Prüffristen-Software für Werkzeuge, Geräte und Fahrzeuge
Jedes prüfpflichtige Gerät mit Prüfart, Intervall und Historie an einer Stelle. Das Portal rechnet die nächste Fälligkeit aus, zeigt sie als Ampel, erinnert per E-Mail und druckt ein QR-Etikett, das den Prüfstand direkt am Gerät sichtbar macht.
9,90 €/Monat oder 89 €/Jahr inkl. MwSt. · nach der Erstlaufzeit mit einem Monat Frist kündbar
Das Problem in der Praxis
Ein Betrieb mit fünf Leuten führt schnell sechzig prüfpflichtige Gegenstände: Leitern, Tritte, Bohrhämmer, Verlängerungskabel, Trennschleifer, Anschlagmittel, Feuerlöscher, Fahrzeuge, Absaugung, Messgeräte. Niemand weiß auswendig, welche Leiter im letzten Jahr geprüft wurde und welche im Transporter des Kollegen liegt.
Die üblichen Hilfsmittel halten nicht lange. Eine Excel-Liste ist nach einem halben Jahr veraltet, weil Geräte ausgetauscht werden und niemand die Zeile pflegt. Ein Kalender eintrag im Büro hilft dem Monteur auf dem Dach nicht, der wissen will, ob diese Leiter noch verwendet werden darf. Und die Plakette am Gerät sagt nichts darüber, was bei der letzten Prüfung bemerkt wurde.
Auffällig wird die Lücke im Ernstfall. Nach einem Unfall oder bei einer Begehung wird nach den Prüfaufzeichnungen gefragt: wann, von wem, mit welchem Ergebnis. Wer nur eine Liste mit Kreuzen zeigen kann, hat ein Problem. Gebraucht wird ein Ablauf, der die Prüfung dokumentiert, den Termin erinnert und am Gerät sichtbar macht, was gilt.
So funktioniert es im Portal
- 1
Geräte erfassen
Unter Betriebsmittel legen Sie jedes prüfpflichtige Gerät an: Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort. Die Kategorie — Leitern und Tritte, elektrische Betriebsmittel, Feuerlöscher, Anschlagmittel, Fahrzeuge und weitere — schlägt Prüfart und Intervall als Anhaltswert vor.
- 2
Letzte Prüfung eintragen
Sie tragen ein, wann das Gerät zuletzt geprüft wurde. Aus diesem Datum und dem Intervall berechnet das Portal die nächste Fälligkeit. Ist nichts bekannt, setzen Sie die nächste Prüfung selbst — etwa auf den nächsten Werkstatttermin.
- 3
Etikett drucken und ankleben
Je Gerät erzeugt das Portal ein QR-Etikett, einzeln oder als A4-Bogen für den Etikettendrucker. Der Scan öffnet eine öffentliche Seite mit Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzter und nächster Prüfung sowie Status. Weitere Betriebsdaten sind darüber nicht erreichbar.
- 4
Prüfung dokumentieren
Nach jeder Prüfung legen Sie einen Eintrag in der Historie an: Datum, Prüfer, Ergebnis, Bemerkung und auf Wunsch ein Foto, etwa vom Schaden oder von der angebrachten Plakette. Die nächste Fälligkeit rückt automatisch weiter.
- 5
Ampel im Blick behalten
Das Dashboard zeigt, wie viele Termine überfällig sind, wie viele in den nächsten 30 und 90 Tagen anstehen. Die Fristenübersicht listet alle Quellen zusammen: Betriebsmittel, Objektpflichten, Qualifikationen und Maßnahmen, sortiert nach Datum und filterbar nach Quelle.
- 6
Erinnerungen und Kalender nutzen
90, 30 und 7 Tage vor dem Termin geht eine E-Mail an die Adresse Ihres Kontos, mit Gerät, Termin und Grund. Jede Erinnerung wird je Termin nur einmal versendet. Zusätzlich exportieren Sie alle Fälligkeiten als ICS-Datei in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender.
- 7
Mängel weiterverfolgen
Fällt bei der Prüfung oder in einer Checkliste ein Mangel auf, entsteht daraus ein Eintrag in der Maßnahmenliste — mit Verantwortlichem, Frist und Status. So bleibt nicht nur der Termin dokumentiert, sondern auch die Abarbeitung.
