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Checkliste: Vorbereitung auf das Bauwerksbuch

Die Erstellung eines Bauwerksbuchs und die erstmalige Überprüfung sind an Befugnisse gebunden — die Erstellung nach § 128a Abs. 2, die erstmalige Überprüfung nach Abs. 3. Beides gibt ein Eigentümer aus der Hand. Was er nicht aus der Hand gibt, ist die Vorbereitung: die Beschaffung der Unterlagen, die Klärung des Errichtungsjahres, die Auswahl und Prüfung der berechtigten Person und die eigene Terminplanung.

Dieser Teil wird selten beschrieben, weil er zwischen den Rollen liegt. Er entscheidet aber darüber, ob die Erstellung zügig läuft oder an fehlenden Angaben hängen bleibt. Die folgende Checkliste deckt genau diesen Bereich ab. Sie ist kostenlos und als PDF verfügbar; die Seite gibt den Inhalt so weit wieder, dass er auch ohne Download nutzbar ist.

Den rechtlichen Rahmen und die Fristen finden Sie im Überblick zum Bauwerksbuch Wien.

Was die Checkliste enthält

1. Unterlagen-Checkliste für die Bauaktenaushebung

Nach § 128a Abs. 4 gehören die Daten der Baubewilligungen und der Fertigstellungsanzeigen sowie, wo zutreffend, der Benützungsbewilligungen zum Pflichtinhalt des Bauwerksbuchs. Diese Angaben sind keine Hintergrundinformation, sondern Bestandteil des Dokuments. Fehlen sie, kann das Bauwerksbuch in diesem Punkt nicht vollständig erstellt werden.

Zusammenzutragen ist deshalb der bewilligungsrechtliche Bestand der Liegenschaft: die ursprüngliche Baubewilligung, spätere Bewilligungen zu Zu- und Umbauten, Fertigstellungsanzeigen und, bei älteren Objekten, Benützungsbewilligungen. Dazu kommen die vorhandenen Planunterlagen und Nachweise über durchgeführte Instandsetzungen, soweit sie vorliegen.

Die Unterlagenbeschaffung hat einen zweiten Nutzen. Sie beantwortet zugleich die Frage nach dem Errichtungsjahr — und das Errichtungsjahr entscheidet über die Frist. Errichtung vor dem 1. Jänner 1919 führt zum Stichtag 31. Dezember 2027, Errichtung zwischen dem 1. Jänner 1919 und dem 1. Jänner 1945 zum Stichtag 31. Dezember 2030. Spätere Zu- und Umbauten verschieben das Errichtungsjahr nicht.

Zwei Abgrenzungen gehören dazu. Erstens: Kleingartenhäuser, Kleingartenwohnhäuser und Gebäude mit höchstens 50 m² bebauter Grundfläche sind nach § 128a Abs. 2 und Abs. 3 ausgenommen. Zweitens: Gebäude ab 1946, an denen keine Bautätigkeit stattfindet, sind von den gestaffelten Bestandsfristen nicht erfasst — nach § 128a Abs. 3 letzter Satz kann die Behörde aber in begründeten Fällen auftragen, ein Bauwerksbuch binnen angemessener Frist erstellen zu lassen.

Die Checkliste führt die Unterlagen einzeln auf und lässt zu jeder Position vermerken, ob sie vorliegt, angefordert wurde oder nicht auffindbar ist. Der Zwischenstand ist das, was die berechtigte Person im Erstgespräch wissen will.

2. Objektdatenblatt

Eine berechtigte Person kann eine Leistung nur einschätzen, wenn sie das Objekt in seinen Grundzügen kennt. Das Objektdatenblatt sammelt die Angaben, die dafür regelmäßig benötigt werden, an einer Stelle: Adresse und Katastralgemeinde, Errichtungsjahr und dessen Beleg, bebaute Grundfläche, Anzahl der Geschosse und der Nutzungseinheiten, überwiegende Bauweise und Art der Tragkonstruktion, Dachform und Dacheindeckung, vorhandene vorspringende Bauteile wie Balkone und Erker, Fassadenbegrünung, bekannte Schadensbilder, durchgeführte Sanierungen mit Jahr sowie die Frage, ob eine Hausverwaltung bestellt ist.

Drei Angaben haben einen konkreten Grund. Die Tragkonstruktion: Macht Holz den überwiegenden Teil aus, kommen nach den Erläuterungen der MA 37 auch Holzbaumeister als Ersteller in Betracht. Die bebaute Grundfläche: Bei höchstens 50 m² greift die Ausnahme des § 128a Abs. 2 und Abs. 3. Die Verwaltung: Ist eine Hausverwaltung bestellt, hat nach § 128a Abs. 5 diese das Bauwerksbuch zu führen.

3. Fragenkatalog für das Erstgespräch

§ 128a Abs. 2 begrenzt den Kreis der Ersteller. Der Gesetzestext nennt drei Kategorien: eine Ziviltechnikerin oder einen Ziviltechniker, eine gerichtlich beeidete sachverständige Person für das einschlägige Fachgebiet oder eine nach den Berufsausübungsvorschriften berechtigte Person. Hinzu kommt die Unabhängigkeit von Bauwerber, Bauführer und Eigentümer; ein Dienst- oder Organschaftsverhältnis zu einem von ihnen schließt die Erstellung aus.

Welche Berufsgruppen darunter fallen, konkretisieren die Erläuterungen der MA 37 (Version 23.05.2025) in Kapitel 2.1: eingetragene Gerichtssachverständige der Fachgebiete Hochbau, Architektur oder Statik, aktive Ziviltechniker der Fachrichtungen Architektur oder Bauingenieurwesen, Baumeister auch mit der Beschränkung „planender Baumeister“ sowie Holzbaumeister, wenn Holz den überwiegenden Teil der Tragkonstruktion ausmacht. Ausgeschlossen sind nach den Erläuterungen auf die Ausführung beschränkte Baugewerbetreibende.

Die Checkliste enthält dazu sechs Fragen für das Erstgespräch:

  1. Über welche der drei gesetzlichen Kategorien wird die Befugnis abgeleitet, und welche Berufsgruppe der Erläuterungen ist das konkret?
  2. Wie wird diese Befugnis nachgewiesen — Eintragung, Kammerzugehörigkeit, Gewerberegister?
  3. Wie lautet der Gewerbewortlaut, und enthält er eine Beschränkung? Die Unterscheidung zwischen „planender Baumeister“ und einer Beschränkung auf die Ausführung ist hier entscheidend.
  4. Besteht oder bestand eine Rolle am Objekt, insbesondere als Bauwerber oder Bauführer?
  5. Bestehen gesellschaftsrechtliche oder personelle Verflechtungen mit dem ausführenden Unternehmen oder mit der Eigentümerseite, insbesondere ein Dienst- oder Organschaftsverhältnis?
  6. Wer zeichnet die Erstellbestätigung persönlich, und ist diese Person mit der im Gespräch auftretenden identisch?

Die Fragen fünf und sechs werden am häufigsten übersehen. Die Unabhängigkeit ist eine Anforderung an die konkrete Person, und die Bestätigung, die später nach § 128c zu übermitteln ist, trägt eine Unterschrift. Beides sollte vor der Beauftragung geklärt sein. Ausführlicher behandelt das die Seite Wer darf ein Bauwerksbuch erstellen.

4. Terminplan rückwärts ab der Frist

Der Stichtag ist das Datum, zu dem das Ergebnis vorliegen muss, nicht das Datum, an dem die Arbeit beginnt. Dazwischen liegt eine Kette von Schritten, die aufeinander aufbauen. Die Checkliste stellt sie als Abhängigkeitskette dar, ohne Wochen- oder Monatsangaben, weil es dafür keine amtliche Quelle gibt.

  • Errichtungsjahr klären. Entscheidet, ob und welcher Stichtag gilt. Voraussetzung für alles Weitere.
  • Bauakt ausheben. Liefert die bewilligungsrechtlichen Daten, die nach § 128a Abs. 4 Pflichtinhalt sind, und belegt zugleich das Errichtungsjahr.
  • Berechtigte Person beauftragen. Setzt die Befugnisprüfung voraus und sinnvollerweise auch das Objektdatenblatt, weil der Umfang sonst nicht einschätzbar ist.
  • Erstellung. Setzt die Unterlagen voraus, weil die Bewilligungsdaten Pflichtinhalt sind, und die Befugnis, weil die Erstellung befugnisgebunden ist.
  • Erstmalige Überprüfung. Setzt die Erstellung voraus, weil das Bauwerksbuch selbst festlegt, welche Bauteile in welcher Prüftiefe zu prüfen sind. Das Ergebnis bestimmt die Zustandskategorien und damit die Folgeintervalle.
  • Registrierung nach § 128c. Setzt die Überprüfung voraus, weil zwei der vier zu übermittelnden Angaben aus ihr stammen. Damit ist die Registrierung zwingend der letzte Aufbauschritt.
  • Laufende Führung. Beginnt, wo der Aufbau endet, und läuft dauerhaft weiter.

Kein Glied dieser Kette lässt sich vorziehen. Wer beim Errichtungsjahr beginnt, arbeitet die Kette in der Reihenfolge ab, in der sie ohnehin abläuft.

5. Registrierungs-Checkliste nach § 128c

Seit 1. Juli 2024 führt der Magistrat eine Bauwerksbuchdatenbank; die Registrierungspflicht ab diesem Datum ist auch in § 128a Abs. 3 verankert. Zu übermitteln sind vier Angaben:

  1. das Datum der Erstellung,
  2. die elektronisch signierte Bestätigung des Erstellers,
  3. das Datum der erstmaligen Überprüfung,
  4. die unterfertigte Bestätigung des Prüfers.

Das Bauwerksbuch selbst wird nicht hochgeladen. Die Registrierung erfasst Metadaten und Bestätigungen, nicht das Dokument. Die Daten werden spätestens fünf Jahre nach dem Abbruch des Bauwerks gelöscht.

Die Checkliste hält zu jeder der vier Angaben fest, von wem sie stammt und wann sie verfügbar ist. Das ist der Grund, warum die Registrierung nicht vorgezogen werden kann: Zwei Angaben entstehen erst mit der erstmaligen Überprüfung. Den Ablauf beschreibt die Seite zur Registrierung nach § 128c.

Checkliste herunterladen

Die Checkliste umfasst die fünf beschriebenen Bestandteile als ausfüllbares PDF. Sie ist kostenlos.

Häufige Fragen

Ersetzt die Checkliste eine berechtigte Person?

Nein. Sie deckt ausschließlich die Vorbereitung ab. Die Erstellung ist nach § 128a Abs. 2 an Befugnisse gebunden, die erstmalige Überprüfung nach Abs. 3, und beides wird von den dort genannten Personen erbracht.

Kann ich das Bauwerksbuch mit der Checkliste selbst erstellen?

Nein. Die Checkliste enthält keine Vorlage für ein Bauwerksbuch. Sie strukturiert die Unterlagen, die Angaben und die Fragen, die vor der Beauftragung zu klären sind.

Woran erkenne ich, ob ein Baumeister erstellen darf?

Am Gewerbewortlaut. Baumeister zählen nach den Erläuterungen der MA 37 zu den nach den Berufsausübungsvorschriften berechtigten Personen im Sinn des § 128a Abs. 2, auch mit der Beschränkung „planender Baumeister“. Auf die Ausführung beschränkte Baugewerbetreibende sind nach den Erläuterungen ausgeschlossen. Hinzu kommt die Unabhängigkeit von Bauwerber, Bauführer und Eigentümer ohne Dienst- oder Organschaftsverhältnis.

Braucht mein Gartenhaus ein Bauwerksbuch?

Kleingartenhäuser, Kleingartenwohnhäuser und Gebäude mit höchstens 50 m² bebauter Grundfläche sind nach § 128a Abs. 2 und Abs. 3 ausgenommen.

Warum muss ich den Bauakt vor dem Erstgespräch angehen?

Weil die Daten der Baubewilligungen und Fertigstellungsanzeigen nach § 128a Abs. 4 Pflichtinhalt des Bauwerksbuchs sind und weil sich aus ihnen das Errichtungsjahr und damit die Frist ergibt.

Was muss ich nach der Registrierung noch tun?

Das Bauwerksbuch führen. Nach § 128a Abs. 5 ist dafür der Eigentümer verantwortlich; ist eine Hausverwaltung bestellt, hat diese es zu führen. Die Führung erfolgt elektronisch, auf behördliches Verlangen ist vorzulegen, eine besondere Befugnis ist dafür nicht erforderlich.

Gilt die Checkliste auch für Neubauten?

Die Punkte 2 bis 5 sind übertragbar. Bei Neu-, Zu- und Umbauten nach § 60 Abs. 1 lit. a entsteht die Pflicht mit dem Bauvorhaben, und die Fertigstellungsanzeige gilt als erstmalige Überprüfung. Die Bauaktenaushebung entfällt in diesem Fall weitgehend, weil die Unterlagen aus dem laufenden Verfahren stammen.

Stand: 31.08.2026. Rechtsgrundlage: § 128a Bauordnung für Wien idF LGBl. Nr. 25/2026 (in Kraft seit 15.07.2026), § 128c idF LGBl. Nr. 37/2023, sowie die Erläuterungen der MA 37 (Version 23.05.2025). Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung.