Nachunternehmer-Nachweise digital verwalten
Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und weitere Nachweise je Nachunternehmer mit Ampel und Prüfdatum führen, die EIBE-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern verlinken und Fristen im Dashboard sowie per Erinnerungsmail im Blick behalten.
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Das Problem in der Praxis
Wer Nachunternehmer beauftragt, trägt eigene Pflichten: Fehlt die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, muss ein Steuerabzug einbehalten werden; fehlt die Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse, droht eine Haftung nach § 28e SGB IV bis zu 275.000 Euro je Bauwerk. Solche Nachweise werden oft einmalig bei Vertragsschluss angefordert — und laufen dann unbemerkt ab.
Selbst eine vorliegende Bescheinigung ist nicht automatisch gültig: Ob eine Freistellungsbescheinigung noch Bestand hat, lässt sich verlässlich nur über die Einzelabfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern klären. Wer diesen Schritt vergisst oder das Ergebnis nicht dokumentiert, kann sich später nicht darauf berufen.
Ohne eine zentrale Liste verteilen sich diese Nachweise auf Ordner, E-Mail-Postfächer und einzelne Bauakten — und niemand hat auf einen Blick den Überblick, welcher Nachunternehmer aktuell einen abgelaufenen Nachweis hat.
So funktioniert es im Portal
- 1
Nachunternehmer anlegen
Firma, Gewerk, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Anschrift, Steuernummer und Bundesland eintragen. Bestehende Listen lassen sich auch über den CSV-Import unter /portal/import in einem Schritt übernehmen.
- 2
Nachweise hinterlegen
Je Nachunternehmer werden die relevanten Nachweise erfasst — von der Freistellungsbescheinigung über Unbedenklichkeitsbescheinigungen bis zur Betriebshaftpflicht. Datei hochladen, Gültig-bis-Datum und Prüfdatum eintragen.
- 3
Freistellungsbescheinigung prüfen
Bei der Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG zeigt das Portal eine Hinweisbox mit Link zur Einzelabfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Ergebnis und Abfragedatum tragen Sie in die dafür vorgesehenen Felder ein.
- 4
Überblick über die Ampel
Die Liste zeigt jeden Nachunternehmer mit dem frühesten Ablaufdatum seiner Nachweise als Ampel. So sehen Sie auf einen Blick, wo eine Verlängerung ansteht, bevor ein Nachweis abläuft.
- 5
Fristen im Blick behalten
Ablaufende Nachweise erscheinen im Ampel-Dashboard des Portals und werden per Erinnerungsmail 30 und 7 Tage vor Fälligkeit angekündigt.
- 6
Matrix ziehen und weiterverwenden
Die Matrix-PDF „Nachunternehmer-Nachweise“ zeigt alle Firmen und Nachweistypen mit Gültig-bis-Datum und Ampelfarbe auf einen Blick — zum Ablegen oder zur internen Übersicht. Im Bautagebuch und im Mängel-Modul wählen Sie den Nachunternehmer direkt aus der Liste.
Funktionen im Überblick
- Liste der Nachunternehmer mit Ampel nach dem frühesten Ablaufdatum ihrer Nachweise
- Stammdaten je Nachunternehmer: Firma, Gewerk, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Anschrift, Steuernummer, Bundesland, Bemerkung, aktiv/inaktiv
- Detailansicht mit vollständiger Nachweisliste je Nachunternehmer
- Upload der Nachweisdatei je Eintrag, Feld für das Prüfdatum
- 11 Nachweistypen: Freistellungsbescheinigung § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse, Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung BG, Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAU, Bescheinigung in Steuersachen, Nachweis § 13b UStG (USt 1 TG), Betriebshaftpflicht, Präqualifikation (PQ-VOB), Nachunternehmererklärung, Gewerbeanmeldung/Handwerksrolle, Sonstiges
- Hinweisbox bei der Freistellungsbescheinigung mit Link zur Einzelabfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern und eigenem Feld „EIBE-Abfrage am / Ergebnis“
- Matrix-PDF „Nachunternehmer-Nachweise“: Zeilen je Firma, Spalten je Nachweistyp, Zellen mit Gültig-bis-Datum und Ampelfarbe
- Fristen aus den Nachunternehmer-Nachweisen im Ampel-Dashboard des Portals
- Erinnerungsmail 30 und 7 Tage vor Ablauf eines Nachweises
- Auswahl aus der Nachunternehmer-Liste im Bautagebuch-Formular (Abschnitt Nachunternehmer)
- Auswahl aus der Nachunternehmer-Liste als Verantwortlicher im Mängel-Modul
- CSV-Import von Nachunternehmer-Stammdaten unter /portal/import, für den Umstieg aus Excel oder Papier
| Firma | Gewerk | Frühester Ablauf | Status |
|---|---|---|---|
| Rohbau Beispiel GmbH | Rohbau | 12.11.2026 | gültig |
| Dach Muster KG | Dach | 02.10.2026 | in 7 Tagen |
| Elektro Beispiel | Elektro | abgelaufen | UB SOKA-BAU fehlt |
Rechtlicher Rahmen
Nach §§ 48, 48b EStG kann der Auftraggeber einer Bauleistung ohne gültige Freistellungsbescheinigung zu einem Steuerabzug von 15 Prozent der Gegenleistung verpflichtet sein. Die Bescheinigung ist höchstens drei Jahre gültig und sollte vor der Zahlung über die EIBE-Einzelabfrage des Bundeszentralamts für Steuern geprüft werden.
