Unterweisungsnachweis Vorlage
Ein Unterweisungsnachweis ist das Dokument, mit dem Sie belegen, dass eine Arbeitsschutz-Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat: wer unterwiesen hat, wann, zu welchen Inhalten – bestätigt durch die Unterschriften der Teilnehmer. Eine brauchbare Vorlage orientiert sich am offiziellen DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung" und enthält Unternehmen, Arbeitsbereich, Datum, Art der Unterweisung, Inhalte sowie Namen und Unterschriften. Auf dieser Seite finden Sie die Vorlage als Word- und PDF-Datei zum Download, dazu alle Pflichtfelder im Detail, ein ausgefülltes Beispiel und die Fehler, die einen Nachweis wertlos machen.
Warum Sie einen Unterweisungsnachweis brauchen
Die Unterweisungspflicht selbst steht in § 12 ArbSchG. Die Pflicht zur Dokumentation kommt aus § 4 der DGUV Vorschrift 1: Die Unterweisung muss mindestens einmal jährlich erfolgen – und dokumentiert werden. Was, wie und wann Sie unterweisen müssen, erklärt ausführlich unser Grundlagenbeitrag zur Sicherheitsunterweisung.
Bei Gefahrstoffen geht die Vorschrift noch weiter. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt, dass Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung schriftlich festgehalten und durch Unterschrift der Unterwiesenen bestätigt werden. Das ist die härteste Formvorschrift im Unterweisungsrecht – und sie betrifft im Handwerk fast jeden: Maler mit Lacken und Verdünnern, SHK-Betriebe mit Reinigern und Lötmitteln, Bauhandwerker mit Zement und PU-Schaum. Für Arbeitsmittel verlangt § 12 Abs. 1 BetrSichV, Datum und Namen schriftlich festzuhalten.
Der praktische Grund ist genauso wichtig wie der rechtliche: Nach einem Arbeitsunfall oder bei einer Besichtigung durch die Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft ist der Unterweisungsnachweis das Dokument, nach dem zuerst gefragt wird. Eine Unterweisung, die Sie nicht belegen können, hilft Ihnen in dieser Situation nicht weiter. Die Regel ist einfach: Nicht dokumentiert heißt im Zweifel nicht nachweisbar.
Pflichtfelder: Das gehört in den Unterweisungsnachweis
Das offizielle DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung" gibt die Struktur vor. Eine vollständige Vorlage enthält diese Felder:
| Feld | Inhalt | Warum wichtig |
|---|---|---|
| Unternehmen | Firmenname, ggf. Anschrift | Ordnet den Nachweis eindeutig zu |
| Betriebsteil / Arbeitsbereich | z. B. „Montage", „Werkstatt", „Baustelle Musterstraße 12" | Unterweisungen müssen arbeitsplatzbezogen sein |
| Durchgeführt von / am | Name des Unterweisenden, Datum | Belegt Zeitpunkt und Verantwortlichen; bei Arbeitsmitteln nach § 12 BetrSichV ausdrücklich gefordert |
| Art der Unterweisung | Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung | Zeigt, dass Fristen und Anlässe eingehalten werden |
| Inhalte | Konkrete Themen, z. B. „PSA gegen Absturz, Anschlagpunkte, Rettungskonzept" | Bei Gefahrstoffen nach § 14 GefStoffV schriftlich festzuhalten |
| Name + Unterschrift der Teilnehmenden | Jeder Teilnehmer einzeln, leserlich | Bei Gefahrstoffen zwingend; auch sonst der Kern des Nachweises |
| Unterschrift des Unterweisenden | Bestätigung der Durchführung | Schließt das Dokument ab |
Zwei Praxis-Hinweise dazu. Erstens: Schreiben Sie die Inhalte konkret auf. „Arbeitsschutz allgemein" ist kein belegbarer Inhalt – „Leitern und Tritte: Sichtprüfung, Aufstellwinkel, Verbot der obersten Sprossen" ist einer. Zweitens: Lassen Sie jeden Teilnehmer selbst unterschreiben, direkt im Anschluss an die Unterweisung. Nachgereichte Sammelunterschriften Wochen später sind angreifbar.
Word, PDF oder digital – welches Format ist das richtige?
