Prüffristen-Software für Werkzeuge, Geräte und Fahrzeuge
Jedes prüfpflichtige Gerät mit Prüfart, Intervall und Historie an einer Stelle. Das Portal rechnet die nächste Fälligkeit aus, zeigt sie als Ampel, erinnert per E-Mail und druckt ein QR-Etikett, das den Prüfstand direkt am Gerät sichtbar macht.
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Das Problem in der Praxis
Ein Betrieb mit fünf Leuten führt schnell sechzig prüfpflichtige Gegenstände: Leitern, Tritte, Bohrhämmer, Verlängerungskabel, Trennschleifer, Anschlagmittel, Feuerlöscher, Fahrzeuge, Absaugung, Messgeräte. Niemand weiß auswendig, welche Leiter im letzten Jahr geprüft wurde und welche im Transporter des Kollegen liegt.
Die üblichen Hilfsmittel halten nicht lange. Eine Excel-Liste ist nach einem halben Jahr veraltet, weil Geräte ausgetauscht werden und niemand die Zeile pflegt. Ein Kalender eintrag im Büro hilft dem Monteur auf dem Dach nicht, der wissen will, ob diese Leiter noch verwendet werden darf. Und die Plakette am Gerät sagt nichts darüber, was bei der letzten Prüfung bemerkt wurde.
Auffällig wird die Lücke im Ernstfall. Nach einem Unfall oder bei einer Begehung wird nach den Prüfaufzeichnungen gefragt: wann, von wem, mit welchem Ergebnis. Wer nur eine Liste mit Kreuzen zeigen kann, hat ein Problem. Gebraucht wird ein Ablauf, der die Prüfung dokumentiert, den Termin erinnert und am Gerät sichtbar macht, was gilt.
So funktioniert es im Portal
- 1
Geräte erfassen
Unter Betriebsmittel legen Sie jedes prüfpflichtige Gerät an: Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort. Die Kategorie — Leitern und Tritte, elektrische Betriebsmittel, Feuerlöscher, Anschlagmittel, Fahrzeuge und weitere — schlägt Prüfart und Intervall als Anhaltswert vor.
- 2
Letzte Prüfung eintragen
Sie tragen ein, wann das Gerät zuletzt geprüft wurde. Aus diesem Datum und dem Intervall berechnet das Portal die nächste Fälligkeit. Ist nichts bekannt, setzen Sie die nächste Prüfung selbst — etwa auf den nächsten Werkstatttermin.
- 3
Etikett drucken und ankleben
Je Gerät erzeugt das Portal ein QR-Etikett, einzeln oder als A4-Bogen für den Etikettendrucker. Der Scan öffnet eine öffentliche Seite mit Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzter und nächster Prüfung sowie Status. Weitere Betriebsdaten sind darüber nicht erreichbar.
- 4
Prüfung dokumentieren
Nach jeder Prüfung legen Sie einen Eintrag in der Historie an: Datum, Prüfer, Ergebnis, Bemerkung und auf Wunsch ein Foto, etwa vom Schaden oder von der angebrachten Plakette. Die nächste Fälligkeit rückt automatisch weiter.
- 5
Ampel im Blick behalten
Das Dashboard zeigt, wie viele Termine überfällig sind, wie viele in den nächsten 30 und 90 Tagen anstehen. Die Fristenübersicht listet alle Quellen zusammen: Betriebsmittel, Objektpflichten, Qualifikationen und Maßnahmen, sortiert nach Datum und filterbar nach Quelle.
- 6
Erinnerungen und Kalender nutzen
90, 30 und 7 Tage vor dem Termin geht eine E-Mail an die Adresse Ihres Kontos, mit Gerät, Termin und Grund. Jede Erinnerung wird je Termin nur einmal versendet. Zusätzlich exportieren Sie alle Fälligkeiten als ICS-Datei in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender.
- 7
Mängel weiterverfolgen
Fällt bei der Prüfung oder in einer Checkliste ein Mangel auf, entsteht daraus ein Eintrag in der Maßnahmenliste — mit Verantwortlichem, Frist und Status. So bleibt nicht nur der Termin dokumentiert, sondern auch die Abarbeitung.
Was die Geräteverwaltung leistet
- Betriebsmittel mit Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer und Standort
- Prüfart und Intervall je Gerät, Anhaltswert aus der Kategorie vorbelegt
- Nächste Fälligkeit wird nach jeder eingetragenen Prüfung neu berechnet
- Prüfhistorie mit Datum, Prüfer, Ergebnis, Bemerkung und Foto
- Ampel je Gerät: überfällig, bald fällig, in Ordnung
- Dashboard-Kacheln über alle Fälligkeiten des Betriebs
- E-Mail-Erinnerung 90, 30 und 7 Tage vor dem Termin
- QR-Etikett je Gerät als Einzeletikett oder A4-Bogen
- Öffentliche Statusseite je Etikett — ohne Anmeldung lesbar, nur Prüfdaten
- Zuordnung zu Baustelle, Fahrzeug oder Lagerort
- Checklisten je Gerät, etwa Leiter-Check oder Fahrzeug-Check
- Kalenderexport aller Termine als ICS-Datei
- Geräteliste je Baustelle als PDF, auch im ZIP-Paket des Projekts
| Gerät | Prüfart | Nächste Prüfung | Status |
|---|---|---|---|
| Leiter Alu 3-teilig | Sichtprüfung | 01.09.2026 | überfällig |
| Bohrhammer | DGUV Vorschrift 3 | 05.10.2026 | in 30 Tagen |
| Feuerlöscher Werkstatt | Wiederkehrende Prüfung | 12.03.2028 | in Ordnung |
Etikett am Gerät
Bohrhammer
INV-0042 · Werkstatt
Nächste Prüfung: 30.09.2026
Beispielhafte Darstellung. Der Scan zeigt Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzte und nächste Prüfung sowie den Status — keine weiteren Betriebsdaten.