§ 28e Abs. 3a bis 3f SGB IV begründet eine Haftung des Auftraggebers für Sozialversicherungsbeiträge des Nachunternehmers bis zu 275.000 Euro je Bauwerk, wenn keine entsprechende Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse vorliegt. § 150 Abs. 3 SGB VII regelt eine vergleichbare Haftung gegenüber der Berufsgenossenschaft.
Weitere Haftungstatbestände ergeben sich aus § 14 AEntG (Generalunternehmerhaftung für Mindest- und Branchenlöhne) und § 13 MiLoG (Haftung für den gesetzlichen Mindestlohn). § 8 ArbSchG verpflichtet zur Koordination, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber gleichzeitig auf einer Baustelle tätig sind.
Vorlage statt Software?
Nachunternehmer-Nachweise als Vorlage
Übersicht und Anschreiben zum Anfordern der gängigen Nachunternehmer-Nachweise — als Formular zum Ausfüllen.
Vorlage ansehenFreistellungsbescheinigung prüfen
Hinweise zur EIBE-Einzelabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern und zur Dokumentation des Ergebnisses.
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Grenzen
Das Portal führt Nachweise, Fristen und die EIBE-Abfrage zusammen. Ob ein Nachweis im Einzelfall ausreicht und welche Haftungsrisiken bestehen, bleibt eine rechtliche Einschätzung des Betriebs, gegebenenfalls mit Beratung. Ohne Netz ist keine Erfassung möglich.
Häufige Fragen
Warum ist die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG so wichtig?
Ohne gültige Freistellungsbescheinigung muss der Auftraggeber nach §§ 48, 48b EStG einen Steuerabzug von 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und an das Finanzamt abführen. Die Bescheinigung ist höchstens drei Jahre gültig. Das Portal führt das Ablaufdatum in der Ampel und erinnert rechtzeitig vor Fristablauf.
Was ist die EIBE-Prüfung, und warum reicht die Bescheinigung allein nicht?
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet über das EIBE-Portal eine Einzelabfrage zur Freistellungsbescheinigung an. Nur so lässt sich vor der Zahlung verlässlich prüfen, ob eine vorgelegte Bescheinigung tatsächlich gültig ist. Das Portal verlinkt direkt auf diese Abfrage und hält Datum und Ergebnis in einem eigenen Feld fest.
Welche Rolle spielt § 28e Abs. 3a–3f SGB IV?
Diese Vorschrift begründet eine Bauherrenhaftung: Wer als Unternehmer einen Nachunternehmer mit Bauleistungen beauftragt, haftet unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 275.000 Euro je Bauwerk für dessen Sozialversicherungsbeiträge, wenn keine Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegt. Deshalb gehört diese Bescheinigung zu den im Portal geführten Nachweistypen.
Was hat § 150 Abs. 3 SGB VII mit Nachunternehmern zu tun?
Diese Vorschrift regelt eine vergleichbare Haftung gegenüber der Berufsgenossenschaft: Der Auftraggeber kann für Beiträge des Nachunternehmers zur gesetzlichen Unfallversicherung haften. Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG ist deshalb ebenfalls als Nachweistyp im Portal hinterlegt.
Welche weiteren Pflichten sind bei Nachunternehmern zu beachten?
Je nach Konstellation kommen weitere Vorschriften hinzu: § 14 AEntG zur Generalunternehmerhaftung für Mindest- und Branchenlöhne, § 13 MiLoG zur Haftung für den Mindestlohn sowie § 8 ArbSchG zur Pflicht, Arbeiten mehrerer Arbeitgeber auf derselben Baustelle zu koordinieren. Das Portal ersetzt keine Prüfung im Einzelfall, hilft aber, die dafür nötigen Nachweise vollständig und aktuell zu führen.
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