Unterweisungsnachweis Vorlage

Meisterdok-Redaktion · Zuletzt aktualisiert am 26. Oktober 2026

Ein Unterweisungsnachweis ist das Dokument, mit dem Sie belegen, dass eine Arbeitsschutz-Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat: wer unterwiesen hat, wann, zu welchen Inhalten – bestätigt durch die Unterschriften der Teilnehmer. Eine brauchbare Vorlage orientiert sich am offiziellen DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung" und enthält Unternehmen, Arbeitsbereich, Datum, Art der Unterweisung, Inhalte sowie Namen und Unterschriften. Auf dieser Seite finden Sie die Vorlage als Word- und PDF-Datei zum Download, dazu alle Pflichtfelder im Detail, ein ausgefülltes Beispiel und die Fehler, die einen Nachweis wertlos machen. Inhaltlich ausgearbeitete Unterlagen zu einzelnen Themen finden Sie in der Übersicht der Einzel-Unterweisungen.

Warum Sie einen Unterweisungsnachweis brauchen

Die Unterweisungspflicht selbst steht in § 12 ArbSchG. Die Pflicht zur Dokumentation kommt aus § 4 der DGUV Vorschrift 1: Die Unterweisung muss mindestens einmal jährlich erfolgen – und dokumentiert werden. Was, wie und wann Sie unterweisen müssen, erklärt ausführlich unser Grundlagenbeitrag zur Sicherheitsunterweisung.

Bei Gefahrstoffen geht die Vorschrift noch weiter. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt, dass Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung schriftlich festgehalten und durch Unterschrift der Unterwiesenen bestätigt werden. Das ist die härteste Formvorschrift im Unterweisungsrecht – und sie betrifft im Handwerk fast jeden: Maler mit Lacken und Verdünnern, SHK-Betriebe mit Reinigern und Lötmitteln, Bauhandwerker mit Zement und PU-Schaum. Für Arbeitsmittel verlangt § 12 Abs. 1 BetrSichV, Datum und Namen schriftlich festzuhalten.

Der praktische Grund ist genauso wichtig wie der rechtliche: Nach einem Arbeitsunfall oder bei einer Besichtigung durch die Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft ist der Unterweisungsnachweis das Dokument, nach dem zuerst gefragt wird. Eine Unterweisung, die Sie nicht belegen können, hilft Ihnen in dieser Situation nicht weiter. Die Regel ist einfach: Nicht dokumentiert heißt im Zweifel nicht nachweisbar.

Pflichtfelder: Das gehört in den Unterweisungsnachweis

Das offizielle DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung" gibt die Struktur vor. Eine vollständige Vorlage enthält diese Felder:

Feld	Inhalt	Warum wichtig
Unternehmen	Firmenname, ggf. Anschrift	Ordnet den Nachweis eindeutig zu
Betriebsteil / Arbeitsbereich	z. B. „Montage", „Werkstatt", „Baustelle Musterstraße 12"	Unterweisungen müssen arbeitsplatzbezogen sein
Durchgeführt von / am	Name des Unterweisenden, Datum	Belegt Zeitpunkt und Verantwortlichen; bei Arbeitsmitteln nach § 12 BetrSichV ausdrücklich gefordert
Art der Unterweisung	Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung	Zeigt, dass Fristen und Anlässe eingehalten werden
Inhalte	Konkrete Themen, z. B. „PSA gegen Absturz, Anschlagpunkte, Rettungskonzept"	Bei Gefahrstoffen nach § 14 GefStoffV schriftlich festzuhalten
Name + Unterschrift der Teilnehmenden	Jeder Teilnehmer einzeln, leserlich	Bei Gefahrstoffen zwingend; auch sonst der Kern des Nachweises
Unterschrift des Unterweisenden	Bestätigung der Durchführung	Schließt das Dokument ab

Zwei Praxis-Hinweise dazu. Erstens: Schreiben Sie die Inhalte konkret auf. „Arbeitsschutz allgemein" ist kein belegbarer Inhalt – „Leitern und Tritte: Sichtprüfung, Aufstellwinkel, Verbot der obersten Sprossen" ist einer. Zweitens: Lassen Sie jeden Teilnehmer selbst unterschreiben, direkt im Anschluss an die Unterweisung. Nachgereichte Sammelunterschriften Wochen später sind angreifbar.