Was die Geräteverwaltung leistet
- Betriebsmittel mit Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer und Standort
- Prüfart und Intervall je Gerät, Anhaltswert aus der Kategorie vorbelegt
- Nächste Fälligkeit wird nach jeder eingetragenen Prüfung neu berechnet
- Prüfhistorie mit Datum, Prüfer, Ergebnis, Bemerkung und Foto
- Ampel je Gerät: überfällig, bald fällig, in Ordnung
- Dashboard-Kacheln über alle Fälligkeiten des Betriebs
- E-Mail-Erinnerung 90, 30 und 7 Tage vor dem Termin
- QR-Etikett je Gerät als Einzeletikett oder A4-Bogen
- Öffentliche Statusseite je Etikett — ohne Anmeldung lesbar, nur Prüfdaten
- Zuordnung zu Baustelle, Fahrzeug oder Lagerort
- Checklisten je Gerät, etwa Leiter-Check oder Fahrzeug-Check
- Kalenderexport aller Termine als ICS-Datei
- Geräteliste je Baustelle als PDF, auch im ZIP-Paket des Projekts
| Gerät | Prüfart | Nächste Prüfung | Status |
|---|---|---|---|
| Leiter Alu 3-teilig | Sichtprüfung | 01.09.2026 | überfällig |
| Bohrhammer | DGUV Vorschrift 3 | 05.10.2026 | in 30 Tagen |
| Feuerlöscher Werkstatt | Wiederkehrende Prüfung | 12.03.2028 | in Ordnung |
Etikett am Gerät
Bohrhammer
INV-0042 · Werkstatt
Nächste Prüfung: 30.09.2026
Beispielhafte Darstellung. Der Scan zeigt Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzte und nächste Prüfung sowie den Status — keine weiteren Betriebsdaten.
Rechtlicher Rahmen
Grundlage ist die Betriebssicherheitsverordnung. § 3 BetrSichV verlangt die Gefährdungsbeurteilung für die Verwendung von Arbeitsmitteln; nach § 3 Abs. 6 BetrSichV werden Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen in diesem Rahmen ermittelt und festgelegt. Die Fristen entstehen also im Betrieb — Software kann sie verwalten, nicht bestimmen.
§ 14 BetrSichV regelt die Prüfung von Arbeitsmitteln und die Aufzeichnung der Ergebnisse. Prüfungen sind von zur Prüfung befähigten Personen durchzuführen, die Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, und nach § 14 Abs. 7 BetrSichV ist die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich zulässig. Welche Kenntnisse eine befähigte Person mitbringen muss, beschreibt TRBS 1203; TRBS 1201 behandelt Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen.
Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gilt zusätzlich die DGUV Vorschrift 3. Die Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 nennen in Tabelle 1B für ortsveränderliche Betriebsmittel einen Richtwert von 6 Monaten, auf Baustellen von 3 Monaten; als Maximalwert ein Jahr auf Baustellen und in Werkstätten, zwei Jahre in Büros. Abweichungen sind möglich, wenn die Gefährdungsbeurteilung sie begründet. Die Intervall-Vorschläge im Portal sind entsprechend als Anhaltswerte gekennzeichnet.
Prüffristen für Leitern, Elektrogeräte und Maschinen digital verwalten: Was gilt und was ein Werkzeug leisten muss
Die Fristen legt Ihr Betrieb in der Gefährdungsbeurteilung fest; ein digitales Werkzeug führt Termine, Erinnerungen und Prüfaufzeichnungen.
Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV ermittelt der Arbeitgeber Art und Umfang erforderlicher Prüfungen sowie die Fristen wiederkehrender Prüfungen und legt sie so fest, dass die Arbeitsmittel bis zur nächsten festgelegten Prüfung sicher verwendet werden können. Das Ergebnis jeder Prüfung wird nach § 14 Abs. 7 BetrSichV aufgezeichnet: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Die Aufzeichnungen dürfen elektronisch aufbewahrt werden; wird ein Arbeitsmittel an wechselnden Betriebsorten verwendet, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen.
