Zeiterfassung und Stundenzettel für Handwerksbetriebe
Stunden je Mitarbeiter, Tag und Baustelle in wenigen Eingaben — mit Pausen, Kategorien und Tätigkeit. Am Monatsende ziehen Sie den Stundenzettel als PDF und die Daten als CSV für das Lohnbüro. Die Tagesstunden wandern auf Knopfdruck ins Bautagebuch.
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Das Problem in der Praxis
Die Stunden kommen auf Zetteln ins Büro, manche per Sprachnachricht, manche gar nicht. Am Monatsende sitzt jemand zwei Abende und tippt ab, was er entziffern kann. Auffällig wird das erst, wenn ein Mitarbeiter reklamiert oder eine Baustelle nachkalkuliert werden soll und niemand sagen kann, wie viele Stunden wirklich dort verbaut wurden.
Die zweite Schwierigkeit ist die Trennung von Arbeit, Fahrt und Regie. Fahrtzeiten verschwinden in der Gesamtzeit, Regiearbeiten werden nicht abgerechnet, weil im Nachhinein keiner belegen kann, welche Stunden auf Anweisung des Bauherrn entstanden sind. Genau diese Stunden sind das Geld, das ohne Aufzeichnung verloren geht.
Dazu kommt die Aufzeichnungspflicht. Wer im Bau- oder Reinigungsgewerbe arbeitet, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten und zwei Jahre aufbewahren. Ein Ordner mit Zetteln erfüllt das formal — er hilft aber niemandem, wenn die Prüfung nach einer bestimmten Woche fragt. Gebraucht wird eine Erfassung, die schnell geht und sich ohne Nacharbeit auswerten lässt.
So funktioniert es im Portal
- 1
Mitarbeiter anlegen
Unter Mitarbeiter erfassen Sie Ihre Leute mit Name, Funktion und Eintrittsdatum. Danach lassen sich Zeiteinträge einer Person zuordnen. Für Aushilfen oder Nachunternehmer können Sie stattdessen einen freien Namen eintragen.
- 2
Zeiten erfassen
Unter Zeiten legen Sie einen Eintrag an: Datum, Beginn, Ende, Pause in Minuten, Mitarbeiter, Baustelle, Kategorie und Tätigkeit. Die Dauer rechnet das Portal selbst. Für mehrere gleiche Tage genügt „+1 Tag“ — der Eintrag wird mit dem Folgedatum wiederholt.
- 3
Woche und Monat prüfen
Die Wochenansicht zeigt jeden Tag mit Summe, die Monatsansicht die Gesamtstunden. Über die Filter sehen Sie die Stunden je Mitarbeiter, je Baustelle oder je Kategorie — etwa, wie viele Fahrtstunden auf ein Bauvorhaben entfallen.
- 4
Nachträglich korrigieren
Jeder Eintrag lässt sich öffnen und ändern: Datum, Beginn, Ende, Pause, Kategorie und Tätigkeit. Korrekturen sind der Normalfall, wenn Zeiten nach dem Feierabend erfasst werden.
- 5
Stundenzettel erzeugen
Für einen Mitarbeiter und einen Zeitraum erzeugt das Portal ein PDF: Kopf mit Firmenangaben und Logo aus Ihrem Profil, Name, Zeitraum, alle Einträge mit Datum, Zeiten, Pause, Baustelle und Tätigkeit, die Summe sowie Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Betrieb.
- 6
Daten weitergeben
Der CSV-Export enthält alle gefilterten Einträge mit Semikolon als Trennzeichen und UTF-8-Kennung, sodass Umlaute in Excel richtig ankommen. Damit übergeben Sie die Stunden an das Lohnbüro oder die Steuerberatung.
- 7
Stunden ins Bautagebuch übernehmen
Im Bautagebuch-Eintrag übernimmt eine Schaltfläche die Stunden des Tages für diese Baustelle: Anzahl der Personen und Gesamtstunden werden in die Felder geschrieben. Doppelte Eingabe entfällt.