Wer über den Nachweis hinaus die passenden Inhalte braucht: das Komplettpaket mit allen Unterweisungen, Nachweisen und Betriebsanweisungen deckt 20 Gewerke in einer einheitlichen Systematik ab.

Word, PDF oder digital – welches Format ist das richtige?

Word und PDF mit Ausdruck und Unterschrift entsprechen dem Wortlaut der Verordnungen. Für eine rein digitale Bestätigung hängt es von der Vorschrift ab, siehe den Abschnitt zur digitalen Unterschrift. Die Vorschriften verlangen die schriftliche Dokumentation, nicht ein bestimmtes Dateiformat. Die Unterschiede liegen in der Handhabung:

Unterweisungsnachweis als Word-Datei (.docx): Die flexibelste Variante. Sie tragen Firmenname, Arbeitsbereich und Themen vor dem Ausdruck ein und pflegen für wiederkehrende Unterweisungen fertige Varianten – eine für die Jahresunterweisung, eine für Neueinstellungen, eine für Gefahrstoffe. Unterschrieben wird auf dem Ausdruck.

Unterweisungsnachweis als PDF: Die stabilste Variante für den festen Ablauf. Das Layout verrutscht nicht, die Datei sieht auf jedem Gerät gleich aus, ausdrucken und ausfüllen geht in einer Minute. Ideal, wenn Sie am Formular nichts ändern wollen.

Digitale Dokumentation: Software-Lösungen mit elektronischer Bestätigung kommen in Betracht. Beachten Sie die Grenze: Bei Gefahrstoff-Unterweisungen verlangt § 14 Abs. 2 GefStoffV die Unterschrift der Unterwiesenen. Ob eine bestimmte elektronische Bestätigungsform diese Anforderung erfüllt, sollten Sie im Zweifel mit Ihrer Berufsgenossenschaft klären. Bei Papier mit Unterschrift und anschließendem Scan entsteht die Unterschrift auf dem Ausdruck; das Original sollten Sie aufbewahren.

Unterweisung digital unterschreiben lassen: was die Vorschriften verlangen

Ob eine digitale Bestätigung genügt, hängt von der Vorschrift ab, nach der unterwiesen wird. Die Gefahrstoffverordnung und die Biostoffverordnung verlangen die Bestätigung durch Unterschrift. Soll eine gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, verlangt § 126a Abs. 1 BGB eine qualifizierte elektronische Signatur. Ob die Unterschriftspflicht dieser Verordnungen eine gesetzliche Schriftform in diesem Sinn ist, bewerten wir hier nicht; klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Berufsgenossenschaft oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Vorschrift	Wortlaut / Anforderung	Form der Bestätigung
§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1	Unterweisung mindestens jährlich; Dokumentation (kein Wortlaut zur Unterschrift)	keine Unterschrift im Wortlaut genannt
§ 14 Abs. 2 GefStoffV	„Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.“	Unterschrift
§ 14 Abs. 3 BioStoffV	„Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung hat der Arbeitgeber schriftlich festzuhalten und sich von den unterwiesenen Beschäftigten durch Unterschrift bestätigen zu lassen.“	Unterschrift
§ 126 Abs. 1 und 3, § 126a Abs. 1 BGB (Zusammenfassung, kein Zitat)	Gesetzlich vorgeschriebene Schriftform: eigenhändige Namensunterschrift; die elektronische Form kann sie ersetzen, wenn der Aussteller seinen Namen hinzufügt und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht.	Maßstab, falls eine gesetzliche Schriftform gilt

So läuft es im Meisterdok-Kundenportal: Sie dokumentieren die persönliche Unterweisung (Thema, Datum, unterweisende Person, Ort) und senden jeder Person einen eigenen Link. Die Bestätigung erfolgt ohne Konto am eigenen Telefon mit Namen und Unterschrift als einfache elektronische Signatur (keine qualifizierte). Gespeichert werden Zeitpunkt und ein Hash des angezeigten Inhalts; der Einzelnachweis liegt als PDF vor, die nächste Wiederholung wird als Frist eingetragen. Der Nachweis ersetzt nicht die persönliche Unterweisung.

Für Betriebe mit 1 bis 20 Mitarbeitern hat sich die Kombination bewährt: Word-Vorlage zum Vorbereiten, Ausdruck zum Unterschreiben, Scan in den Betriebsordner.

Welche elektronische Signatur ist gemeint?

Kurzantwort: Eine Unterweisung kann elektronisch bestätigt werden; welche Signaturart genügt, hängt davon ab, ob eine gesetzliche Schriftform ersetzt werden soll. Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterscheidet in Art. 3 drei Stufen:

Stufe	Definition (Art. 3 eIDAS-Verordnung)	Einordnung im Betriebsalltag
Elektronische Signatur (Nr. 10)	Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet	Unterschrift per Finger auf dem Telefon nach Link, wie im Meisterdok-Portal (einfache elektronische Signatur)
Fortgeschrittene elektronische Signatur (Nr. 11)	Eine elektronische Signatur, die die Anforderungen des Artikels 26 erfüllt	–
Qualifizierte elektronische Signatur (Nr. 12)	Eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht	Die einzige Stufe, die § 126a Abs. 1 BGB für den Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform nennt

Ob die Unterschriftspflicht in § 14 Abs. 2 GefStoffV und § 14 Abs. 3 BioStoffV eine solche Schriftform ist, bewerten wir nicht; im Zweifel klären Sie es mit Ihrer Berufsgenossenschaft.

Aufbewahrung: Wie lange müssen Nachweise aufgehoben werden?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Verbreitet ist die Empfehlung von mindestens zwei Jahren; sie geht auf die DGUV Information 211-005 zurück, die inzwischen als veraltet und in Überarbeitung gekennzeichnet ist – es handelt sich also um eine Orientierung, nicht um eine Rechtspflicht.

Unsere Empfehlung für die Praxis: deutlich länger aufbewahren, am besten über die gesamte Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters plus einige Jahre. Der Grund: Nach einem Unfall kann auch die Frage relevant werden, ob ein Mitarbeiter vor drei oder fünf Jahren zu einem Thema unterwiesen wurde. Ein gescannter Nachweis kostet keinen Lagerplatz. Sortieren Sie die Scans pro Jahr und pro Mitarbeiter – dann finden Sie bei einer Nachfrage jedes Dokument in Minuten. Einen festen Jahresrhythmus für die Wiederholungsunterweisung – und damit automatisch einen sauberen Ablagerhythmus – beschreibt der Beitrag zur jährlichen Unterweisung im Arbeitsschutz.

So sieht ein ausgefüllter Unterweisungsnachweis aus

Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb mit sechs Mitarbeitern:

Unternehmen: Bedachungen Krüger GmbH, Osnabrück
Betriebsteil / Arbeitsbereich: Montageteam Steildach
Durchgeführt von / am: M. Krüger (Dachdeckermeister, Inhaber) / 12.01.2026, 7:00–8:30 Uhr
Art der Unterweisung: Wiederholungsunterweisung (jährlich)
Inhalte: 1. Absturzsicherung an Traufe und Ortgang: Seitenschutz, Auffangnetze, PSA gegen Absturz mit Anschlagpunkten. 2. Durchsturzgefahr bei Lichtplatten und Altdächern. 3. Leitern und Tritte: Sichtprüfung, Aufstellwinkel 65–75 Grad. 4. Verhalten bei Unfällen: Notruf, Ersthelfer im Team, Rettungskette bei hängender Person im Auffanggurt.
Teilnehmende: sechs Namen in Druckschrift, daneben jeweils die eigenhändige Unterschrift
Unterschrift des Unterweisenden: M. Krüger

An diesem Beispiel sehen Sie das Prinzip: konkrete Themen statt Floskeln, Uhrzeit und Dauer dokumentiert, jeder Teilnehmer einzeln mit Name und Unterschrift. Fehlt ein Mitarbeiter am Unterweisungstag, wird er nachträglich einzeln unterwiesen und auf einem eigenen Nachweis erfasst – nicht einfach auf der alten Liste nachgetragen.