Alle drei Formate sind zulässig. Die Vorschriften verlangen die schriftliche Dokumentation, nicht ein bestimmtes Dateiformat. Die Unterschiede liegen in der Handhabung:
Unterweisungsnachweis als Word-Datei (.docx): Die flexibelste Variante. Sie tragen Firmenname, Arbeitsbereich und Themen vor dem Ausdruck ein und pflegen für wiederkehrende Unterweisungen fertige Varianten – eine für die Jahresunterweisung, eine für Neueinstellungen, eine für Gefahrstoffe. Unterschrieben wird auf dem Ausdruck.
Unterweisungsnachweis als PDF: Die stabilste Variante für den festen Ablauf. Das Layout verrutscht nicht, die Datei sieht auf jedem Gerät gleich aus, ausdrucken und ausfüllen geht in einer Minute. Ideal, wenn Sie am Formular nichts ändern wollen.
Digitale Dokumentation: Software-Lösungen mit elektronischer Bestätigung sind möglich. Beachten Sie die Grenze: Bei Gefahrstoff-Unterweisungen verlangt § 14 Abs. 2 GefStoffV die Unterschrift der Unterwiesenen. Ob eine bestimmte elektronische Bestätigungsform diese Anforderung erfüllt, sollten Sie im Zweifel mit Ihrer Berufsgenossenschaft klären. Der unterschriebene Papiernachweis – anschließend eingescannt und digital abgelegt – ist der Weg, bei dem diese Frage gar nicht erst aufkommt.
Für Betriebe mit 1 bis 20 Mitarbeitern hat sich die Kombination bewährt: Word-Vorlage zum Vorbereiten, Ausdruck zum Unterschreiben, Scan in den Betriebsordner.
Aufbewahrung: Wie lange müssen Nachweise aufgehoben werden?
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Verbreitet ist die Empfehlung von mindestens zwei Jahren; sie geht auf die DGUV Information 211-005 zurück, die inzwischen zurückgezogen wurde – es handelt sich also um eine Orientierung, nicht um eine Rechtspflicht.
Unsere Empfehlung für die Praxis: deutlich länger aufbewahren, am besten über die gesamte Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters plus einige Jahre. Der Grund: Nach einem Unfall kann auch die Frage relevant werden, ob ein Mitarbeiter vor drei oder fünf Jahren zu einem Thema unterwiesen wurde. Ein gescannter Nachweis kostet keinen Lagerplatz. Sortieren Sie die Scans pro Jahr und pro Mitarbeiter – dann finden Sie bei einer Nachfrage jedes Dokument in Minuten. Einen festen Jahresrhythmus für die Wiederholungsunterweisung – und damit automatisch einen sauberen Ablagerhythmus – beschreibt der Beitrag zur jährlichen Unterweisung im Arbeitsschutz.
So sieht ein ausgefüllter Unterweisungsnachweis aus
Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb mit sechs Mitarbeitern:
- Unternehmen: Bedachungen Krüger GmbH, Osnabrück
- Betriebsteil / Arbeitsbereich: Montageteam Steildach
- Durchgeführt von / am: M. Krüger (Dachdeckermeister, Inhaber) / 12.01.2026, 7:00–8:30 Uhr
- Art der Unterweisung: Wiederholungsunterweisung (jährlich)
- Inhalte: 1. Absturzsicherung an Traufe und Ortgang: Seitenschutz, Auffangnetze, PSA gegen Absturz mit Anschlagpunkten. 2. Durchsturzgefahr bei Lichtplatten und Altdächern. 3. Leitern und Tritte: Sichtprüfung, Aufstellwinkel 65–75 Grad. 4. Verhalten bei Unfällen: Notruf, Ersthelfer im Team, Rettungskette bei hängender Person im Auffanggurt.
- Teilnehmende: sechs Namen in Druckschrift, daneben jeweils die eigenhändige Unterschrift
- Unterschrift des Unterweisenden: M. Krüger
An diesem Beispiel sehen Sie das Prinzip: konkrete Themen statt Floskeln, Uhrzeit und Dauer dokumentiert, jeder Teilnehmer einzeln mit Name und Unterschrift. Fehlt ein Mitarbeiter am Unterweisungstag, wird er nachträglich einzeln unterwiesen und auf einem eigenen Nachweis erfasst – nicht einfach auf der alten Liste nachgetragen.
