die Beweiskette. Tragen Sie Regiearbeiten deshalb zusätzlich als Kurzvermerk in den Tagesbericht ein: „Regiearbeit lt. Bericht Nr. 14, angeordnet durch Bauleiter M., 2 Mann, 6,5 Std.“ Fehlt später ein bescheinigter Zettel, stützt der Tagebucheintrag die Forderung; umgekehrt bestätigt der unterschriebene Regiebericht die Tagebuchangaben. Diese Verzahnung kostet pro Tag eine Minute und zahlt sich spätestens bei der Schlussrechnungsprüfung aus. Bewahren Sie beide Dokumentenarten gemeinsam in der Projektakte auf – digital gescannt und nach Berichtsnummern sortiert, damit sich jede Regieposition der Schlussrechnung in Sekunden bis zum unterschriebenen Ursprungsbeleg zurückverfolgen lässt. Prüfer honorieren nachvollziehbare Ablagen erfahrungsgemäß mit deutlich weniger Rückfragen und geringeren Kürzungen.
FAQ: Regiebericht und Stundenlohnabrechnung
Wie schnell muss der Auftraggeber Stundenlohnzettel zurückgeben?
Nach § 15 Abs. 3 VOB/B muss er bescheinigte Stundenlohnzettel unverzüglich zurückgeben, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang. Versäumt er diese Frist, gelten die Zettel als anerkannt. Voraussetzung ist, dass Sie den Zugang nachweisen können – dokumentieren Sie deshalb jede Übergabe.
Gilt die Anerkennungsfiktion auch ohne Unterschrift des Auftraggebers?
Die Fiktion knüpft an die fehlende fristgerechte Rückgabe an, nicht an die Unterschrift. Reichen Sie den Bericht nachweisbar ein und erhält der Auftraggeber ihn, ohne binnen sechs Werktagen Einwendungen zu erheben, gilt der Inhalt als anerkannt. Die vorherige Vereinbarung von Stundenlohnarbeit bleibt davon unberührt.
Wer darf den Regiebericht auf Auftraggeberseite unterschreiben?
Der Auftraggeber selbst oder eine von ihm bevollmächtigte Person, etwa ein bauleitender Architekt mit entsprechender Vollmacht. Ob Poliere oder Bauleiter eines Generalunternehmers zeichnungsbefugt sind, hängt vom Einzelfall ab – lassen Sie sich die berechtigten Personen zu Projektbeginn schriftlich benennen.
Was ist der Unterschied zwischen Regiebericht und Bautagebuch?
Das Bautagebuch protokolliert den gesamten Baufortschritt fortlaufend und dient als Chronik und Beweismittel. Der Regiebericht dokumentiert gezielt einzelne Stundenlohnarbeiten für die Abrechnung und wird vom Auftraggeber gegengezeichnet. Beide Dokumente ergänzen sich und sollten aufeinander verweisen.
In welchen Abständen muss ich Stundenlohnarbeiten abrechnen?
§ 15 VOB/B verlangt die Einreichung der Stundenlohnrechnungen alsbald nach Abschluss der Arbeiten, bei länger laufenden Regieleistungen längstens in Abständen von 4 Wochen. Zeitnahe Abrechnung erleichtert die Prüfung und verbessert nebenbei Ihre Liquidität.
Quellen
- § 15 VOB/B – Stundenlohnarbeiten: dejure.org – § 15 VOB/B
- § 12 VOB/B – Abnahme: dejure.org – § 12 VOB/B
Redaktionsstand: Juli 2026. Zur Auslegung der Fristen und Vergütungsregeln des § 15 VOB/B im konkreten Vertrag empfiehlt sich im Streitfall eine baurechtlich versierte anwaltliche Prüfung.