Diese Fehler machen den Nachweis wertlos

Ein Unterweisungsnachweis ist nur so gut wie seine Aussagekraft. Diese Fehler sehen wir am häufigsten:

Unterschriften ohne Unterweisung. Die Liste geht in der Frühstückspause herum, unterwiesen wird nicht. Das ist kein Nachweis, sondern eine Gefälligkeitsunterschrift – und fliegt auf, sobald die Aufsichtsperson einen Mitarbeiter nach den Inhalten fragt.
Schwammige Inhaltsangabe. „Sicherheit auf der Baustelle" belegt nichts. Ohne konkrete Themen lässt sich später nicht zeigen, dass die relevante Gefährdung – etwa Absturz – tatsächlich behandelt wurde.
Fehlendes Datum oder fehlender Unterweisender. Ohne Datum ist die Einhaltung der Jahresfrist nicht belegbar; ohne Namen des Unterweisenden fehlt der Verantwortliche. Bei Arbeitsmitteln fordert § 12 BetrSichV Datum und Namen ausdrücklich.
Blanko-Unterschriften auf Vorrat. Mitarbeiter unterschreiben leere Formulare, die später befüllt werden. Damit ist das gesamte Dokument entwertet.
Gefahrstoff-Unterweisung ohne Unterschrift der Unterwiesenen. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt sie ausdrücklich. Ein Vermerk des Chefs „alle unterwiesen" genügt hier nicht.
Art der Unterweisung nicht angekreuzt. Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung – ohne diese Angabe lässt sich nicht zuordnen, welche Pflicht der Nachweis erfüllen soll.
Nachweise nicht auffindbar. Der beste Nachweis nützt nichts, wenn er beim Besuch der Aufsichtsperson nicht innerhalb weniger Minuten vorliegt. Ein Ordner „Unterweisungen" pro Jahr – auf Papier oder als Scan-Ordner – löst das Problem.

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FAQ zum Unterweisungsnachweis

Ist ein Unterweisungsnachweis Pflicht?

Ja. § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt die Dokumentation der mindestens jährlichen Unterweisung. Bei Gefahrstoffen müssen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen unterschrieben werden, bei Arbeitsmitteln nach § 12 BetrSichV Datum und Namen.

Was muss ein Unterweisungsnachweis enthalten?

Orientiert am DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung“: Unternehmen, Betriebsteil bzw. Arbeitsbereich, wer die Unterweisung wann durchgeführt hat, die Art der Unterweisung (Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung), die konkreten Inhalte sowie Name und Unterschrift aller Teilnehmenden und die Unterschrift des Unterweisenden.

Wie lange muss ein Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Verbreitet ist die Empfehlung von mindestens zwei Jahren aus der DGUV Information 211-005, die inzwischen als veraltet und in Überarbeitung gekennzeichnet ist. In der Praxis empfiehlt sich eine deutlich längere Aufbewahrung, etwa über die gesamte Beschäftigungsdauer – gescannt kostet das keinen Platz.

Muss jeder Mitarbeiter einzeln unterschreiben?

Beim Nachweis nach dem DGUV-Muster unterschreibt jeder Teilnehmer einzeln mit Namen. Bei Gefahrstoff-Unterweisungen ist die Unterschrift der Unterwiesenen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV ausdrücklich vorgeschrieben. Eine Unterschrift nur des Chefs für alle reicht nicht.

Reicht eine Excel-Liste oder E-Mail als Nachweis?

Entscheidend ist die Aussagekraft: Datum, Inhalte, Unterweisender, Teilnehmer und – insbesondere bei Gefahrstoffen – die Unterschrift der Unterwiesenen. Eine Excel-Liste ohne Unterschriften erfüllt die Anforderung des § 14 GefStoffV nicht. Der unterschriebene Nachweis auf Basis des DGUV-Musters ist der Weg mit der geringsten Angriffsfläche.

Kann ich Unterweisungen digital unterschreiben lassen?

Das hängt von der Vorschrift ab. GefStoffV (§ 14 Abs. 2) und BioStoffV (§ 14 Abs. 3) verlangen die Bestätigung durch Unterschrift. Ersetzt die elektronische Form eine gesetzliche Schriftform, verlangt § 126a Abs. 1 BGB eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Kundenportal arbeitet mit einer einfachen elektronischen Signatur; im Zweifel klären Sie die Anforderung mit Ihrer Berufsgenossenschaft.

Quellen

§ 12 ArbSchG – Unterweisung: gesetze-im-internet.de/arbschg/__12.html
DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention", § 4: dguv.de
§ 14 GefStoffV – Unterrichtung und Unterweisung: gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__14.html
§ 12 BetrSichV – Unterweisung: gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__12.html
§ 29 JArbSchG – Unterweisung über Gefahren: gesetze-im-internet.de/jarbschg/__29.html

Redaktionsstand: Juli 2026