Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Pflicht, Ablauf und Datenschutz

Betriebliches Eingliederungsmanagement, kurz BEM, ist das Verfahren, mit dem ein Arbeitgeber gemeinsam mit der betroffenen Person klärt, wie eine bestehende Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann, mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und wie der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Die Pflicht dazu steht in § 167 Absatz 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch und trifft jeden Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten — unabhängig von der Betriebsgröße, unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht, und unabhängig davon, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Bei Rückenbelastungen als Ausfallursache hilft vorbeugend die Unterweisungsvorlage zum Heben und Tragen.

Genau diese drei Punkte werden im Handwerk regelmäßig anders verstanden. Das BEM gilt vielen als Thema für Konzerne mit Personalabteilung, als Angelegenheit der Schwerbehindertenvertretung oder als etwas, das ein Betrieb mit acht Leuten getrost übergehen kann. Das trifft nicht zu. Ein Bußgeld droht zwar nicht, wohl aber eine sehr konkrete Konsequenz: Wer später krankheitsbedingt kündigt und kein BEM angeboten hat, steht im Kündigungsschutzprozess deutlich schlechter da. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtsgrundlage im Wortlaut, den Auslöser, den Ablauf in sieben Schritten, den Umgang mit Gesundheitsdaten und die Umsetzung in einem Betrieb ohne Betriebsrat und ohne Personalabteilung. Das BEM gehört damit zu den Arbeitgeberpflichten, die neben denen aus dem Arbeitsschutzgesetz stehen, es ersetzt sie nicht und wird von ihnen nicht ersetzt.

Was § 167 Absatz 2 SGB IX verlangt

Die Vorschrift trägt die Überschrift „Prävention“ und steht im SGB IX, also im Recht der Rehabilitation und Teilhabe. Absatz 1 regelt ein davon getrenntes Verfahren: Treten personen-, verhaltens- oder betriebsbedingte Schwierigkeiten auf, die das Beschäftigungsverhältnis gefährden können, schaltet der Arbeitgeber möglichst frühzeitig die Schwerbehindertenvertretung, die zuständigen Vertretungen und das Integrationsamt ein. Absatz 2 enthält das BEM.

Satz 1 lautet in der geltenden Fassung: „Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig oder teilweise arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung im Sinne des § 176, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung, mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.“ Die Wörter „oder teilweise arbeitsunfähig“ sind neu; sie wurden durch das Gesetz zur Stabilisierung der Beitragssätze in der gesetzlichen Krankenversicherung vom 24. Juli 2026 eingefügt, das am 29. Juli 2026 verkündet wurde. Hintergrund ist die dort geregelte teilweise Arbeitsunfähigkeit, deren praktische Anwendung im Krankenversicherungsrecht zeitversetzt beginnt. An der Sechs-Wochen-Schwelle selbst ändert die Ergänzung nichts. Wenn Sie im Netz Texte finden, die Satz 1 ohne diesen Zusatz zitieren, stammen sie aus der Zeit davor.

Die weiteren Sätze des Absatzes 2 regeln, wer beteiligt wird:

• Satz 2: Beschäftigte können zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Dieser Satz wurde durch das Teilhabestärkungsgesetz vom 2. Juni 2021 eingefügt und gilt seit dem 10. Juni 2021. Die Wahl liegt allein bei der betroffenen Person; eine Beschränkung auf Betriebsangehörige enthält die Vorschrift nicht.
• Satz 3: Soweit erforderlich, wird der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen.
• Satz 4: Die betroffene Person ist zuvor auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen. Das ist keine Formalie, sondern die Bedingung dafür, dass eine Ablehnung überhaupt Wirkung entfaltet.
• Satz 5: Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, zieht der Arbeitgeber die Rehabilitationsträger hinzu, bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt.
• Sätze 6 bis 8: Die Beteiligten wirken auf eine zügige Antragstellung hin; die Interessenvertretungen können die Klärung verlangen und wachen über die Einhaltung.

Eine Bußgeldvorschrift für ein unterlassenes BEM enthält das SGB IX nicht. Die Folgen treten an anderer Stelle ein, dazu unten mehr.

