Die Registrierung in der Bauwerksbuchdatenbank

Wenn das Bauwerksbuch vorliegt und die erstmalige Überprüfung durchgeführt ist, fehlt noch ein Schritt: die Übermittlung an die Bauwerksbuchdatenbank nach § 128c der Bauordnung für Wien. Dieser Schritt ist schnell erledigt, wird aber regelmäßig missverstanden — vor allem, was dabei überhaupt an die Behörde geht.

Was die Bauwerksbuchdatenbank ist

Die Bauwerksbuchdatenbank ist ein Datenregister des Magistrats. Sie steht seit 1. Juli 2024 zur Verfügung; die Pflicht, das Bauwerksbuch ab diesem Datum zu registrieren, ist zusätzlich in § 128a Abs. 3 verankert. Sie ist kein Archiv für Bauwerksbücher, sondern ein Verzeichnis von Nachweisen: Die Behörde hält fest, dass für ein Objekt ein Bauwerksbuch existiert, wann es erstellt wurde, wer das bestätigt hat und wann die erstmalige Überprüfung stattgefunden hat.

Wer meldet

Die Übermittlung erfolgt durch die Eigentümerin oder den Eigentümer, bei mehreren Eigentümern durch die Miteigentümer. Die Meldung ist damit dem Eigentum zugeordnet und nicht der erstellenden Person. Übermittelt wird über ein behördliches Online-Portal.

Praktisch heißt das: Der Ersteller liefert Ihnen die Bestätigungen, der Prüfer liefert die Bestätigung über die Erstprüfung — die Meldung selbst geht von Ihrer Seite aus. Wenn eine Hausverwaltung bestellt ist, wird sie diesen Schritt in der Regel für Sie abwickeln. Klären Sie vorab, wer die Meldung tatsächlich vornimmt, damit sie nicht zwischen Eigentümer, Verwaltung und Ersteller liegen bleibt.

Die vier Angaben, die zu übermitteln sind

§ 128c legt fest, was in die Datenbank geht:

1. Das Erstellungsdatum des Bauwerksbuchs.
2. Die elektronisch signierte Bestätigung des Erstellers. Sie stammt von der befugten Person, die das Bauwerksbuch erstellt hat, und muss elektronisch signiert sein.
3. Das Datum der erstmaligen Überprüfung.
4. Die unterfertigte Bestätigung des Prüfers über die Erstprüfung.

Mehr ist es nicht. Die vier Angaben bilden zusammen den Nachweis, dass die Pflicht erfüllt und der Zustand des Gebäudes einmal fachlich beurteilt worden ist.

Der Meldevorgang Schritt für Schritt

Schritt 1 — Unterlagen zusammenstellen. Legen Sie die elektronisch signierte Erstellbestätigung und die unterfertigte Bestätigung über die Erstprüfung bereit und notieren Sie die beiden Daten: Erstellungsdatum und Datum der erstmaligen Überprüfung. Fordern Sie beide Bestätigungen bei der Übergabe des Bauwerksbuchs aktiv an. Sie im Nachhinein zu beschaffen, kostet mehr Zeit als der Meldevorgang selbst.

Schritt 2 — Signatur prüfen. Kontrollieren Sie, ob die Erstellbestätigung tatsächlich elektronisch signiert ist und ob die signierende Person diejenige ist, die das Bauwerksbuch verantwortet. Ein eingescanntes Blatt mit einer Unterschrift darauf ist keine elektronische Signatur.

Schritt 3 — Objekt eindeutig zuordnen. Halten Sie die Liegenschaftsdaten bereit, damit die Meldung dem richtigen Objekt zugeordnet wird. Bei mehreren Bauteilen oder Adressen auf einer Liegenschaft klären Sie vorab mit dem Ersteller, worauf sich das Bauwerksbuch bezieht.

Schritt 4 — Übermitteln. Die Übermittlung erfolgt über das behördliche Online-Portal. Eingegeben werden die beiden Daten, hochgeladen werden die beiden Bestätigungen.

Schritt 5 — Nachweis der Meldung ablegen. Legen Sie den Beleg der Übermittlung zusammen mit den beiden Bestätigungen dort ab, wo Sie das Bauwerksbuch führen. Damit ist die Erfüllung an einer Stelle dokumentiert und bei einem Wechsel in der Verwaltung übergabefähig.

Die wichtigste Klarstellung: das Bauwerksbuch bleibt bei Ihnen

Das Bauwerksbuch selbst wird nicht hochgeladen. Die Behörde hält nur den Nachweis, dass es existiert und dass die erstmalige Überprüfung stattgefunden hat. Der Inhalt — die Bauteilliste, die Prüfintervalle, die Qualifikationsanforderungen an künftige Prüfer, das Verzeichnis der Baugebrechen mit Maßnahmen- und Zeitplan — verbleibt vollständig bei Ihnen.

Daraus folgen drei Dinge, die in der Praxis oft übersehen werden.

Erstens: Die Registrierung ist kein Abschluss. Sie ist der Nachweis eines Anfangs. Mit der Meldung beginnt die laufende Pflicht nach § 128a Abs. 5, nicht umgekehrt.

Zweitens: Die Datenbank ist keine Ablage. Sie können dort später nichts nachlesen, nichts fortschreiben und nichts wiederfinden. Wenn Ihnen die Prüfintervalle oder das Mängelverzeichnis in fünf Jahren fehlen, hilft die Meldung nicht weiter — die Information liegt ausschließlich in Ihrem eigenen Dokument.

Drittens: Für die Fortschreibung stellt die Stadt keine Software bereit. Die Datenbank nimmt vier Angaben entgegen, sonst nichts. Wie Sie das Bauwerksbuch anschließend elektronisch führen, Termine im Blick behalten, Prüfergebnisse eintragen und Mängel bis zur Erledigung nachhalten, ist Ihre Sache. Genau an dieser Stelle setzt das Meisterdok-Portal an. Was die Führung im Einzelnen verlangt, lesen Sie auf der Seite Bauwerksbuch führen.

Was mit den Daten nach einem Abbruch geschieht

Die Daten werden spätestens fünf Jahre nach dem Abbruch des Gebäudes gelöscht. Der Eintrag ist also an das Bestehen des Gebäudes gebunden und wird nicht dauerhaft geführt. Für laufende Objekte hat das keine Bedeutung; relevant wird es bei Abbruch- und Neubauvorhaben, bei denen für den Neubau ohnehin ein eigenes Bauwerksbuch entsteht.

Neubau, Zubau, Umbau

Bei Neu-, Zu- und Umbauten nach § 60 Abs. 1 lit. a entsteht die Pflicht mit dem Bauvorhaben, unabhängig vom Baujahr des Bestands. In diesem Fall gilt die Fertigstellungsanzeige als Erstprüfung. Der Ablauf ist damit ein anderer als bei einem Altbau, bei dem die Erstprüfung eigens beauftragt und bestätigt werden muss.

Häufige Fragen

Bauwerksbuch Wien im Überblick · Bauwerksbuch führen nach § 128a Abs. 5 · Bauwerksbuch für Hausverwaltungen

Stand: 31.08.2026. Rechtsgrundlage: § 128a Bauordnung für Wien idF LGBl. Nr. 25/2026 (in Kraft seit 15.07.2026), § 128c idF LGBl. Nr. 37/2023, sowie die Erläuterungen der MA 37 (Version 23.05.2025). Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung.