Elektronische Unterweisung: wann sie zulässig ist

Eine Online-Unterweisung ist eine Unterweisung im Arbeitsschutz nach § 12 Arbeitsschutzgesetz, die ganz oder teilweise über elektronische Medien durchgeführt wird — als Videokonferenz, als E-Learning-Modul oder als rechnergestütztes Lernprogramm. Sie ist zulässig, weil weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1 eine bestimmte Form vorschreiben: Beide verlangen kein Verfahren, sondern ein Ergebnis. Genau an diesem Punkt entscheidet sich, ob Ihre digitale Lösung trägt oder nicht. Dieser Beitrag arbeitet heraus, was die Rechtsgrundlagen wörtlich fordern, welche drei Bedingungen die DGUV an elektronische Hilfsmittel knüpft und bei welchen Anlässen die Online-Form an ihre Grenze stößt. Wenn Sie zuerst die Grundlagen brauchen, führt der Überblick zur Sicherheitsunterweisung im Betrieb in das Thema ein.

Was eine Online-Unterweisung ist — und was nicht

Unter dem Stichwort Online-Unterweisung laufen in der Praxis drei sehr unterschiedliche Formate, die rechtlich nicht gleich zu bewerten sind.

Das erste ist die Videokonferenz: Eine unterweisende Person spricht live mit den Beschäftigten, teilt Folien oder Videos, stellt Fragen und beantwortet Rückfragen. Formal ist das eine mündliche Unterweisung, die lediglich über eine Leitung stattfindet statt im Besprechungsraum.

Das zweite ist das E-Learning-Modul, auch rechnergestützte Unterweisung oder Web Based Training genannt: Die Beschäftigten bearbeiten zeitversetzt ein Programm, klicken sich durch Inhalte, beantworten Fragen und erhalten am Ende ein Zertifikat. Es gibt keinen synchronen Kontakt zu einer unterweisenden Person.

Das dritte ist der Medieneinsatz als Baustein: Ein Film oder ein interaktives Modul liefert den Wissensteil, die Unterweisung selbst führt eine Person durch. Das ist streng genommen keine Online-Unterweisung, sondern eine Präsenzunterweisung mit digitalem Material.

Zu unterscheiden ist die Unterweisung außerdem von der bloßen Information. Die Gefahrstoffverordnung macht das in § 14 sichtbar, indem sie in Absatz 1 die Unterrichtung der Beschäftigten regelt — also das Zugänglichmachen von Betriebsanweisung und Sicherheitsdatenblatt — und in Absatz 2 davon getrennt die Unterweisung. Wer Unterlagen bereitstellt, informiert. Wer unterweist, vermittelt Verhalten und überzeugt sich davon, dass es angekommen ist. Diese Trennung erklärt, warum digitale Formate so unterschiedlich bewertet werden: Sie sind hervorragend darin, Informationen zu transportieren, und schwach darin, Verhalten zu prüfen.

Keine Unterweisung ist dagegen die bloße Bereitstellung von Unterlagen. Die DGUV hat das in der Fachbereich-AKTUELL-Veröffentlichung FBORG-004 „Unterweisung im Homeoffice" vom 25. Juni 2021 unmissverständlich festgehalten: „Die alleinige Übergabe von Unterweisungsinhalten zum Selbststudium, auch in elektronischer Form, oder die ausschließliche Bearbeitung einer Unterweisungssoftware, ohne entweder der Möglichkeit eines ergänzenden mündlichen Kontakts oder der Möglichkeit der Rückfrage, reichen nicht aus." Wer eine PDF-Datei per E-Mail verteilt und eine Lesebestätigung einsammelt, hat also nicht unterwiesen. Dieselbe Veröffentlichung bestätigt umgekehrt, dass Unterweisungen mittels elektronischer Medien zulässig sind, „wenn dies mit der Möglichkeit für ergänzende mündliche Erläuterungen verbunden ist".

Die Rechtslage: keine Formvorschrift, aber ein verlangtes Ergebnis

§ 12 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz enthält keinen einzigen Satz über die Form. Er verlangt, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten „über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen" hat. Die Unterweisung umfasst nach derselben Vorschrift „Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich ausgerichtet sind". Sie muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.

§ 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 ergänzt Häufigkeit und Nachweis. Die Unterweisung „muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden". Absatz 2 verlangt, die relevanten Inhalte „in verständlicher Weise zu vermitteln". Auch hier steht nichts von Präsenz, Raum oder Anwesenheit. Zur Auslegung der Jahresfrist finden Sie die Details im Beitrag zur jährlichen Wiederholungsunterweisung.

