Substitutionsprüfung: Pflicht, Ablauf und Vorlage nach TRGS 600
Meisterdok-Redaktion · Zuletzt aktualisiert am
Die Substitutionsprüfung ist die schriftlich zu dokumentierende Prüfung, ob ein im Betrieb verwendeter Gefahrstoff durch einen Stoff, ein Gemisch oder ein Verfahren mit geringerer Gefährdung ersetzt werden kann. Sie ist kein freiwilliger Sicherheitscheck, sondern fester Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung: § 6 Abs. 1 Nr. 4 GefStoffV zählt die „Möglichkeiten einer Substitution" ausdrücklich zu den Punkten, die die Gefährdungsbeurteilung umfassen muss, und § 7 Abs. 3 GefStoffV verlangt, dass der Arbeitgeber auf Grundlage dieses Prüfungsergebnisses vorrangig eine Substitution durchführt: Gefahrstoffe oder Verfahren sind durch Stoffe, Gemische, Erzeugnisse oder Verfahren zu ersetzen, die unter den jeweiligen Verwendungsbedingungen nicht oder weniger gefährlich sind.
Wer die Prüfung bereits schriftlich anlegen möchte, findet die passende Excel-Tabelle mit einem eigenen Blatt für Substitutionsprüfungen im Gefahrstoffverzeichnis Vorlage-Set – diese Seite hier erklärt, was inhaltlich in die Prüfung gehört und wie der Ablauf in der Praxis aussieht, unabhängig davon, in welcher Datei Sie das Ergebnis später festhalten.
Der häufigste Irrtum im Kleinbetrieb: Die Substitutionsprüfung wird mit der bloßen Kenntnisnahme des Sicherheitsdatenblatts verwechselt. Das Datenblatt informiert über Gefahren des vorhandenen Produkts – es beantwortet nicht die Frage, ob ein weniger gefährliches Produkt für denselben Zweck am Markt verfügbar und einsetzbar wäre. Genau diese Frage stellt und beantwortet die Substitutionsprüfung, und genau deshalb verlangt der Gesetzgeber ein eigenes, nachvollziehbares Ergebnis dazu.
Rechtsgrundlage: drei Normen, ein Zusammenhang
Die Pflicht zur Substitutionsprüfung ergibt sich nicht aus einer einzelnen Vorschrift, sondern aus dem Zusammenspiel dreier Absätze der Gefahrstoffverordnung:
| Norm | Regelt | Fundstelle |
|---|---|---|
| § 6 Abs. 1 Nr. 4 GefStoffV | Die Gefährdungsbeurteilung hat sich auch auf die Möglichkeit der Substitution zu erstrecken – die Prüfung ist Teil der GBU, kein separates Verfahren | gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__6.html |
| § 7 Abs. 3 GefStoffV | Vorrang der Substitution: Auf Grundlage des Prüfungsergebnisses ist vorrangig durch einen nicht oder weniger gefährlichen Stoff, ein Gemisch, ein Erzeugnis oder ein Verfahren zu ersetzen | gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__7.html |
| § 6 Abs. 8 Nr. 2, 3 GefStoffV | Dokumentationspflicht: das Ergebnis der Substitutionsprüfung und – bei Verzicht auf eine technisch mögliche Substitution – eine Begründung sind festzuhalten | gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__6.html |
| TRGS 600 „Substitution" | Technische Regel, die den Ablauf der Substitutionsprüfung praxistauglich konkretisiert und Vorgehen für Stoffgruppen mit vergleichbarer Gefährdung beschreibt | baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRGS/TRGS-600 |
Die TRGS ist dabei keine eigene Rechtsnorm, sondern eine Technische Regel: Wer sie anwendet, darf davon ausgehen, die Anforderung der Verordnung insoweit erfüllt zu haben (Vermutungswirkung). Wer davon abweicht, muss auf andere Weise ein gleichwertiges Schutzniveau erreichen und das begründen.