Der Auslöser: mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres

Der Auslöser wird häufig zu eng gelesen. Die Vorschrift verlangt kein halbes Jahr durchgehender Abwesenheit und keine schwere Erkrankung. Sie greift bei „länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt“. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu festgehalten, dass es genügt, wenn die krankheitsbedingten Fehlzeiten insgesamt, gegebenenfalls in mehreren Abschnitten, mehr als sechs Wochen betragen haben (BAG, 24. März 2011, 2 AZR 170/10). Sechs einzelne Wochen über das Jahr verteilt lösen die Pflicht also genauso aus wie eine lange Abwesenheit am Stück. Sechs Wochen sind 42 Kalendertage; gezählt werden Kalendertage der Arbeitsunfähigkeit, nicht Arbeitstage.

Das „Jahr“ ist kein Kalenderjahr. Maßgeblich ist ein Zeitraum von zwölf Monaten, der mitläuft: Sie prüfen also zu jedem Zeitpunkt die zurückliegenden zwölf Monate. Wer am 31. Dezember die Zähler auf null setzt, verpasst genau die Fälle, die sich über den Jahreswechsel ziehen. Ergänzend gilt: Auch nach einem bereits abgeschlossenen BEM entsteht die Pflicht erneut. Das Bundesarbeitsgericht formulierte dazu, der Arbeitgeber habe grundsätzlich ein neuerliches BEM durchzuführen, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines BEM erneut länger als sechs Wochen durchgängig oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt waren (BAG, 18. November 2021, 2 AZR 138/21). Ein durchgeführtes BEM hat also keine Schutzwirkung für die Zukunft.

Die Pflicht besteht unabhängig davon, worauf die Fehlzeiten beruhen, und unabhängig von einer betrieblichen Ursache. Das unterscheidet das BEM deutlich von der Unfallanzeige oder der Beurteilung der Arbeitsbedingungen. Wenn sich im Verfahren allerdings herausstellt, dass Belastungen aus der Arbeit eine Rolle spielen, gehört diese Erkenntnis zurück in die Gefährdungsbeurteilung — bei Belastungsthemen ohne körperliche Ursache in die Beurteilung psychischer Belastung, die seit 2013 ausdrücklich Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung ist.

Pflicht des Arbeitgebers, Freiwilligkeit der Beschäftigten

Das BEM ist ein zweiseitiges Verfahren mit einseitiger Pflicht. Der Arbeitgeber muss es anbieten und einleiten, sobald der Auslöser vorliegt. Durchgeführt wird es nur „mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person“. Beschäftigte können ablehnen, ohne dass ihnen daraus ein Nachteil entstehen darf. Eine Ablehnung ist kein Pflichtverstoß, kein Abmahnungsgrund und kein Anlass für Nachfragen zum Grund der Ablehnung. Auch nach einer Zustimmung kann das Verfahren jederzeit abgebrochen werden.

Für den Arbeitgeber ist die Unterscheidung entscheidend: Die dokumentierte Ablehnung entlastet ihn, das unterlassene Angebot nicht. Wer ordnungsgemäß eingeladen hat und eine Absage erhält, hat seine Pflicht erfüllt. Wer nie eingeladen hat, kann sich später nicht darauf berufen, die Person hätte ohnehin abgelehnt.

„Ordnungsgemäß“ hat dabei einen konkreten Inhalt. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine vorherige Darstellung der Ziele, die inhaltlich über eine bloße Bezugnahme auf die gesetzliche Vorschrift hinausgeht (BAG, 20. November 2014, 2 AZR 755/13). Ein Einzeiler mit dem Hinweis „gemäß § 167 Absatz 2 SGB IX laden wir Sie ein“ genügt dieser Anforderung nicht. In die Einladung gehören: das Ziel des Verfahrens, die Freiwilligkeit, der Hinweis, dass eine Ablehnung folgenlos bleibt, die Angabe, wer teilnehmen soll, der Hinweis auf das Recht, eine Vertrauensperson hinzuzuziehen, und die Aufklärung über Art und Umfang der Datenverarbeitung. Fristsetzungen mit Druckcharakter gehören nicht hinein; eine angemessene Rückmeldefrist mit dem Hinweis, dass ein späteres Einverständnis ebenfalls möglich ist, reicht aus.

Das BEM in sieben Schritten

Das Verfahren ist gesetzlich nicht in Schritten vorgeschrieben; § 167 Absatz 2 SGB IX nennt nur Ziel, Beteiligte und Aufklärungspflicht. Die folgende Schrittfolge ist deshalb eine Empfehlung für die Praxis, keine Rechtspflicht. Sie bildet ab, was sich in kleinen Betrieben bewährt hat und was im Streitfall darstellbar ist.

Zwei Schritte entscheiden über die Qualität. Der vierte, weil das Gespräch erkennbar ergebnisoffen sein muss: Es ist ein Suchprozess ohne von vornherein feststehendes Ergebnis, und es hat keine Zielvorgabe außer der, Möglichkeiten zu finden. Und der fünfte, weil dort die eigentliche Arbeit liegt. Typische Maßnahmen im Handwerk sind der Wechsel von Montage auf Werkstatt oder Vorfertigung, die Entlastung von Hebe- und Tragetätigkeiten durch Transporthilfen, eine geänderte Schicht- oder Anfahrtsregelung, ein anderer Aufgabenzuschnitt im Team, technische Hilfsmittel am Arbeitsplatz oder eine schrittweise Rückkehr zur vollen Arbeitszeit. Was davon in Frage kommt, ergibt sich aus dem Gespräch — und häufig aus Unterlagen, die ohnehin vorliegen sollten: Eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung je Arbeitsplatz beschreibt die Belastungen, über die im BEM gesprochen wird, oft präziser als jede spontane Beschreibung im Gespräch.

Gesundheitsdaten: getrennte Akte statt Personalakte

Im BEM entstehen zwangsläufig Gesundheitsdaten. Diese gehören nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist. Zulässig wird sie nur über eine der Ausnahmen des Absatzes 2 — in Betracht kommen die ausdrückliche Einwilligung nach Buchstabe a und die Verarbeitung zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht nach Buchstabe b, für den Beschäftigungskontext ergänzt durch § 26 Absatz 3 Bundesdatenschutzgesetz. Praktisch heißt das: ohne saubere Aufklärung und ohne Einwilligung kein BEM.

Die häufigste Fehlerquelle im Kleinbetrieb ist banal und trotzdem gravierend: Der BEM-Vorgang landet in der normalen Personalakte. Damit ist er für jeden zugänglich, der Zugriff auf Personalakten hat — von der Lohnbuchhaltung bis zur Aushilfe im Büro — und die Zweckbindung ist dahin. Der übliche Weg ist eine gesonderte BEM-Akte, physisch verschlossen oder digital mit eigener Zugriffsberechtigung, außerhalb der Personalakte geführt. Für die Praxis heißt das im Einzelnen:

• Zweckbindung: Die im BEM erhobenen Daten dürfen nur für das BEM verwendet werden, nicht für Leistungsbeurteilungen, nicht für Personalgespräche zu anderen Themen.
• Zugriffsbeschränkung: Zugang haben nur die am Verfahren Beteiligten. Wer den Schlüssel oder das Passwort hat, sollte namentlich festgelegt sein.
• Keine Diagnosen dokumentieren: Was in Gesprächsnotiz und Maßnahmenblatt steht, sind Arbeitsbedingungen und Maßnahmen. Diagnosen sind für die Maßnahme nicht erforderlich und haben deshalb in den Unterlagen nichts zu suchen.
• Trennung von Ergebnis und Verfahren: In die Personalakte gehört allenfalls die Tatsache, dass ein BEM angeboten und abgeschlossen wurde, sowie eine daraus folgende Änderung der Arbeitsbedingungen, die ohnehin dort zu dokumentieren ist.
• Löschung: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für BEM-Akten gibt es nicht. Zu löschen ist, sobald der Zweck entfallen ist. Legen Sie deshalb im Abschlussvermerk fest, wann die Unterlagen geprüft und vernichtet werden.