| Arbeitsmittel | Rechtsgrundlage der Prüfpflicht | Wer legt die Frist fest | Richtwert oder Orientierung | Was die Dokumentation enthält (Empfehlung; Pflicht nur, wo eine Fundstelle genannt ist) |
|---|---|---|---|---|
| Leitern und Tritte | § 14 Abs. 2 BetrSichV; DGUV Information 208-016, Abschnitt 6 | Der Arbeitgeber, nach den Betriebsverhältnissen: Nutzungshäufigkeit, Beanspruchung, Häufigkeit und Schwere früherer Mängel | DGUV Information 208-016 empfiehlt eine mindestens jährliche Prüfung (Sicht- und Funktionsprüfung). Zusätzlich kontrolliert der Benutzer die Leiter vor jeder Verwendung. | Empfehlung nach der Checkliste in DGUV Information 208-016, Anhang 2: Nummer der Leiter, Prüfdatum, Prüfer, Kontrollergebnis, festgestellte Mängel, nächste Prüfung (Monat/Jahr) |
| Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, etwa Bohrhammer, Verlängerungsleitung, Leitungsroller | § 5 Abs. 1 DGUV Vorschrift 3; § 14 Abs. 2 BetrSichV | Der Unternehmer. Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel, mit denen gerechnet werden muss, rechtzeitig festgestellt werden (§ 5 Abs. 1 DGUV Vorschrift 3). | Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3, Tabelle 1B: Richtwert 6 Monate, auf Baustellen 3 Monate. Beträgt die Fehlerquote höchstens 2 %, kann die Prüffrist als ausreichend angesehen werden. Maximalwerte: ein Jahr auf Baustellen, in Fertigungsstätten und Werkstätten, zwei Jahre in Büros. Prüfer laut Tabelle 1B: Elektrofachkraft, bei Verwendung geeigneter Mess- und Prüfgeräte auch elektrotechnisch unterwiesene Person. | Empfehlung: Gerät mit Inventarnummer und Einsatzbereich (Baustelle, Werkstatt, Büro), Prüfdatum, Prüfer, Ergebnis, Mängel. Die Fehlerquote je Bereich ist nach den Durchführungsanweisungen zu § 5 DGUV Vorschrift 3 das Maß dafür, ob die Prüffrist ausreichend bemessen ist. |
| Maschinen und sonstige Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind | § 14 Abs. 1 bis 3 BetrSichV: Prüfung nach Montage, wiederkehrend, nach prüfpflichtigen Änderungen und nach außergewöhnlichen Ereignissen | Der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 6 BetrSichV. Für Krane und die weiteren in Anhang 3 BetrSichV genannten Arbeitsmittel dürfen die dort genannten Prüffristen nicht überschritten werden. | Nach Gefährdungsbeurteilung, unter Einbeziehung der Gebrauchs- und Betriebsanleitung des Herstellers | Pflicht nach § 14 Abs. 7 BetrSichV: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis, Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person; bei Verwendung an unterschiedlichen Betriebsorten Nachweis über die letzte Prüfung am Einsatzort |
Ein Werkzeug sollte deshalb drei Dinge können: die nächste Fälligkeit aus Ihrer festgelegten Frist berechnen, rechtzeitig vor dem Termin erinnern und die letzte Prüfung dort zeigen, wo das Gerät gerade eingesetzt wird. Die Frist selbst trägt Ihr Betrieb ein; ein vorgeschlagener Wert ersetzt die Gefährdungsbeurteilung nicht.
Vorlage oder Portal: Bei wenigen Geräten, die Sie selbst in einer Liste pflegen, genügt eine Vorlage im Einmalkauf, etwa die Wartungsplan Vorlage als Excel und PDF für 9 € oder sechs Prüfprotokolle für 19 €, jeweils inkl. MwSt. Bei vielen Geräten an wechselnden Einsatzorten übernimmt das Portal für 9,90 € pro Monat oder 89 € pro Jahr inkl. MwSt. die Fälligkeitsberechnung, E-Mail-Erinnerungen 90, 30 und 7 Tage vorher und das QR-Etikett am Gerät. Für Prüfpflichten an Gebäuden statt an Geräten nutzen Sie den kostenlosen Prüfpflichten-Finder.
Quellen, abgerufen am 13.10.2026: BetrSichV §§ 3, 14 und Anhang 3 (gesetze-im-internet.de); DGUV Vorschrift 3, § 5, und Durchführungsanweisungen, Tabelle 1B; DGUV Information 203-071, Kapitel 7; DGUV Information 208-016, Abschnitt 6 (publikationen.dguv.de).
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Anlagen und Geräte mit Intervall, letzter und nächster Wartung als Formular zum Ausfüllen — für Betriebe, die ihre Liste weiter auf Papier führen möchten.