Rechtlicher Rahmen
Grundlage ist die Betriebssicherheitsverordnung. § 3 BetrSichV verlangt die Gefährdungsbeurteilung für die Verwendung von Arbeitsmitteln; nach § 3 Abs. 6 BetrSichV werden Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen in diesem Rahmen ermittelt und festgelegt. Die Fristen entstehen also im Betrieb — Software kann sie verwalten, nicht bestimmen.
§ 14 BetrSichV regelt die Prüfung von Arbeitsmitteln und die Aufzeichnung der Ergebnisse. Prüfungen sind von zur Prüfung befähigten Personen durchzuführen, die Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, und nach § 14 Abs. 7 BetrSichV ist die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich zulässig. Welche Kenntnisse eine befähigte Person mitbringen muss, beschreibt TRBS 1203; TRBS 1201 behandelt Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen.
Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gilt zusätzlich die DGUV Vorschrift 3. Die dort in den Durchführungsanweisungen genannten Prüffristen sind in der Praxis Richtwerte — häufig jährlich für Geräte auf Baustellen, länger für stationäre Geräte in trockenen Räumen. Abweichungen sind möglich, wenn die Gefährdungsbeurteilung sie begründet. Die Intervall-Vorschläge im Portal sind entsprechend als Anhaltswerte gekennzeichnet.
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Welche Geräte geprüft werden müssen und woher die Fristen kommen.
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Aufbau der Aufzeichnung für elektrische Betriebsmittel.
- Prüfplakette am Gerät
Was auf die Plakette gehört und was sie nicht leistet.
- Befähigte Person
Anforderungen nach TRBS 1203 und die Beauftragung im Betrieb.
Passt dazu
Grenzen
Die vorgeschlagenen Intervalle sind Anhaltswerte und keine Festlegung für Ihren Betrieb. Das Portal führt die Termine und Aufzeichnungen; die Prüfung selbst führt eine befähigte Person durch, und die Auswahl dieser Person bleibt Ihre Aufgabe.
Häufige Fragen
Wer legt die Prüffristen fest?
Der Arbeitgeber. Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV sind Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln und festzulegen. Die Intervalle, die das Portal je Kategorie vorschlägt, sind deshalb Anhaltswerte aus der Praxis — verbindlich ist Ihre Gefährdungsbeurteilung und, wo einschlägig, die Vorgabe Ihres Unfallversicherungsträgers.
Welche Fristen gelten für elektrische Geräte?
Die DGUV Vorschrift 3 verlangt die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel auf ordnungsgemäßen Zustand und nennt in ihren Durchführungsanweisungen Richtwerte für Prüffristen, die in der Praxis verbreitet als Orientierung dienen. Von diesen Richtwerten darf abgewichen werden, wenn die Gefährdungsbeurteilung das begründet — Baustellengeräte werden zum Beispiel häufiger geprüft als Bürogeräte.
Muss die Prüfung dokumentiert werden?
Für prüfpflichtige Arbeitsmittel verlangt § 14 BetrSichV Aufzeichnungen über das Ergebnis der Prüfungen; sie sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren und dürfen nach § 14 Abs. 7 BetrSichV auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Prüfhistorie im Portal ist genau dafür gedacht: Datum, Prüfer, Ergebnis und Bemerkung je Prüfung, dauerhaft abrufbar.
Wer darf prüfen?
Prüfungen nach BetrSichV sind von zur Prüfung befähigten Personen durchzuführen; welche Kenntnisse dafür nötig sind, beschreibt TRBS 1203. Für Arbeitsmittel mit besonderen Gefährdungen enthält Anhang 3 BetrSichV eigene Vorgaben. Das Portal hält fest, wer geprüft hat — die Auswahl und Beauftragung der befähigten Person bleibt Aufgabe des Betriebs.
Was zeigt der QR-Code am Gerät?
Nur die Prüfdaten dieses Betriebsmittels: Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzte und nächste Prüfung sowie Status. Die Seite ist ohne Anmeldung lesbar, damit ein Monteur oder Prüfer sie direkt scannen kann; Zugriff auf Ihr Konto, Ihre Dokumente oder weitere Geräte besteht darüber nicht. Die Plakette am Gerät ersetzt der QR-Code nicht.
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