Dokumente online erstellen: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Betriebsanweisung und Protokolle
Sieben geführte Formulare statt leerer Textdateien: ausfüllen, Fotos anhängen, auf dem Display unterschreiben, PDF ablegen. Alles hängt an der Baustelle und lässt sich als ZIP-Paket herausgeben.
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Das Problem in der Praxis
Wer Arbeitsschutz mit Textverarbeitung erledigt, kämpft mit zwei Dingen: der leeren Seite und der Ablage. Die leere Seite kostet Zeit, weil bei jedem Dokument neu überlegt wird, welche Angaben hineingehören. Die Ablage kostet Nerven, weil am Ende drei Fassungen mit ähnlichen Dateinamen in verschiedenen Ordnern liegen.
Unterschriften machen es schlimmer. Das Protokoll wird ausgedruckt, unterschrieben, abfotografiert, per Mail geschickt und irgendwo abgelegt. Beim Abnahmeprotokoll hängt daran Geld: Wer den Zustand bei der Abnahme nicht belegen kann, streitet später über Mängel, die vorher oder nachher entstanden sein können.
Und dann fragt der Auftraggeber die Unterlagen zur Baustelle ab. Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise, Tagesberichte, Abnahmeprotokoll — alles zusammen, möglichst heute. Gebraucht wird ein Ort, an dem die Dokumente entstehen, unterschrieben werden und gebündelt herauskommen.
Diese sieben Dokumenttypen sind enthalten
- Gefährdungsbeurteilung
- Unterweisung mit Teilnehmerliste
- Betriebsanweisung
- Bautagebuch / Tagesbericht
- Baustellenprotokoll
- Abnahmeprotokoll
- Wartungsplan
Jeder Typ hat eigene Felder, eigene Wiederholgruppen und eigene Unterschriftsfelder. Fotos sind überall möglich, die PDF-Ausgabe ist für alle Typen einheitlich aufgebaut.
So funktioniert es im Portal
- 1
Typ wählen
Unter Dokumente legen Sie ein neues Dokument an und wählen den Typ: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Betriebsanweisung, Bautagebuch, Baustellenprotokoll, Abnahmeprotokoll oder Wartungsplan. Jeder Typ bringt eigene Felder mit, es gibt kein leeres Textfeld.
- 2
Kopfdaten ausfüllen
Titel, Datum und Baustelle stehen am Anfang. Die Firmenangaben zieht das Portal aus Ihrem Profil, sodass sie im PDF-Kopf erscheinen, ohne dass Sie sie jedes Mal eintragen.
- 3
Inhalt erfassen
Die Formulare arbeiten mit vorgegebenen Feldern und Wiederholgruppen: Gefährdungen mit Maßnahmen, Teilnehmer mit Unterschrift, Positionen mit Zustand, Nachunternehmer mit Tätigkeit, Mängel mit Frist. Zu jedem Punkt lassen sich Fotos hochladen.
- 4
Unterschreiben
Je Typ sind die passenden Unterschriftsfelder vorgesehen: Bauleiter beim Bautagebuch, Auftragnehmer und Auftraggeber beim Abnahmeprotokoll, Protokollführer beim Baustellenprotokoll, Unterweisender und jeder Teilnehmer bei der Unterweisung. Unterschrieben wird mit dem Finger auf dem Display; ohne Unterschrift bleibt im PDF die Linie stehen.
- 5
Wiedervorlage setzen
Bei Dokumenten, die fortzuschreiben sind, hinterlegen Sie einen Termin für die nächste Fassung — etwa die jährliche Unterweisung oder die Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung. Der Termin erscheint in der Fristenübersicht.
- 6
Maßnahmen weiterführen
In der Gefährdungsbeurteilung überträgt eine Schaltfläche die festgelegten Maßnahmen in die Maßnahmenliste. Dort erhalten sie Verantwortlichen, Frist und Status — die Beurteilung endet damit nicht im Ordner.
- 7
PDF und ZIP ausgeben
Jedes Dokument wird als A4-PDF erzeugt: Firmenkopf mit Logo, alle Felder, Fotos mit Bildunterschrift, Unterschriftsbilder, Seitenzahlen. Auf der Projektseite packt das Portal auf Wunsch alle Dokumente der Baustelle in ein ZIP mit Inhaltsübersicht.