Weil die Vorschriften ergebnisorientiert formuliert sind, ist die Frage „Online erlaubt oder nicht" falsch gestellt. Die richtige Frage lautet: Führt mein Format zu einer Unterweisung, die ausreichend, angemessen, arbeitsplatzbezogen und verstanden ist — und kann ich das belegen? Die DGUV hat dazu mehrfach Position bezogen. Die DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention" in der Ausgabe Juni 2025 hält fest: „Werden bei Unterweisungen elektronische Hilfsmittel eingesetzt, kann die zusätzliche praktische Vermittlung einiger Arbeitsabläufe und Verhaltensweisen erforderlich sein." Und an anderer Stelle: „Bei Unterweisungen müssen auch Rückfragen von Versicherten an die Unterweisenden möglich sein."

Ein zweiter Punkt wird häufig übersehen: Einzelne Verordnungen verlangen ausdrücklich eine mündliche Unterweisung, auch wenn das Arbeitsschutzgesetz selbst schweigt. § 14 Absatz 2 Gefahrstoffverordnung ist das bekannteste Beispiel. Für diese Themen scheidet ein reines Selbstlernmodul aus. Eine Live-Videokonferenz dagegen ist ein mündliches Format — die Vorschrift verlangt Mündlichkeit, nicht körperliche Anwesenheit. Wer diese Unterscheidung sauber zieht, kann deutlich mehr digital abbilden, als in vielen Betrieben angenommen wird, und weiß zugleich genau, wo Schluss ist.

Ein Hinweis zur Quellenlage, weil im Netz viel Falsches zirkuliert: Die häufig zitierte DGUV Information 211-005 „Unterweisung — Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes" stammt aus dem Juli 2012 und ist auf der Publikationsseite der DGUV selbst als veraltet und in Überarbeitung gekennzeichnet. Belastbar sind die DGUV Regel 100-001, FBORG-004 und der IAG-Selbstcheck Nr. 3094. Wie sich diese Anforderungen auf digitale Werkzeuge insgesamt übertragen, ordnet der Überblick zur Software für den Arbeitsschutz ein.

Die drei Bedingungen, an denen es in der Praxis scheitert

Am klarsten formuliert sind die Anforderungen im Selbstcheck des Instituts für Arbeit und Gesundheit der DGUV (IAG-Report Nr. 3094, Ausgabe 12/2018), der drei Kriterien aus der DGUV Regel 100-001 ableitet. Diese drei Punkte entscheiden in der Praxis darüber, ob eine Online-Unterweisung standhält.

Erstens Betriebs- und Arbeitsplatzbezug. Der Selbstcheck zitiert: „Die Unterweisungsinhalte müssen arbeitsplatzspezifisch aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden." Ein Standardmodul „Leitern und Tritte", das für jeden Betrieb in Deutschland gleich aussieht, erfüllt das nicht. Es muss erkennbar sein, welche Leitern in Ihrem Betrieb stehen, wer sie prüft und welche Regel bei Ihnen für das Arbeiten auf der Leiter gilt. Die DGUV Regel 100-001 formuliert denselben Gedanken so: Mit Unterweisungen gibt der Unternehmer den Versicherten „konkrete auf ihre individuellen Arbeits- und Tätigkeitssituationen zugeschnittene Informationen". Praktisch heißt das: Ein zugekauftes Modul kann den allgemeinen Teil abdecken, der betriebsspezifische Teil muss von Ihnen kommen.

Zweitens die Möglichkeit zur Rückfrage. „Ein Gespräch zwischen Versicherten und Unterweisenden muss jederzeit möglich sein", heißt es im Selbstcheck. Eine Videokonferenz erfüllt das von selbst. Bei einem asynchronen E-Learning müssen Sie es organisieren: eine benannte Ansprechperson, ein fester Termin für Rückfragen, eine Sprechstunde nach dem Modul. Wichtig ist, dass diese Möglichkeit real besteht und nicht nur auf dem Papier — und dass sie im Nachweis auftaucht.