Funktionen im Überblick
- Schnellerfassung mit Datum, Beginn, Ende und Pause in Minuten
- Schaltfläche „+1 Tag“ für gleiche Zeiten am Folgetag
- Zuordnung zu Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste oder freier Name
- Zuordnung zur Baustelle, damit Stunden je Projekt auswertbar sind
- Kategorien Arbeit, Fahrt, Regie und Sonstiges
- Tätigkeit und Notiz je Eintrag
- Dauer wird aus Ende minus Beginn minus Pause berechnet
- Einträge nachträglich bearbeiten: Datum, Zeiten, Pause, Kategorie, Tätigkeit
- Wochen- und Monatsansicht mit Summen
- Filter nach Mitarbeiter, Baustelle und Kategorie
- Stundenzettel als PDF mit Firmenkopf, Logo, Zeitraum, Summen und Unterschriftsfeldern
- CSV-Export mit Semikolon und UTF-8-Kennung, direkt in Excel lesbar
- Übernahme der Tagesstunden in den Bautagebuch-Eintrag
| Datum | Mitarbeiter | Zeiten | Baustelle | Dauer |
|---|---|---|---|---|
| 14.09. | M. Beispiel | 07:00–16:30, 30 Min | Neubau Musterweg | 9,00 h |
| 14.09. | A. Muster | 07:00–15:00, 30 Min | Neubau Musterweg | 7,50 h |
| 15.09. | M. Beispiel | 06:30–17:00, 45 Min | Sanierung Beispielstr. | 9,75 h |
| Summe Woche | 78,25 h |
Rechtlicher Rahmen
Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2 ArbZG die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit; die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Branche.
Weiter geht § 17 MiLoG. Für Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen — darunter das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe — sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Auch diese Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit.
Hinzu kommt die Rechtsprechung: Mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Zu Form und Einzelheiten hat der Gesetzgeber zum Stand dieser Seite keine abschließende Neuregelung getroffen; in der Praxis erfassen Betriebe deshalb Beginn, Ende und Pausen vollständig.
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Grenzen
Keine Stempeluhr, keine eigenen Zugänge je Mitarbeiter, keine Lohnabrechnung und keine Schnittstelle zum Lohnprogramm. Die Daten verlassen das Portal als CSV-Datei oder als Stundenzettel im PDF-Format.
Häufige Fragen
Welche Aufzeichnungspflichten gelten für Arbeitszeit?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG hat der Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen; die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — dazu gehören unter anderem das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe — verlangt § 17 MiLoG zusätzlich die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens binnen sieben Tagen sowie die Aufbewahrung für zwei Jahre.
Muss ich inzwischen die gesamte Arbeitszeit erfassen?
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Eine gesetzliche Neuregelung mit Vorgaben zu Form und Einzelheiten stand zum Zeitpunkt dieser Seite aus. In der Praxis erfassen Betriebe deshalb Beginn, Ende und Pausen vollständig.
Dürfen die Stunden nachträglich eingetragen werden?
Das Portal erlaubt es, und in vielen Betrieben ist es der Alltag. Achten Sie auf die Fristen: wo § 17 MiLoG greift, müssen die Aufzeichnungen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung vorliegen. Einträge sollten das tatsächliche Datum und die tatsächlichen Zeiten enthalten, nicht Pauschalen.
Ist das eine Stempeluhr?
Nein. Es gibt keine Start- und Stopp-Funktion, keine Erfassung über Terminal oder Standort und keine Zugänge für einzelne Mitarbeiter. Zeiten werden von einer Person im Betriebskonto erfasst — typischerweise vom Chef, der Bürokraft oder dem Vorarbeiter. Für Betriebe mit wenigen Leuten ist das oft schneller als jedes Selbstbedienungssystem.
Ersetzt das die Lohnabrechnung?
Nein. Das Portal rechnet Stunden, keine Löhne: keine Zuschläge, keine Urlaubs- oder Krankheitsverwaltung, keine Schnittstelle zum Lohnprogramm. Die Übergabe erfolgt über die CSV-Datei oder den Stundenzettel als PDF an Ihr Lohnbüro.
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