Der Betriebsarzt unterliegt zusätzlich der ärztlichen Schweigepflicht. Er darf dem Arbeitgeber mitteilen, welche Tätigkeiten möglich sind und welche Anpassungen sinnvoll wären, nicht aber Befunde. Dieselbe Trennlinie gilt bereits in der arbeitsmedizinischen Vorsorge und ist dort für viele Betriebe der vertrautere Fall.

Was ein unterlassenes BEM im Kündigungsschutzprozess bedeutet

Hier liegt der Grund, warum das BEM für Arbeitgeber kein Nebenthema ist. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist in den Grundzügen gefestigt und lässt sich in drei Sätzen zusammenfassen.

Erstens: Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung einer Kündigung. Wer kein BEM durchgeführt hat, hat nicht allein deshalb unwirksam gekündigt. Das Gericht ordnet das Verfahren als Konkretisierung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ein (BAG, 24. März 2011, 2 AZR 170/10).

Zweitens: Fehlt das BEM, trifft den Arbeitgeber eine erweiterte Darlegungslast. Er muss dann konkret vortragen, dass auch ein BEM zu keinem milderen Mittel geführt hätte — dass es also objektiv nutzlos gewesen wäre. Dazu gehört auch der Vortrag, dass künftige Fehlzeiten ebenso wenig durch gesetzlich vorgesehene Hilfen oder Leistungen der Rehabilitationsträger in relevantem Umfang hätten vermieden werden können (BAG, 20. November 2014, 2 AZR 755/13). Wer nie mit der betroffenen Person gesprochen hat, kann diesen Negativbeweis kaum führen. Genau hier scheitern krankheitsbedingte Kündigungen in der Praxis.

Drittens: Das gilt nicht nur bei einer langen Erkrankung. Auch bei häufigen Kurzerkrankungen ist ein BEM geboten, und auch nach einem bereits durchgeführten BEM entsteht die Pflicht innerhalb eines Jahres erneut, wenn die Schwelle wieder überschritten wird (BAG, 18. November 2021, 2 AZR 138/21).

Für Kleinbetriebe ist eine Abgrenzung wichtig: Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz greift erst oberhalb der dortigen Kleinbetriebsschwelle. Die BEM-Pflicht aus § 167 Absatz 2 SGB IX besteht davon unabhängig ab dem ersten Beschäftigten. Wächst ein Betrieb über die Schwelle, wird ein über Jahre versäumtes BEM rückwirkend zum Problem, weil die Fehlzeiten der Vergangenheit dann Gegenstand einer Prüfung werden können, für die keine Unterlagen existieren. Dieser Abschnitt ordnet die Rechtsprechung ein und ersetzt keine Rechtsberatung; bei einer konkret beabsichtigten Kündigung ist anwaltlicher Rat im Einzelfall der richtige Weg.

Unterstützung von außen: wer zahlt und wer berät

Ein verbreiteter Irrtum lautet, der Betrieb müsse alle Maßnahmen selbst finanzieren. § 167 Absatz 2 Satz 5 SGB IX sieht ausdrücklich vor, dass die Rehabilitationsträger hinzugezogen werden, wenn Leistungen zur Teilhabe in Betracht kommen — bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt. Diese Träger erbringen Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben, die von der behinderungsgerechten Ausstattung eines Arbeitsplatzes über technische Arbeitshilfen bis zu Leistungen an den Arbeitgeber reichen können. Welcher Träger zuständig ist, hängt vom Einzelfall ab; die Klärung übernimmt in der Regel der zuerst angegangene Träger.

Für Arbeitgeber, die nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, gibt es seit dem Teilhabestärkungsgesetz die Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber nach § 185a SGB IX. Sie werden von den Integrationsämtern beauftragt, sind trägerunabhängig und flächendeckend eingerichtet, beraten und unterstützen ausdrücklich auch kleine und mittlere Unternehmen und begleiten die Antragstellung bei den Leistungsträgern. Ergänzend gilt § 167 Absatz 3 SGB IX: Rehabilitationsträger und Integrationsämter können Arbeitgeber, die ein BEM einführen, durch Prämien oder einen Bonus fördern. Ob und in welcher Höhe das im konkreten Fall geschieht, richtet sich nach den Regelungen des jeweiligen Trägers.