Wann eine Prüfung Pflicht ist
Die Substitutionsprüfung ist immer dann fällig, wenn im Betrieb eine Tätigkeit mit einem Gefahrstoff ausgeübt wird – unabhängig von Betriebsgröße oder Menge. Praktisch fallen darunter die meisten der im Handwerk gebräuchlichen Produkte: Reiniger, Kaltreiniger und Entfetter, Bauchemie, Klebstoffe, Lacke und Beschichtungsstoffe. Eine Ausnahme gilt nach § 6 Abs. 13 GefStoffV nur, wenn ausschließlich eine geringe Gefährdung vorliegt – im Handwerk mit Reinigern, Lacken oder Kraftstoffen im Einsatz ist das die Ausnahme, nicht die Regel.
Erfahrungsgemäß lohnt sich die Prüfung nicht überall gleich stark. Bei Reinigern, Kaltreinigern und Klebstoffen gibt es meist mehrere Produkte mit unterschiedlicher Einstufung für denselben Zweck – hier fällt das Prüfergebnis häufig zugunsten eines Wechsels aus. Bei Kraftstoffen, technischen Gasen und Zement gibt es in aller Regel keine technisch mögliche Substitution; hier bleibt es bei der Rangfolge der Schutzmaßnahmen aus § 7 Abs. 4 GefStoffV – technische vor organisatorischen vor persönlichen Maßnahmen –, und das Prüfergebnis lautet nachvollziehbar „Substitution technisch nicht möglich".
Ablauf in fünf Schritten
- Ausgangsstoff bestimmen. Bezeichnung, Einstufung nach CLP-Verordnung und Verwendungszweck aus dem Sicherheitsdatenblatt und dem Gefahrstoffverzeichnis übernehmen.
- Alternativen recherchieren. Am Markt verfügbare Produkte oder Verfahren für denselben Zweck ermitteln – Lieferant fragen, Produktdatenbanken der Berufsgenossenschaften nutzen, Fachkraft für Arbeitssicherheit einbeziehen.
- Eignung prüfen. Leistet die Alternative die geforderte technische Funktion? Ein Reiniger, der nicht reinigt, ist keine Alternative, egal wie gering seine Einstufung ist.
- Gefährdung vergleichen. Einstufung, Grenzwerte und Expositionsszenario der Alternative der des Ausgangsstoffs gegenüberstellen – nicht nur ein Gefahrenpiktogramm gegen ein anderes zählen, sondern die tatsächliche Gefährdung bei der geplanten Verwendung betrachten.
- Entscheidung dokumentieren. Ergebnis, Datum und Begründung festhalten – bei Wechsel: welches Produkt, ab wann; bei Verbleib: warum keine technisch mögliche Substitution besteht.
Was die TRGS 600 vorgibt
Die TRGS 600 ist die Technische Regel, die den Ablauf der Substitutionsprüfung aus § 7 Abs. 3 GefStoffV für die betriebliche Praxis konkretisiert: Sie beschreibt, wie ein Vergleich zwischen Ausgangsstoff und möglicher Alternative systematisch durchgeführt wird, und schlägt vor, wo einzelne Prüfungen zusammengefasst werden können. Für mehrere Produkte mit vergleichbarer Gefährdung und vergleichbarem Verwendungszweck – etwa mehrere Kaltreiniger auf Lösemittelbasis – reicht danach eine gemeinsame Prüfung mit Verweis auf die betroffenen Produkte, statt jedes einzeln durchzuprüfen. Das verkürzt den Aufwand im Kleinbetrieb erheblich, ohne die Prüftiefe zu verringern.
Was ins Protokoll gehört
§ 6 Abs. 8 GefStoffV verlangt die Dokumentation des Ergebnisses, nicht ein bestimmtes Formular. Praxistauglich hat sich diese Mindestangaben-Liste bewährt:
- Bezeichnung und Einstufung des geprüften Ausgangsstoffs
- Geprüfte Alternative(n) mit Bezeichnung und Einstufung
- Ergebnis: Wechsel zur Alternative oder Verbleib beim Ausgangsstoff
- Begründung – bei Verbleib insbesondere, warum eine Substitution technisch nicht möglich ist
- Datum der Prüfung und Name der prüfenden Person
- Termin der nächsten Überprüfung
Diese sechs Angaben lassen sich in einer einzigen Tabellenzeile je Stoff unterbringen – entscheidend ist nicht die Form, sondern dass ein Dritter (Aufsichtsperson, Berufsgenossenschaft, im Streitfall ein Gutachter) anhand der Aufzeichnung nachvollziehen kann, dass geprüft wurde und warum das Ergebnis so ausfiel.