Drittens die Verständniskontrolle. „Es muss eine Verständnisprüfung stattfinden." Die DGUV Regel 100-001 nennt als Methoden das Stellen von Verständnisfragen, das Vorführenlassen des Handlungsablaufs durch die Versicherten und die Beobachtung der Arbeitsweise. Zwei dieser drei Methoden setzen voraus, dass jemand zusieht. Ein Multiple-Choice-Test am Ende eines Moduls prüft Wissen, nicht Handlung. Das ist zulässig, deckt aber nur einen Teil ab. Als Empfehlung: Kombinieren Sie den Test mit mindestens einer offenen Frage, die auf Ihren Betrieb zielt, und dokumentieren Sie die Antwort. Welche Funktionen ein Werkzeug dafür mitbringen sollte, behandelt der Beitrag zu Programmen für Unterweisungen.

Welcher Unterweisungsanlass sich für die Online-Form eignet

Die pauschale Frage nach der Zulässigkeit führt in die Irre, weil sich die Anlässe stark unterscheiden. Die folgende Zuordnung fasst zusammen, wo die Online-Form trägt und wo nicht.

Die Grenze verläuft also nicht zwischen online und Präsenz, sondern zwischen Wissen und Handlung. Alles, was jemand wissen muss, lässt sich digital vermitteln. Alles, was jemand können muss, braucht eine Vorführung, eine Übung oder eine Beobachtung. Diese Unterscheidung sollten Sie in Ihrem Unterweisungsplan für jedes Thema einmal festhalten, dann müssen Sie sie nicht jedes Jahr neu diskutieren.

Die Praxislösung: Theorie online, Betriebsbezug vor Ort

Für Betriebe mit mehreren Standorten oder mit Mitarbeitern auf wechselnden Baustellen ist die Kombination beider Formate der übliche Weg. Sie besteht aus vier Schritten.

Schritt eins, Theorie online. Der allgemeine Wissensteil läuft als Modul oder Videokonferenz: Rechtsgrundlagen, allgemeine Gefährdungen, Verhaltensregeln, Erste Hilfe, Brandschutz. Dieser Teil ist in jedem Betrieb weitgehend gleich und lässt sich ohne Verlust digital vermitteln.

Schritt zwei, betriebsspezifischer Teil. Der Meister oder die Führungskraft ergänzt vor Ort, was nur für Ihren Betrieb gilt: die Maschinen in Ihrer Halle, Ihre Gefahrstoffe, Ihre Fluchtwege, Ihre Ersthelfer, die Regeln auf der aktuellen Baustelle. Dieser Teil ist der eigentliche Kern der Unterweisung und der Punkt, an dem zugekaufte Standardmodule regelmäßig scheitern. Bei neuen Kollegen fällt dieser Teil besonders umfangreich aus — eine Struktur dafür liefert der Leitfaden zur Einweisung neuer Mitarbeiter.

Schritt drei, Praxis. Alles mit Handlungsanteil wird gezeigt und nachgemacht: Maschine ein- und ausschalten, Schutzeinrichtung prüfen, Gurt anlegen, Feuerlöscher greifen. Hier lassen Sie sich den Handlungsablauf vorführen — das ist zugleich die von der DGUV Regel 100-001 genannte Methode der Verständnisprüfung.

Schritt vier, ein gemeinsamer Nachweis. Beide Teile gehören auf ein Blatt, mit getrennter Ausweisung. Ein Beschäftigter, der nur das Online-Modul absolviert hat, ist nicht vollständig unterwiesen, und genau das muss der Nachweis zeigen können.

Für Baustellenbetriebe hat diese Aufteilung einen praktischen Nebeneffekt: Der Theorieteil lässt sich terminlich vom Baustellenalltag entkoppeln und in Randzeiten legen, während der Präsenzteil dort stattfindet, wo ohnehin gearbeitet wird. Der jährliche Turnus nach § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 bezieht sich dabei auf die Unterweisung als Ganzes, nicht auf einzelne Bausteine. Wenn Online-Teil und Präsenzteil zeitlich auseinanderfallen, sollte der Abstand überschaubar bleiben und der Nachweis beide Termine ausweisen.

Die Online-Unterweisung richtig dokumentieren

§ 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation, schreibt aber keine Form vor. Für einzelne Bereiche wird es konkreter: § 12 Absatz 1 BetrSichV verlangt, Datum der Unterweisung und Namen der Unterwiesenen schriftlich festzuhalten, § 14 Absatz 2 GefStoffV verlangt zusätzlich die Bestätigung durch Unterschrift der Unterwiesenen. Für die Online-Form ergibt sich daraus eine Liste, die Sie mitprotokollieren sollten.