Diese Fehler machen den Nachweis wertlos
Ein Unterweisungsnachweis ist nur so gut wie seine Aussagekraft. Diese Fehler sehen wir am häufigsten:
- Unterschriften ohne Unterweisung. Die Liste geht in der Frühstückspause herum, unterwiesen wird nicht. Das ist kein Nachweis, sondern eine Gefälligkeitsunterschrift – und fliegt auf, sobald die Aufsichtsperson einen Mitarbeiter nach den Inhalten fragt.
- Schwammige Inhaltsangabe. „Sicherheit auf der Baustelle" belegt nichts. Ohne konkrete Themen lässt sich später nicht zeigen, dass die relevante Gefährdung – etwa Absturz – tatsächlich behandelt wurde.
- Fehlendes Datum oder fehlender Unterweisender. Ohne Datum ist die Einhaltung der Jahresfrist nicht belegbar; ohne Namen des Unterweisenden fehlt der Verantwortliche. Bei Arbeitsmitteln fordert § 12 BetrSichV Datum und Namen ausdrücklich.
- Blanko-Unterschriften auf Vorrat. Mitarbeiter unterschreiben leere Formulare, die später befüllt werden. Damit ist das gesamte Dokument entwertet.
- Gefahrstoff-Unterweisung ohne Unterschrift der Unterwiesenen. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt sie ausdrücklich. Ein Vermerk des Chefs „alle unterwiesen" genügt hier nicht.
- Art der Unterweisung nicht angekreuzt. Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung – ohne diese Angabe lässt sich nicht zuordnen, welche Pflicht der Nachweis erfüllen soll.
- Nachweise nicht auffindbar. Der beste Nachweis nützt nichts, wenn er beim Besuch der Aufsichtsperson nicht innerhalb weniger Minuten vorliegt. Ein Ordner „Unterweisungen" pro Jahr – auf Papier oder als Scan-Ordner – löst das Problem.
Vor dem Nachweis kommt der Plan: Unterweisungsplan für Ihr Gewerk zusammenstellen — kostenloser Konfigurator mit Rechtsgrundlage und Intervall je Thema.
FAQ zum Unterweisungsnachweis
Ist ein Unterweisungsnachweis Pflicht?
Ja. § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt die Dokumentation der mindestens jährlichen Unterweisung. Bei Gefahrstoffen müssen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen unterschrieben werden, bei Arbeitsmitteln nach § 12 BetrSichV Datum und Namen.
Was muss ein Unterweisungsnachweis enthalten?
Orientiert am DGUV-Muster „Bestätigung der Unterweisung“: Unternehmen, Betriebsteil bzw. Arbeitsbereich, wer die Unterweisung wann durchgeführt hat, die Art der Unterweisung (Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung), die konkreten Inhalte sowie Name und Unterschrift aller Teilnehmenden und die Unterschrift des Unterweisenden.
Wie lange muss ein Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Verbreitet ist die Empfehlung von mindestens zwei Jahren aus der inzwischen zurückgezogenen DGUV Information 211-005. In der Praxis empfiehlt sich eine deutlich längere Aufbewahrung, etwa über die gesamte Beschäftigungsdauer – gescannt kostet das keinen Platz.
Muss jeder Mitarbeiter einzeln unterschreiben?
Beim Nachweis nach dem DGUV-Muster unterschreibt jeder Teilnehmer einzeln mit Namen. Bei Gefahrstoff-Unterweisungen ist die Unterschrift der Unterwiesenen nach § 14 Abs. 2 GefStoffV ausdrücklich vorgeschrieben. Eine Unterschrift nur des Chefs für alle reicht nicht.
Reicht eine Excel-Liste oder E-Mail als Nachweis?
Entscheidend ist die Aussagekraft: Datum, Inhalte, Unterweisender, Teilnehmer und – insbesondere bei Gefahrstoffen – die Unterschrift der Unterwiesenen. Eine Excel-Liste ohne Unterschriften erfüllt die Anforderung des § 14 GefStoffV nicht. Der unterschriebene Nachweis auf Basis des DGUV-Musters ist der Weg mit der geringsten Angriffsfläche.
Quellen
- § 12 ArbSchG – Unterweisung: gesetze-im-internet.de/arbschg/__12.html
- DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention", § 4: dguv.de
- § 14 GefStoffV – Unterrichtung und Unterweisung: gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__14.html
- § 12 BetrSichV – Unterweisung: gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__12.html
- § 29 JArbSchG – Unterweisung über Gefahren: gesetze-im-internet.de/jarbschg/__29.html
Redaktionsstand: Juli 2026