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Protokolle für Leitern, Elektrogeräte und weitere Prüfungen mit den Feldern, die in eine Aufzeichnung gehören: Datum, Prüfer, Ergebnis, Mängel.
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Aufbau der Aufzeichnung für elektrische Betriebsmittel.
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Was auf die Plakette gehört und was sie nicht leistet.
- Befähigte Person
Anforderungen nach TRBS 1203 und die Beauftragung im Betrieb.
Passt dazu
Grenzen
Die vorgeschlagenen Intervalle sind Anhaltswerte und keine Festlegung für Ihren Betrieb. Das Portal führt die Termine und Aufzeichnungen; die Prüfung selbst führt eine befähigte Person durch, und die Auswahl dieser Person bleibt Ihre Aufgabe.
Häufige Fragen
Wer legt die Prüffristen fest?
Der Arbeitgeber. Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV sind Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln und festzulegen. Die Intervalle, die das Portal je Kategorie vorschlägt, sind deshalb Anhaltswerte aus der Praxis — verbindlich ist Ihre Gefährdungsbeurteilung und, wo einschlägig, die Vorgabe Ihres Unfallversicherungsträgers.
Wie oft müssen Leitern, Elektrogeräte und Maschinen geprüft werden?
Eine einheitliche Frist für alle Arbeitsmittel gibt es nicht: Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV legt der Arbeitgeber die Fristen in der Gefährdungsbeurteilung fest. Zur Orientierung empfiehlt die DGUV Information 208-016 für Leitern und Tritte eine mindestens jährliche Prüfung, und die Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 nennen in Tabelle 1B für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel einen Richtwert von 6 Monaten, auf Baustellen von 3 Monaten. Für Maschinen richtet sich die Frist nach Ihrer Gefährdungsbeurteilung und den Herstellerangaben; für Krane und die weiteren in Anhang 3 BetrSichV genannten Arbeitsmittel gelten dort festgelegte Prüffristen, die nicht überschritten werden dürfen.
Welche Fristen gelten für elektrische Geräte?
Die DGUV Vorschrift 3 verlangt die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel auf ordnungsgemäßen Zustand und nennt in ihren Durchführungsanweisungen Richtwerte für Prüffristen, die in der Praxis verbreitet als Orientierung dienen. Von diesen Richtwerten darf abgewichen werden, wenn die Gefährdungsbeurteilung das begründet — Baustellengeräte werden zum Beispiel häufiger geprüft als Bürogeräte.
Muss die Prüfung dokumentiert werden?
Für prüfpflichtige Arbeitsmittel verlangt § 14 BetrSichV Aufzeichnungen über das Ergebnis der Prüfungen; sie sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren und dürfen nach § 14 Abs. 7 BetrSichV auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Prüfhistorie im Portal ist genau dafür gedacht: Datum, Prüfer, Ergebnis und Bemerkung je Prüfung, dauerhaft abrufbar.
Wer darf prüfen?
Prüfungen nach BetrSichV sind von zur Prüfung befähigten Personen durchzuführen; welche Kenntnisse dafür nötig sind, beschreibt TRBS 1203. Für Arbeitsmittel mit besonderen Gefährdungen enthält Anhang 3 BetrSichV eigene Vorgaben. Das Portal hält fest, wer geprüft hat — die Auswahl und Beauftragung der befähigten Person bleibt Aufgabe des Betriebs.
Was zeigt der QR-Code am Gerät?
Nur die Prüfdaten dieses Betriebsmittels: Bezeichnung, Kategorie, Inventarnummer, Standort, letzte und nächste Prüfung sowie Status. Die Seite ist ohne Anmeldung lesbar, damit ein Monteur oder Prüfer sie direkt scannen kann; Zugriff auf Ihr Konto, Ihre Dokumente oder weitere Geräte besteht darüber nicht. Die Plakette am Gerät ersetzt der QR-Code nicht.
Geräteliste einmal sauber aufsetzen
Geräte erfassen, letzte Prüfungen eintragen, Etiketten drucken — danach erinnert das Portal von selbst. Sieben Tage kostenlos. Danach mit der Laufzeit nach Abo-Modell, anschließend mit einem Monat Frist kündbar.
Sieben Tage kostenlos testen. Danach 9,90 € inkl. MwSt. pro Monat oder 89 € inkl. MwSt. pro Jahr, wenn Sie nicht vorher kündigen.