Beispiel aus der Praxis
Ein Malerbetrieb verwendet einen lösemittelhaltigen Pinselreiniger (H226, H336, H411). Die Substitutionsprüfung ergibt: Ein wasserbasierter Pinselreiniger ohne Gefahrenkennzeichnung ist am Markt verfügbar, reinigt handelsübliche Dispersionsfarben gleichwertig, benötigt aber eine geringfügig längere Einwirkzeit bei stark eingetrockneten Pinseln. Bewertung: technisch geeignet, Mehraufwand gering. Ergebnis: Wechsel zum wasserbasierten Produkt zum nächsten Bestellzyklus, Betriebsanweisung und Unterweisung werden entsprechend angepasst. Für Lösemittelfarben selbst – wo kein wasserbasiertes Äquivalent dieselbe Deckkraft liefert – bleibt es beim bisherigen Produkt; Ergebnis „Substitution für diesen Anwendungsfall technisch nicht möglich", mit Verweis auf die technischen Anforderungen des Auftraggebers.
Häufige Fehler bei der Substitutionsprüfung
- Prüfung nur behauptet, nicht dokumentiert. „Haben wir schon geprüft" ist im Streit- oder Kontrollfall wertlos ohne schriftliches Ergebnis – genau der Grund, warum § 6 Abs. 8 GefStoffV die Dokumentation verlangt.
- Nur das Gefahrenpiktogramm verglichen. Ein Produkt mit weniger Piktogrammen ist nicht automatisch die bessere Wahl – Konzentration, Exposition und tatsächliche Verwendung entscheiden über die reale Gefährdung.
- Einmalige Prüfung ohne Wiedervorlage. Ohne Termin für die nächste Überprüfung verliert die Prüfung ihre Aktualität, sobald sich das Marktangebot ändert.
- Verwechslung mit der SDB-Prüfung. Ein neues Sicherheitsdatenblatt zur Kenntnis zu nehmen ersetzt keine Substitutionsprüfung – beides sind getrennte Schritte, die getrennt dokumentiert gehören.
Für die laufende Pflege gilt derselbe Rhythmus wie beim Gefahrstoffverzeichnis selbst: ein Jahresdurchgang über den Bestand plus eine Prüfung bei jedem neuen Produkt. Wer das Verzeichnis, die Substitutionsprüfung und die SDB-Eingangsprüfung in einer Datei führt, erspart sich die Suche in drei Ordnern.
Was nach der Prüfung passiert: Betriebsanweisung und Unterweisung
Die Substitutionsprüfung steht nicht für sich allein – ihr Ergebnis wirkt in zwei weitere Pflichtdokumente hinein. Fällt die Entscheidung für ein neues Produkt, muss die Betriebsanweisung Gefahrstoffe nach § 14 Abs. 1 GefStoffV auf den neuen Stoff angepasst werden, bevor er zum Einsatz kommt – die alte Anweisung beschreibt sonst ein Produkt, das gar nicht mehr benutzt wird. Zweitens folgt aus § 14 Abs. 2 GefStoffV, dass Beschäftigte vor Aufnahme der Tätigkeit mit dem neuen Stoff erneut zu unterweisen sind, auch wenn die letzte Jahresunterweisung erst wenige Monate zurückliegt. Bleibt es beim bisherigen Stoff, ändert sich an Betriebsanweisung und Unterweisung nichts – aber das Prüfergebnis selbst gehört trotzdem in die Akte, damit im Kontrollfall nachvollziehbar ist, dass geprüft wurde.
Eine Randfrage, die im Kleinbetrieb oft übersehen wird: Betrifft die Substitution einen Stoff, der auch im Gefahrstoffverzeichnis geführt wird – und das ist bei nahezu jedem geprüften Produkt der Fall –, muss der Verzeichniseintrag beim Wechsel mitgepflegt werden: neue Bezeichnung, neue Einstufung, neuer Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. Verzeichnis und Substitutionsprüfung laufen inhaltlich auseinander, wenn nur eines der beiden Dokumente aktualisiert wird.
Häufige Fragen zur Substitutionsprüfung
Ist die Substitutionsprüfung für jeden Gefahrstoff im Betrieb Pflicht?
Ja, dem Grundsatz nach. § 6 Abs. 1 Nr. 4 GefStoffV zählt die Möglichkeiten einer Substitution zu den Punkten, die die Gefährdungsbeurteilung für jede Tätigkeit mit Gefahrstoffen erfassen muss. Eine Bagatellgrenze nennt die Verordnung nicht. Bei Stoffen ohne technisch mögliche Alternative – etwa Kraftstoffen oder Zement – fällt die Prüfung entsprechend kurz aus, das Ergebnis gehört aber trotzdem in die Dokumentation.
Darf ein Betrieb auf eine Substitution verzichten?
Ja, wenn eine Substitution technisch nicht möglich ist. § 6 Abs. 8 Nr. 3 GefStoffV verlangt für diesen Fall ausdrücklich eine schriftliche Begründung, sofern stattdessen Schutzmaßnahmen nach § 9 oder § 10 GefStoffV ergriffen werden. Eine reine Kostenerwägung ohne technische Begründung genügt dafür nicht.
Reicht es, die Substitutionsprüfung nur einmal beim Einkauf durchzuführen?
Nein. Sie ist Teil der Gefährdungsbeurteilung und unterliegt damit deren Aktualisierungspflicht: bei neuen Erkenntnissen, geänderten Einsatzbedingungen oder wenn sich am Markt ein neues, weniger gefährliches Produkt etabliert. In der Praxis bewährt sich ein fester Anlass: jeder neue Gefahrstoff im Verzeichnis löst eine Prüfung aus, dazu ein Jahresdurchgang über den Bestand.
Wer führt die Substitutionsprüfung im Kleinbetrieb durch?
Der Arbeitgeber ist verantwortlich, kann die Durchführung aber delegieren – an eine fachkundige Person im Betrieb oder, wo die eigene Fachkunde nicht ausreicht, an die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder eine externe Beratung. Entscheidend ist nicht der Titel der prüfenden Person, sondern dass sie die Datenblätter der infrage kommenden Produkte lesen und bewerten kann.
Was ist der Unterschied zwischen Substitutionsprüfung und Ersatzstoffprüfung?
Keiner – beide Begriffe bezeichnen dieselbe Prüfung. § 6 Abs. 1 Nr. 4 GefStoffV spricht wörtlich von den „Möglichkeiten einer Substitution" innerhalb der Gefährdungsbeurteilung; in der betrieblichen Praxis und in älteren Fassungen des Regelwerks haben sich daneben die Bezeichnungen Ersatzstoffprüfung und Substitutionsprüfung durchgesetzt und werden synonym verwendet.
Muss das Ergebnis der Substitutionsprüfung im Sicherheitsdatenblatt stehen?
Nein. Das Sicherheitsdatenblatt ist die Information des Herstellers oder Lieferanten nach Art. 31 REACH und enthält keine betriebliche Prüfung. Die Substitutionsprüfung ist eine eigene, betriebsinterne Aufzeichnung, die auf den Angaben des Sicherheitsdatenblatts aufbaut, aber getrennt davon dokumentiert wird.
Quellen
- § 6 GefStoffV – Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung: gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__6.html
- § 7 GefStoffV – Grundpflichten und Rangfolge der Schutzmaßnahmen: gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/__7.html
- TRGS 600 – Substitution: baua.de/DE/Angebote/Regelwerk/TRGS/TRGS-600
Dieser Beitrag erläutert die Vorgaben der GefStoffV und der TRGS 600 allgemein und ersetzt keine stoffbezogene Einzelfallprüfung im eigenen Betrieb.