• Thema und die vermittelten Inhalte im Einzelnen, nicht nur ein Sammelbegriff
• Datum, Uhrzeit und Dauer, getrennt nach Online-Teil und Präsenzteil
• Format des Online-Teils: Videokonferenz oder Selbstlernmodul, mit Bezeichnung des Programms
• Teilnehmerliste mit Namen und Funktion
• Name, Funktion und Unterschrift der unterweisenden Person
• Ergebnis der Verständniskontrolle, nicht nur „bestanden", sondern die Methode
• Hinweis, wie die Rückfragemöglichkeit organisiert war und ob sie genutzt wurde
• Bestätigung der Teilnehmer, bei Gefahrstoffen zwingend als Unterschrift

Ein automatisch erzeugtes Teilnahmezertifikat einer Lernplattform deckt davon in der Regel nur einen Teil ab. Es belegt, dass jemand ein Modul beendet hat. Es belegt nicht den Betriebsbezug, nicht die Rückfragemöglichkeit und nicht den Praxisteil. Als Empfehlung: Behandeln Sie das Zertifikat als Anlage zum eigentlichen Nachweis, nicht als Ersatz. Eine passende Vorlage für den Nachweis selbst finden Sie unter Nachweis der Unterweisung.

Grenzfälle: Fremdsprachen und Leiharbeit

Eine Unterweisung, die nicht verstanden wird, ist keine Unterweisung. Das ist keine Auslegung, sondern steht im Text: § 4 Absatz 2 DGUV Vorschrift 1 verlangt, die Inhalte „in verständlicher Weise zu vermitteln". § 14 Absatz 2 GefStoffV wird noch deutlicher und fordert, die Unterweisung müsse „in für die Beschäftigten verständlicher Form und Sprache erfolgen".

Für Betriebe mit fremdsprachigen Beschäftigten ist die Online-Form hier eher eine Chance als ein Problem. Viele Module liegen in mehreren Sprachen vor, und ein Beschäftigter kann ein Modul in seiner Muttersprache in eigenem Tempo bearbeiten und wiederholen. Die Grenze liegt bei der Rückfrage: Wenn niemand da ist, der die Frage in der passenden Sprache beantworten kann, fehlt eine der drei Bedingungen. Als Empfehlung: Benennen Sie für den betriebsspezifischen Teil einen sprachkundigen Kollegen oder ziehen Sie einen Dolmetscher hinzu und halten Sie das im Nachweis fest.

Bei Leiharbeit ist die Zuständigkeit eindeutig geregelt. § 12 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz weist die Unterweisungspflicht bei einer Arbeitnehmerüberlassung dem Entleiher zu; er hat die Unterweisung „unter Berücksichtigung der Qualifikation und der Erfahrung der Personen, die ihm zur Arbeitsleistung überlassen werden, vorzunehmen". Die übrigen Arbeitsschutzpflichten des Verleihers bleiben unberührt. Übersetzt heißt das: Ein Online-Modul, das die Zeitarbeitsfirma vorab durchführt, kann den allgemeinen Teil abdecken. Es entbindet Sie als Einsatzbetrieb nicht davon, die Leiharbeitnehmer an Ihrem Arbeitsplatz zu unterweisen — und zwar bevor sie zu arbeiten anfangen.

Häufige Fragen zur Online-Unterweisung

Quellen

• § 12 Arbeitsschutzgesetz (Unterweisung): gesetze-im-internet.de/arbschg/__12.html
• § 4 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention" (Unterweisung der Versicherten): publikationen.dguv.de
• DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention", Ausgabe Juni 2025: publikationen.dguv.de
• DGUV Fachbereich AKTUELL FBORG-004 „Unterweisung im Homeoffice", 25.06.2021: publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/4307
• IAG „Selbstcheck als Auswahlhilfe für elektronische Hilfsmittel für die Unterweisung", Nr. 3094, Ausgabe 12/2018: publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/3557
• § 14 Gefahrstoffverordnung (Unterrichtung und Unterweisung der Beschäftigten): gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__14.html
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung (Unterweisung): gesetze-im-internet.de/betrsichv_2015/__12.html
• KomNet-Dialog 43048 „Ist eine softwaregestützte Online-Unterweisung von Beschäftigten nach DGUV Vorschrift 1 und ArbSchG möglich?", Stand 07.01.2025: komnet.nrw.de/_sitetools/dialog/43048

Redaktionsstand: August 2026. Der Beitrag bündelt Praxiswissen und ersetzt im Einzelfall keine rechtliche Beratung.