Funktionen im Überblick
- Sieben Dokumenttypen als geführte Formulare, Feld für Feld erklärt
- Laufendes Speichern während der Eingabe, kein Speichern-Knopf nötig
- Zuordnung zu einer Baustelle, damit alles im Projektordner landet
- Wiederholgruppen für Positionen, Teilnehmer, Nachunternehmer oder Mängel
- Fotos je Dokument und je Position, direkt aus der Kamera
- Unterschrift auf dem Display: Bauleiter, Auftragnehmer, Auftraggeber, Protokollführer
- Unterweisung: Unterschrift des Unterweisenden und jedes Teilnehmers
- Teilnehmer per Mehrfachauswahl aus der Mitarbeiterliste, freier Name bleibt möglich
- Wiedervorlage je Dokument mit Termin für die nächste Fassung
- PDF je Dokument mit Firmenkopf, Logo, Fotos und Unterschriftsbildern
- ZIP-Paket je Baustelle mit allen PDFs und einer Inhaltsübersicht
- Maßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung in die Maßnahmenliste übernehmen
- Mehrere Dokumente pro Tag und Typ möglich
| Datum | Typ | Titel | Unterschrift |
|---|---|---|---|
| 18.09.2026 | Bautagebuch | Tagesbericht | Bauleiter |
| 15.09.2026 | Unterweisung | Absturzsicherung | 5 Teilnehmer |
| 02.09.2026 | Gefährdungsbeurteilung | Dacharbeiten | — |
| 29.08.2026 | Abnahmeprotokoll | Teilabnahme Dach | beide Seiten |
Rechtlicher Rahmen
Gefährdungsbeurteilung: § 5 ArbSchG verlangt, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen zu beurteilen und die erforderlichen Maßnahmen zu ermitteln. § 6 ArbSchG verlangt die Dokumentation des Ergebnisses, der festgelegten Maßnahmen und des Ergebnisses ihrer Überprüfung. Die Beurteilung ist fortzuschreiben, wenn sich Tätigkeiten, Arbeitsmittel oder Verhältnisse ändern.
Unterweisung: § 12 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln und erforderlichenfalls in regelmäßigen Abständen; § 4 DGUV Vorschrift 1 nennt als Wiederholung mindestens einmal jährlich, bei Jugendlichen halbjährlich. Der Nachweis mit Datum, Thema, Inhalt und Teilnehmern ist in der Praxis die übliche Form der Dokumentation.
Betriebsanweisung: Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 Abs. 1 GefStoffV eine schriftliche Betriebsanweisung, die die auftretenden Gefahren sowie die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln enthält; für Arbeitsmittel ergeben sich Betriebsanweisungen aus § 12 BetrSichV in Verbindung mit der Gefährdungsbeurteilung. Für das Bautagebuch besteht keine gesetzliche Pflicht — es wird vertraglich gefordert und dient der Beweissicherung, insbesondere bei Behinderungen nach § 6 VOB/B.
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Baustellen-Doku-Kit ansehenVerwandte Ratgeber
- Gefährdungsbeurteilung online
Beurteilung erstellen, fortschreiben und Maßnahmen weiterverfolgen.
- Unterweisung digital dokumentieren
Teilnehmerliste, Themen, Unterschrift und Wiedervorlage.
- Betriebsanweisung erstellen
Aufbau nach GefStoffV und BetrSichV mit Pflichtangaben.
- Abnahmeprotokoll
Was bei der Abnahme festzuhalten ist und warum es zählt.
Grenzen
Die Formulare sind vorgegeben und nicht frei gestaltbar; eigene Dokumenttypen lassen sich nicht anlegen. Die Unterschrift auf dem Display ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Ob Ihre Nachweise inhaltlich ausreichen, beurteilen Sie selbst oder mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Häufige Fragen
Welche Dokumente kann ich im Portal erstellen?
Sieben Typen: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung mit Teilnehmerliste, Betriebsanweisung, Bautagebuch beziehungsweise Tagesbericht, Baustellenprotokoll, Abnahmeprotokoll und Wartungsplan. Alle sind als geführte Formulare umgesetzt, nicht als freie Textdateien — die Felder geben vor, was hineingehört.
Muss die Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden?
Ja. § 5 ArbSchG verlangt die Beurteilung der Arbeitsbedingungen, § 6 ArbSchG die Dokumentation: das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Die Pflicht zur Dokumentation gilt unabhängig von der Betriebsgröße; Erleichterungen bei der Form für kleine Betriebe ändern nichts daran, dass die Unterlagen vorliegen müssen.
Ist die Unterschrift auf dem Display gültig?
Für den Nachweis einer Unterweisung oder die Bestätigung eines Protokolls ist eine handschriftliche Unterschrift auf dem Bildschirm in der Praxis verbreitet: Sie belegt die Teilnahme und wird zusammen mit Name und Zeitstempel im PDF gespeichert. Für Erklärungen, die von Gesetz oder Vertrag ausdrücklich Schriftform oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangen, ist sie nicht ausreichend — das betrifft etwa bestimmte vertragliche Erklärungen, nicht den Unterweisungsnachweis.
Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren?
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und wird nicht für alle Unterlagen einheitlich vorgegeben. In der Praxis gilt als Anhaltswert: Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung so lange, wie die Tätigkeit ausgeübt wird und darüber hinaus für Rückfragen; Unterweisungsnachweise mehrere Jahre; bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen sind längere Fristen einschlägig. Im Portal bleiben die Dokumente verfügbar, solange Ihr Zugang besteht; laden Sie die ZIP-Pakete zusätzlich in Ihre eigene Ablage.
Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich kündige?
Laden Sie vor dem Ende des Zugangs die PDFs beziehungsweise die ZIP-Pakete Ihrer Baustellen herunter — dann liegen alle Nachweise als Dateien bei Ihnen. Das Abo ist monatlich kündbar; ein Export in einem proprietären Format, das Sie ohne das Portal nicht lesen können, gibt es nicht.
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