Der naheliegendste externe Ansprechpartner sitzt allerdings schon im Betrieb beziehungsweise unter Vertrag: der Betriebsarzt aus der sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Betreuung. Er ist nach Satz 3 hinzuzuziehen, soweit das erforderlich ist, kennt die Arbeitsplätze und kann beurteilen, welche Anpassung tatsächlich trägt. In Betrieben mit einem Arbeitsschutzausschuss gehört der organisatorische Stand des BEM auf die Tagesordnung — allerdings ausschließlich als Verfahrensstand, niemals mit personenbezogenen Angaben.

Gilt das für meinen Betrieb mit 8, 20 oder 45 Leuten?

Ja, in allen drei Fällen — und das ist der Punkt, an dem sich das BEM von fast allen anderen Arbeitsschutzpflichten unterscheidet. Es gibt keine Beschäftigtenschwelle. Was sich mit der Betriebsgröße ändert, ist nicht das Ob, sondern die Frage, wer beteiligt wird und wer die Aufgabe übernimmt.

Die eigentliche Hürde im Kleinbetrieb ist nicht das Gespräch, sondern die Feststellung des Auslösers. Ohne Personalabteilung fällt niemandem auf, dass sich fünf Kurzerkrankungen über elf Monate auf 45 Tage summiert haben. Der einfachste Weg, das zu ändern, kostet zehn Minuten im Monat: eine Tabelle mit einer Zeile je Beschäftigtem und einer Spalte je Monat, in die Sie die Kalendertage der Arbeitsunfähigkeit eintragen, dazu eine Summenspalte über die zurückliegenden zwölf Monate. Die Zahlen liegen in der Lohnabrechnung ohnehin vor. Überschreitet eine Zeile 42 Tage, ist der Auslöser erreicht. Diese Tabelle enthält keine Diagnosen und keine Gesundheitsangaben im engeren Sinne, sollte aber trotzdem nicht offen im Büro liegen.

Wer das Gespräch führt, sollte im Vorfeld geklärt sein. In sehr kleinen Betrieben ist das der Inhaber. Besteht ein Konflikt mit dem direkten Vorgesetzten, ist es sinnvoll, eine andere Person zu benennen — das ist eine Empfehlung, keine Vorschrift. Der Gesprächsrahmen ist überschaubar: eine halbe bis eine Stunde, ein Raum ohne Publikum, ein Leitfaden mit Fragen zu den Arbeitsbedingungen und ein Blatt für Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin. Mehr braucht es für ein Verfahren, das im Streitfall trägt, nicht.

Häufige Fragen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

Quellen

• § 167 SGB IX (Prävention, betriebliches Eingliederungsmanagement) im Wortlaut: dejure.org/gesetze/SGB_IX/167.html
• § 185a SGB IX (Einheitliche Ansprechstellen für Arbeitgeber): dejure.org/gesetze/SGB_IX/185a.html
• Teilhabestärkungsgesetz vom 2. Juni 2021, BGBl. I S. 1387 — Einfügung des Rechts auf eine Vertrauensperson in § 167 Absatz 2 Satz 2 SGB IX, gültig ab 10. Juni 2021
• GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom 24. Juli 2026, verkündet am 29. Juli 2026 — Ergänzung „oder teilweise arbeitsunfähig“ in § 167 Absatz 2 Satz 1 SGB IX: bundesgesundheitsministerium.de
• BAG, Urteil vom 24. März 2011, 2 AZR 170/10 — Zusammenrechnung der Fehlzeiten, BEM als Konkretisierung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes: bundesarbeitsgericht.de
• BAG, Urteil vom 20. November 2014, 2 AZR 755/13 — Anforderungen an die Einladung, erweiterte Darlegungslast bei häufigen Kurzerkrankungen: bundesarbeitsgericht.de
• BAG, Urteil vom 18. November 2021, 2 AZR 138/21 — erneutes BEM innerhalb eines Jahres nach Abschluss: bundesarbeitsgericht.de
• Artikel 9 DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten): dejure.org/gesetze/DSGVO/9

Redaktionsstand: August 2026. Der Beitrag beschreibt das Verfahren nach § 167 SGB IX; kündigungs- und datenschutzrechtliche Einzelfragen gehören in anwaltliche Beratung.